Правила написания объяснительной записки. Объяснительная записка работника: определение, виды, образец

Сегодня поговорим об очень интересном явлении. Например, теперь те, кто окончил школу, прекрасно знают, почему идет снег или дождь. У школьников есть простейшие знания анатомии. Мы стали более внимательны к своему здоровью. Уровень медицины для всех существенно вырос. А значит это только одно: у нас есть многочисленные объяснения. Это последнее существительное мы сегодня и разберем.

Значение

Конечно, у определения «объяснение» много разнообразных сторон, но начать все же следует со смысла, который зафиксирован в толковом словаре, чтобы на этом фундаменте выстроить все остальное. Конечно, это не самая интересная часть, но она необходима. Итак, толковый словарь утверждает следующее:

1. То же, что и объяснить.
2. Письменное или устное оправдание или признание в чем-либо.
3. То, что разъясняет или помогает понять нечто.

Как видим, значений много. Но вам также нужно понять, что скрывается за инфинитивом. Не будем томить читателя. В толковом словаре сказано следующее: «Растолковать кому-нибудь или осмыслить для самого себя, сделать ясным, понятным». То есть главное в существительном «объяснение» - это нахождение причинно-следственных связей между явлениями.

Примеры употребления

Если поразмыслить, то все значения объекта исследования сводятся именно к пониманию того, что вообще в мире происходит. Когда начальник хочет от сотрудника объяснительную, то он желает понять, почему тот все-таки опоздал на любимую и, конечно, высокооплачиваемую работу. С остальными все понятно. Например: «Петр поступил так, что мне трудно найти этому какое-либо рациональное объяснение» (это к 3 значению). Или такой пример: «Мне трудно пока объяснить, как работает новая система оценки эффективности каждого сотрудника на нашей фирме, но я обязательно подумаю над этим». В последнем случае можно инфинитив заменить такими синонимами, как «осмыслить» или «дать объяснение». Это, надеемся, понятно. Двигаемся далее.

Страсть объяснять неискоренима

Парадокс человеческой природы в том, что людей трудно заставить учиться, но зато их страсть к объяснению не вытравить никакими силами. Не знаем, наблюдал ли читатель или нет, но есть такой феномен: дошкольники изобретают теории, которые объясняют различные физические явления. Конечно, эти гипотезы антинаучны, но забавны. Например, можно объяснить колыхание веток на ветру не самим ветром, а движением земли. Трудно понять, какая логика формирует подобное толкование, но она там, очевидно, есть.

Люди древние и современные

Но будем мы говорить, конечно, не о детях, а о наших предках. До того времени, когда люди взяли курс на рационализацию существования, то есть обратились к научному миропониманию. А произошло это в 17 веке. Этот период в истории называется «Новым временем» и длится с 17 по 20 век, хотя единого мнения о рамках этого исторического периода нет. Кто-то утверждает, что Новое время началось чуть ли не на рубеже 15 и 16-го веков, а кончилось на рубеже 19 и 20-го веков.

Но мы знаем, что наука не всегда была впереди планеты всей. Древние люди предпочитали магические причинно-следственные связи, а соответственно, и подобного рода объяснения, это известный факт. И решались проблемы тоже своеобразно: нет дождя - нужна жертва. А если пошел дождь, то боги сжалились над человечеством. Мир был значительно более интересным, чем сейчас. Тогда природу населяли боги и духи, которые всем управляли. Теперь же все пресно и скучно. Наверное, поэтому многие от скуки и верят до сих пор в потусторонние миры, приметы и прочие недоказуемые вещи. Не хочется осознавать то, что ничего, кроме материального мира, не существует. В одной из книг К.- Г. Юнга сказано, что чем больше человек узнавал о мире, тем меньше в нем становилось богов. А единый Бог как идея присутствует в сознании, потому что мы еще не решили некоторых важных вопросов метафизического порядка: «В чем смысл жизни?», «Кто управляет миром?», «Существует ли предопределение?». Может быть, они в принципе не имеют ответа, поэтому идея Бога вечна как универсальный ключ к пониманию и оправданию того хаоса и абсурда, которые творятся в реальности.

Метафора - это не объяснение

Говоря о толковании значения слова «объяснение», нельзя не сказать о трудных отношениях между метафорой и объектом исследования. Почему это важно? Потому что многие путают эти понятия и думают, что если подобрать удачную метафору, то есть образ, и сразу все станет ясно. Циничный диагност доктор Хаус любит метафоры, но если бы у его коллег не было медицинского образования, то они бы его не поняли.

