Выбор читателей
Популярные статьи
Учреждения имеют полное право выдавать подотчет финансовые средства. Которые расходуются на различные нужды, такие как: командировочные, закупка различных материалов и другие денежные затраты предприятия.
Работник компании или ее филиала, который получает определенную финансовую сумму авансом на будущие расходы, называется подотчетным лицом.
Перечень таких лиц определяется и утверждается главой фирмы. Который издает приказ по предприятию, где четко указаны фамилии, имена и отчества назначенных подотчетных лиц. Порядок предоставления подотчетных денежных сумм регламентируются «Правилами ведения кассовых операций» и другими документальными актами.
Следующий задаток может выдаваться только лишь после предоставления полного отчета по предыдущему авансу. Объем выделяемых средств на грядущие хозяйственные затраты, а также сроки их реализации устанавливает глава компании или финансовый директор подразделения.
Подотчетное лицо имеет право расходовать выделенные деньги строго по их назначению. Передавать или обмениваться выделенными финансами, подотчетными лицами между собой запрещено.
Сотрудник, потративший вверенные ему авансовые деньги, обязан предоставить подробный отчет о затратах, к которому должны быть приложены все доказательные документы (всевозможные чеки и проездные билеты).
Приказом, которым назначаются подотчетные работники, является документальный акт, где определяется:
Грамотно составленное распоряжение является основным документом, согласно которому выдаются денежные средства сотруднику учреждения, не имеющего никакого отношения к финансам предприятия. Данные деньги могут выделяться подотчетному трудящемуся, если он осуществляет следующие действия в пользу компании:
Поэтому для четкого учета финансовых средств организации, издается приказ о назначении ответственного лица, которое имеет право распоряжаться выделенными деньгами предприятия.
Бланк распоряжения разрабатывается каждым структурным подразделением индивидуально, и является внутренним нормативным актом. Такой документ в обязательном порядке должен быть утвержден только главой компании. При его отсутствии, и при необходимости приказ о подотчетных лицах может подписать первый заместитель руководителя по финансовым вопросам, то есть финансовый директора или главный экономист.
В приказ может включаться любой трудящийся компании, которому выделяются денежные суммы на различные нужды предприятия, таким образом, он становиться подотчетным лицом.
Распоряжение о подотчетном сотруднике, должно содержать следующую информацию:
Особенное внимание при формировании распорядительного документа должно уделяться отображению того, что конкретный работник получил право распоряжаться выданными деньгами только нате цели, которые были предусмотрены расходными пунктами, и на какие ему были выданы авансовые средства.
Поэтому подотчетное лицо, получившее денежный аванс является материально ответственным. И несет полную ответственность за вверенные ему ценности. В связи с этим назначенный ответственным, работник не может дарить, продавать или передавать полученную наличность другим физическим или юридическим лицам. Так как она используется исключительно по прямому назначению, указанного в приказе.
Образец распорядительного локального акта предприятия:
Публичное Акционерное Общество «Гиацинт»
Структурное подразделение «Ветка» Адрес: Российская Федерация, Ставропольский край, г.Буденовск, ул. Пожарников, 157 П Р И К А З «О назначении подотчетного лица» Для надлежащего учета расходования денежных средств П Р И К А З Ы В А Ю: 1. Под отчетные финансовые суммы предоставлять заместителю директора по хозяйственным и социальным вопросам Никитюку Валерию Павловичу. 2. Сотрудникам бухгалтерского отдела осуществлять выдачу наличных денег из кассы подразделения указанному выше подотчетному лицу, только по письменной заявке, с указанием требуемой суммы и ее назначением. 3. Главному бухгалтеру Никоркиной Валентины Степановны установить контроль за своевременное и правильное предоставление отчетов. 4. Заместителю директора по хозяйственным и социальным вопросам Никитюу Валерию Павловичу:
5. Ответственность за качество выполнения настоящего приказа возложить на главного бухгалтера СП «Ветка» Никоркину Валентину Степеновну. Директор Структурного Подразделения «Ветка» ПАО «Гиацинт» (подпись) Мочалов Г.И. |
Информация на что, каким образом, и кода были потрачены выделенные авансовые суммы под отчетному сотруднику, оформляется и подается в финансовый отдел организации в виде отчета. К данному отчету должны прилаживаться оригиналы всех имеющихся доказательств, это могут быть:
Пункт 6.3 «Указаний о правилах ведения кассовых операций» №3210-у от 11 ноября 204 года регламентирует предоставление авансового отчета от подотчетного лица не позднее чем через три рабочих дня:
Пункт 26 распоряжения №749 от 13 октября 2008 года «о служебных командировках» указывает на обязательное предоставление отчета в бухгалтерию организации в течении трех дней, отсчет начинается