Тонкое различие между удачным образом и объяснением

Но иногда метафора - это ключ к пониманию психологического состояния человека, то есть, используя метафоры, можно передать определенное ощущение другому. Известный пример, когда муж и жена воспринимают мир совершенно по-разному. Она - кинестетик, то есть для нее важны прикосновения, ощущения тела, а он визуал, то есть для него важна картинка, то, что он видит. Камень преткновения - крошки на обеденном столе. Жена забывала их стереть. Муж напоминал ей каждый день, что стол должен быть чистым, но ничего не выходило. Пара даже пошла к психологу, а тот использовал метафору. Он сказал жене: «Представьте, что эти крошки в вашей ночной рубашке». И с тех пор жена всегда вытирала со стола. Так жена-кинестетик полностью поняла мужа-визуала. И в данном случае метафора - это только путь понимания, способ донести до той стороны информацию, а подлинная причина, почему мужа так раздражали крошки, в том, что он визуал. Конечно, важно уяснить значение слова «объяснение», это понятно, но важно и другое - поймать за руку того, кто вам вместо объяснения предлагает метафору, которая ничуть не облегчает осмысления происходящего. Образы хороши, когда нет никакой загадки в механизме неизвестного явления. Другими словами, иногда неплохо, если человек выражается прямо.

Паранормальные явления и перспектива познания

После того как мы поняли, что означает слово «объяснение», неплохо было бы рассмотреть события, которые пока не могут быть растолкованы наукой. Речь, конечно, идет о явлениях, которые выходят из ряда вон: психометрия, телепатия, телекинез, призраки, приведения. О популярности фантастического сериала «Секретные материалы» говорить не стоит. А значит, людям хочется верить. Кстати, это главный слоган многосерийного фильма: «I want to believe», то есть «Я хочу верить».

Но, помимо отличного сюжета, необъяснимое воодушевляет человека перспективой познания нового. Если наука оставит мир без мистического флера, то жизнь станет пресной. Разного рода «байки из склепа» и завораживающие истории можно рассматривать как атавизм веры в чудо у наших предков. Но в любом случае напряжение, возникающее между противоположностями, и насыщает нашу жизнь эмоциями и интригой. А если думаете, что полная рационализация - это благо, то пересмотрите фильм «Эквилибриум» (2002) и перечитайте «О дивный новый мир» Хаксли.

Терапевтический эффект вскрытия причин явления

Кому-то это покажется странным, но истина, помимо практической пользы, содержит еще и терапевтический эффект. Научные данные тут не могут служить примером, но когда люди расстаются, то всегда немного легче, если мужчина или женщина знают причину разрыва.

В психологической практике осознание проблемы - вообще краеугольный камень всего терапевтического процесса, причем это касается почти любого вида лечения, какое бы психологическое направление ни имелось в виду. Психологические трудности возникают у человека по разным причинам, но все их объединяет одно - подлинная причина мучений всегда скрыта.

Что значит объяснение всей картины в целом для клиента? Это освобождение. Понятно, что никакое осознание не поможет, если человек не намерен изменить свою жизнь, но подлинное понимание самого себя дает ему необходимый импульс. Как говорил герой Джима Керри в фильме «Лжец, лжец»: «Правда освободит нас!» Так оно и есть.

Итак, мы рассмотрели вопрос, что значит слово «объяснение», а также тонкости, связанные с этим существительным.

Государство и право, юриспруденция и процессуальное право

Экспаланс объясняющий содержит научно обоснованные положения из которых с необходимостью и вероятностью следует заключение. Экспаланс имеет два вида посылок: большую посылку составляют теоретические законы принципы и иные общие положения правовой науки философии итд полученные индуктивным путем. меньшую посылку образуют положения свидетельствующие о наличии у исследуемого явления совокупности признаков связей характерных для действия закона принципа общей связи обозначенной в большей...

Вопрос 14. Объяснение. Понятие и структура объяснения. Виды объяснений.

Объяснение представляет собой научную процедуру, в которой на основе теоретических или эмпирических знаний раскрываются сущность или структура исследуемого явления, причины его возникновения и функционирования, иные значимые для науки связи и отношения.

Объяснение состоит из трех компонентов:

1) Экспаланс (объясняющий) содержит научно обоснованные положения, из которых с необходимостью и вероятностью следует заключение. Экспаланс имеет два вида посылок:

Большую посылку составляют теоретические законы, принципы и иные общие положения правовой науки, философии итд, полученные индуктивным путем.

Меньшую посылку образуют положения, свидетельствующие о наличии у исследуемого явления совокупности признаков, связей, характерных для действия закона, принципа, общей связи, обозначенной в большей посылке.

2) Экспаландум содержит заключение, которое с необходимостью или определенной вероятностью вытекает из экспаланса и в котором утверждается или отрицается наличие соответствующего свойства, связи у исследуемого явления, процесса.

3) Дедукция и индукция. Объяснения могут быть индуктивными и дедуктивными.

Если большую посылку экспаланса образуют научно обоснованные теоретические положения в форме закономерностей, принципов права, иные общие положения, такое объяснение называют дедуктивным.

Индуктивная модель объяснения характеризуется тем, что большая посылка экспаланса содержит статистический закон, выраженный в форме вероятностного суждения. (например зависимость между материальным состоянием населения и уровнем преступности).

Виды объяснений:

1) Нормативно-правовой вид объяснений характеризуется тем, что большую посылку экспаланса составляют не теоретические положения, выводы, а нормативные предписания действующего законодательства.

2) Целевой (телеологический) вид объяснений. В процессе такого объяснения ставится задача установить, насколько используемые средства, либо полученные результаты соответствуют поставленным целям.

3) Функциональный вид объяснений. В этом случае большую посылку составляют положения о функциях, присущих тому или иному явлению как целостной системе, а экспаландум – выводы о степени соответствия деятельности отдельного компонента функциям этой системы, его способности усиливать или препятствовать реализации данных функций.

Что такое "Объяснение"? Как правильно пишется данное слово. Понятие и трактовка.

Объяснение ОБЪЯСНЕНИЕ - функция познания, науки, научной теории, реализуемая через логико-методологическую процедуру экспликации сущности одного предмета, явления, события, действия и т.д. (объясняемое, «новое») через другое (объясняющее, «наличное»), имеющее статус достоверного, «очевидного», понимаемого. Противостоит пониманию (см. ИС-ТОРИЦИЗМ). Компонента О. входит в познавательные акты во всех сферах и на всех уровнях человеческой деятельности. Специально проблема О. поднималась и рассматривалась на дисциплинарном уровне в философии и теологии. В европейской культуре функция О. постепенно закрепилась прежде всего за научным знанием. Научное О. должно отвечать, как минимум, двум требованиям: 1) адекватности - его аргументы и характеристики должны иметь непосредственное отношение к предметам, явлениям, событиям, которые они объясняют; 2) принципиальной проверяемости (непосредственно или через свои следствия). По своей логической структуре О. представляет рассуждение или умозаключение, посылки которого содержат информацию, необходимую для обоснования такого рассуждения (умозаключения). Посылки называются экспланансом, следствия из них - экспла-нандумом. Эксплананс и экспланандум связаны между собой отношениями выводимости (следования). О. осуществляется как на теоретическом, так и на эмпирическом уровнях организации научного знания. О. в естествознании ориентируется прежде всего на раскрытие причинно-следственных связей и отношений, хотя могут объясняться и генетические, структурные, функциональные зависимости, но в любом случае речь идет о выявлении картины детерминации объекта (явления, события), его зависимостей и обусловленностей. Чем полнее и глубже вскрыты обусловленности, тем выше ценность О. Наиболее известна и признаваема в методологии познания - дедуктивно-номологическая модель научного О. Поппер считал, что дать причинное О. события значит дедуцировать утверждение, которое его описывает, используя в качестве посылок один или более универсальных законов совместно с определенными единичными утверждениями о первоначальных условиях. Аналогично, Карнап утверждал, что эксплананс должен содержать хотя бы один закон науки. Таким образом, суть данной модели О. состоит в подведении под закон объясняемого явления. При этом дедукция понимается здесь не как умозаключение от общего к частному, а как любой вывод, заключение которого следует из имеющихся посылок с логической необходимостью по принятым правилам дедукции. С точки зрения К. Гемпеля, общий закон - это универсальное условное высказывание, которое может быть подтверждено или опровергнуто с помощью эмпирических данных, а само О. понимается как «гипотеза универсальной формы» (ссылка на причины или определяющие факторы данного события). Дедуктивно-номологиче-ская модель О. дополняется дедуктивно-фактуальной моделью (О. через эмпирически фиксируемую закономерность, иногда говорят об О. с помощью замаскированного закона), а их обобщение может быть обозначено как схема Поппе-ра - Гемпеля, суть которой У. Дрей определял как модель «охватывающего закона». Особые варианты дедуктивных О. - это О. эмпирических законов через теоретические принципы, через законы более высокого порядка, а также О. внутри гипотетико-дедуктивной теории (метода). Гемпелем подробно разработана и теория индуктивно - статистического О., предполагающая установление эмпирических отношений между классами событий как свое основание и трактующая индукцию не как процесс рассуждения от частного к общему, а как всякое рассуждение или умозаключение, посылки которого в той или иной степени подтверждают заключение, которое носит вероятностный характер. Гемпель рассматривает в этой связи как особый вид вероятностных О. - дедуктивно-статистические (эксплананс содержит по крайней мере один статистический закон или теоретический принцип). В целом любое дедуктивное О. можно истолковывать как особый случай индуктивного О., когда степень вероятности экспланандума становится равной единице (100%) и, следовательно, вероятностный вывод становится достоверным. Схемы О. могут не быть полностью развернуты (предъявлены) и тогда речь идет о неполных О. (»объясняющих скетчах», по Гемпелю). Как особый тип О. можно принять схемы операционализма и инструментализма, предполагающие экспликацию «неизвестного» и его (если это возможно) редукции к «известному». Дреем была предложена (прежде всего для анализа исторических событий) модель «непрерывной (последовательной) серии событий (происшествий) «, в которой О. есть заполнение пробелов в серии, восстановление ее непрерывности. Для анализа исторических событий Дреем и др. была предложена модель рационального О., суть которой заключается в О. поведения исторического агента (деятеля, лица) через его мотивы, т.е. через оценку его адекватности ситуации (что предполагает «проецирование» исследователя в ситуацию, ее «переигрывание», «вновь испытывание», «вновь продумывание»). У Коллингвуда цель рационального О. - воссоздание «внутренней стороны» исторического события, которую составляют мысли исторического агента. Основные трудности, с которыми сталкивается рациональное О., следующие: 1) наличие разных типов рациональности и различие их стандартов в различные исторические времена и в разных социокультурных слоях общества; 2) нерационализируемость полностью человеческого поведения. Гемпелем в связи с этим было предложено рациональное О. не через мотивы, а через меру следования системе принудительных норм, предзадающей цели действия (действие в соответствии с диспозициями). Особая разновидность рациональных О. предложена в этнометодологии. Г.Г. фон Вригт противопоставил как концепциям причинного (истоки которого он усматривал в установках физики Галилея на предсказание события), так и концепциям рационального О. - модель телеологического (интенционального) О., истоки которой он относил к установке Аристотеля сделать факты финалистически понятными. О. состоит не в указании рациональности действия, а цели, которую преследует индивид (или его интенций), и опирается на теорию «практического вывода» (в котором одна посылка говорит о желаемом результате (цели), другая же указывает на средства достижения этой цели, а выводное суждение представляет собой описание действия; при этом схема может быть усложнена введением в посылки дополнительных ограничений на возможное действие). Связь О. с описанием, нарративом, породила ряд нарративных концепций О. Так, Т. Никклз, исходил из того, что объясняя факты, мы имеем дело с различными их описаниями, которые трудно поддаются трансформации друг в друга и поэтому должны быть объяснены как отдельные. Отсюда модель сингулярных причинных О., исходящая из критического переосмысления идей Гемпеля. Тем самым в О. снимается требование наличия связей выведения, которые могут быть даны через рассказ (объясняющий нарратив, указывающий на то, что событие не было неожиданным, как это изначально казалось). Как особый тип О. рассматриваются так называемые модельные О. (О. с помощью моделей, прежде всего знаковой природы).

Объяснительная записка — это внутренний документ организации , который объясняет определенные действия или происшествия.

Унифицированной формы данного документа нет, но руководство, по желанию, может ее утвердить . Объяснительная записка пишется работником организации в единственном экземпляре на чистом листе формата А4. В ней содержится информация о том, кто и к кому обращается, а также само объяснение ситуации.

Написана записка может быть от руки или при помощи печатной техники, главное, чтобы на ней присутствовали все имена, дата и подпись работника .

Виды

В зависимости от своего содержания и причин составления, записка может быть нескольких видов :

1. Оправдательная — содержит информацию, которая объясняет собственное поведение, совершение какого-либо действия или, наоборот, бездействия.
2. Объяснительная — сотрудник объясняет действия, от него не зависящие, которые совершили другие лица, или они сложились по определенным обстоятельствам.

Как правильно написать, чтобы избежать наказания

Большая часть успеха при написании объяснительной записки зависит от ее правильного составления , для этого нужно соблюдать несколько правил :

• не допускать большого количества лишней информации и длительных повествований, информация должна содержать полезные сведения, объясняющие ситуацию;
• не употреблять красноречивых фраз, которые оскорбляют или, наоборот, превозносят другую сторону, принявшую участие в ситуации;
• не скрывать правды и не перекладывать свою вину на кого-либо, чистосердечное признание больше располагает к себе;
• не допускать в объяснительной грамматических и орфографических ошибок и помарок, она должна быть написана на чистом белом листе, аккуратным и разборчивым почерком, документ не должен вызывать раздражение только одним своим видом.

Несмотря на то, что объяснительная не имеет унифицированного бланка, составляется она по определенным правилам :

В случае составления записки в печатном виде подпись все равно ставится от руки .

Составляться объяснительная записка может по разным причинам , чаще всего это:

• отсутствие на рабочем месте;
• совершение ошибки в работе, несоблюдение должностной инструкции;
• невыполнение рабочего плана;
• в налоговую службу;
• от кассира;
• в детский сад;
• в университет;
• классному руководителю в школе;
• отсутствие на родительском собрании.

Отсутствие на рабочем месте

Одно из грубых нарушений, которое может повести за собой увольнение по статье, такой поступок обязательно сопровождается объяснительным документом . В основной части, в первом предложении указывается имя сотрудника и сколько рабочих дней он пропустил, а также даты, выпавшие на эти дни. После этого указывается причина прогула, объяснение должно быть логично связанным и правдивым. Чаще всего, не выход на работу происходит по причинам :

• проблем со здоровьем;
• ухода за одним из членов семьи;
• экстренного ремонта;
• автомобильной аварии;
• ненадлежащих погодных условий;
• временного заключения в месте лишения свободы.

Лучше всего, если записка будет подкреплена каким-либо доказательством, таким как медицинская справка, документ о ДТП или справка из ЖКО, и т.д.

Совершение ошибки в работе, несоблюдение должностной инструкции

Работнику свойственно совершать ошибки, этому способствуют простые человеческие факторы , такие как усталость, плохое самочувствие, переживание, стрессы, невнимательность, проблемы в семье или отсутствие профессионализма.

Также сотрудник по каким-либо причинам может нарушить правила, которые он обязан соблюдать по своей должностной инструкции. Независимо от характера ошибки и причины ее возникновения, эту ситуацию работник обязан пояснить .

В объяснительной сначала указывается то, что было совершенно, а затем по какой причине так вышло. Все написанное должно быть понятно читателю, а объяснение — правдивым.

Невыполнение рабочего плана

Бывают ситуации, когда сотрудник не справился с установленным на определенный период объемом работы. Такая ситуация также должна быть прокомментирована работником. В объяснительной следуют указать то, с чем конкретно не справился работник, какой объем работы был указан по плану, какой был выполнен фактически.

Далее указывается, по какой причине это произошло — нехватка времени, оборудования, влияние прочих факторов или медлительность сотрудника. Также можно кратко указать свои пожелания, направленные на помощь в улучшении производительности.

В налоговую службу

Каждый отчетный период организация обязательно сдает необходимые сведения в налоговую службу , это может произойти в случаях:

• несвоевременной сдачи налоговой декларации в службу;
• выявления ошибок в декларации при написании слов или цифр;
• расхождения между данными, которые имеются в налоговой, и теми, что сданы организацией.

Объяснительная прилагается к исправленной декларации и может быть передана как лично, так и отправлена по почте. В ней нужно подробно, но в не очень большом объеме ответить на возникшие у налогового инспектора вопросы, например, почему получена данная итоговая цифра, методы расчета налогов или по какой причине были допущены ошибки.

От кассира

Работа кассира очень ответственная , так как она осуществляется в тесном контакте с денежными средствами. Поэтому, каждое ошибочное действие должно обязательно сопровождаться объяснительной и, по возможности, прикрепленными к ней доказательствами. Записка составляется в случаях:

• когда чек отбит на неверную сумму;
• осуществления возвратов на чековой ленте;
• неправильного расчета, который повлек за собой недостачу или излишки денежных средств в кассе;
• ненадлежащего ведения кассовых документов.

В основной части объяснительной указывается дата совершения ошибки, неправильная сумма, разница в данных, номера чеков, причина данного действия. Также можно указать, была ли она исправлена и каким способом. После прикрепляются подтверждающие чеки с подписями кассира, если они есть.

В детский сад

Объяснительные в детский сад родители обычно пишут в тех случаях, когда ребенок пропустил несколько дней, но не по причине больничного, или же не посещал врача, а лечился родителями самостоятельно .

Записка пишется не на имя воспитателя, а на имя директора детского сада. В ней указывается имя ребенка, сколько дней он пропустил, на какие даты они выпали и сама причина отсутствия ребенка.

В университет

Студенты часто могут отсутствовать на парах, случиться это может как по уважительной причине, так и просто по нежеланию посещать занятие. Не смотря на ситуацию, студент обязан отчитаться о своем прогуле .

Объяснительная записка пишется от имени самого студента, на имя декана или начальника отделения. В ней указывается количество пропущенных учебных дней, их даты и сама причина пропуска. Если есть какое-либо доказательство, подтверждающее написанное, например больничная справка, его необходимо приложить к документу.

Классному руководителю в школе

При пропуске учеником отдельных уроков или целых учебных дней родитель также должен написать объяснительную, в которой указывается причина данного поступка. Составляется она на имя классного руководителя, от имени родителей или опекунов. В ней указывается имя ученика, дни или наименование пропущенных уроков, дата, на которую они выпали, и, обязательно, причина прогула.

Отсутствие на родительском собрании

Многие классные руководители просят родителей своих учеников писать им объяснительные записки при отсутствии их на родительском собрании. В таком случае в ней нужно указать дату проведения собрания и причину непосещения.

Но следует помнить, что такая объяснительная не является обязательной, так как присутствие на собрании — это добровольное дело, поэтому руководитель не имеет права требовать ее или выяснять личные причины, по которым родитель не явился .

Что влечет за собой отказ от написания

Написание хорошей объяснительной записки, в первую очередь, важно для самого работника, так как она может помочь избежать или смягчить наказание, убедив начальника в серьезности ситуации.

Но в некоторых моментах сотрудник отказывается давать какие-либо объяснения по поводу своего нарушения. В таком случае составляется специальный акт об отказе написания объяснительной записки , в 2 экземплярах, один из которых уходит в отдел кадров, а второй остается у работника.

Акт составляется не только в случае отказа предоставления записки, но и если она не была написана в течение 2 дней с момента совершения проступка сотрудником. В нем указывается следующая информация :

• наименование «Акт об отказе писать объяснительную записку»;
• данные о работнике, наименование организации, занимаемая должность, ФИО;
• данные о свидетелях составления акта, которых должно быть не менее 3 человек;
• дата составления акта;
• нормативная база, поясняющая правонарушение сотрудника и обязывающая его к написанию объяснительной;
• описание ситуации, совершенное сотрудником;
• причина отказа давать какие-либо объяснения, если она есть;
• пояснение, что акт составлен в 2 экземплярах и что работник с ними ознакомлен;
• должности и подписи всех свидетелей и составляющего данный документ.

При отсутствии объяснительной записки работодатель имеет полное право наказать сотрудника соответствующим законодательству образом, вплоть до увольнения по статье.

Сроки хранения документа

Как и любой документ, объяснительная записка подписывается уполномоченными лицами и передается на хранение, чаще всего, в отдел кадров . Храниться записки могут бессрочно . Единственный момент, при истечении срока давности у нарушения необходимость в пояснениях к нему также теряют необходимость.

За любой проступок нужно отвечать, особенно если он касается нарушения трудовой дисциплины. Объяснительная записка является важным документом , который помогает прояснить ситуацию и, если возможно, оправдать работника и снизить наказание. Поэтому нужно всегда правильно и честно относиться к ее составлению.

При наличии дисциплинарного или трудового правонарушения, работодатель имеет право наложить на сотрудника дисциплинарное наказание, но при этом, он обязан затребовать от нарушителя письменное объяснение возникшей ситуации. На основе составленной работником объяснительной записки работодатель может не только вынести решение о наказании работника, но и оценить тяжесть его проступка.

Зачем нужна объяснительная записка?

В документообороте выделяют массу разнообразных документов, среди них и объяснительная записка. Используется она для пояснения причин тех или иных ситуаций, действий или фактов. Бумага рассматривается законодательством как форма самозащиты работника. И именно от правильности ее составления, логики изложения фактов зависит последующее решение руководства.

Зачастую объяснительная записка требуется в следующих ситуациях:

• различные внештатные ситуации, отразившиеся на производстве;
• различные нарушения трудовой дисциплины;
• нарушение производственной дисциплины;
• разнообразные дисциплинарные правонарушения;
• проступки.

В частности, большинство объяснительных записок составляются по причине опоздания на работу или прогула, невыполнения должностных обязательств. Вот образец записки об отсутствии на рабочем месте:

Правила оформления

Не смотря на то, что до сих пор не имеется общей унифицированной формы для составления объяснительной записки, все же правилами документооборота к ней выдвигается ряд требований:

1. Оформляется документ на листе бумаги A4 как в рукописном, так и печатном варианте.
2. При написании используется строго деловой стиль изложения информации. Не допускается использование эмоционально-окрашенной лексики при написании документа.
3. Обязательное отсутствие обсценной и просторечной лексики.
4. Краткость изложения информации. Не стоит писать поэму на десяти листах, достаточно кратко и по существу изложить основные моменты.
5. Документ всегда составляется от первого лица.
6. В изложении события должна просматриваться логика, четкая хронология.
7. В тесте объяснительной записки отсутствуют итоговые выводы. То есть, не следует в конце документа писать: «Исходя из изложенных фактов, я считаю себя невиновным в опоздании на работу».

Правильно составленная записка, в которой указаны не только факты, которые послужили ее написанию, но и весомые аргументы в пользу работника, могут смягчить проступок, следовательно, помогут если не избежать наказания, то хотя бы частично уменьшить сумму штрафа.

Обязательные реквизиты

В объяснительной записке, как и любом другом документе, должен быть указан ряд реквизитов. К ним относится:

• наименование организации, структурного подразделения;
• адресат, зачастую руководитель организации;
• адресант, то есть непосредственный нарушитель;
• наименование вида документа;
• регистрационный номер. Указывается в отделе кадров при регистрации;
• текст документа;
• дата написания;
• подпись составителя.

При учете всех перечисленных реквизитов, после написания получится документ по такому образцу:

Состав текста

Текст объяснительной записки состоит из двух частей:

1. Фактическая часть, в которой излагаются факты, ставшие поводом для написания документа. Например: «23 июня 2016 года я не вышел на работу».
2. Пояснительная, где приводятся причины, из-за которых возникла ситуация.

Особенности датирования

Датируется записка датой ее составления, а не совершения самого проступка, что весьма важно. Связано это с тем, что в течение месяца после обнаружения проступка, не считая времени, которое работник находился в отпуске (на больничном), к нему можно применить . Правильно указанная дата составления служит указателем даты, с которой ведется отчет.

Порядок составления записки

При написании любой объяснительной записки можно придерживаться такого порядка:

1. В правом верхнем углу указывается должность и имя лица, которому вы подаете объяснительную.
2. Под адресатом указывается должность и имя составителя.
3. Ниже указывается название документа.
4. В основной части излагаются факты, которые привели к возникшей ситуации.
5. В конце записки ставится дата составления документа и личная подпись.

Приложения к записке

Нередко к тексту объяснительной записки прикладываются приложения. Это могут быть различного рода справки (к примеру, справка, выданная фельдшером), акты (например, акт, составленный аварийной службой при ремонте водо- или газо-провода), соответствующая статья из средств массовой информации, подтверждающая факт аварии, повреждения автомагистрали и прочее.

Наличие данных бумаг существенно влияет на текст объяснительной записки, подтверждая изложенные в ней факты.

Примеры объяснительной записки

Предлагаем вам ознакомиться с типичными примерами объяснительной записки.

Записка о невыполнении должностных обязанностей:

Записка об опоздании на работу:

Объяснительная записка составляется работником в случае дисциплинарного или трудового нарушения и служит для защиты работника от наложения штрафных санкций или их смягчения. Составляется работником по требованию работодателя на листе формата A4 от руки или в компьютерном виде.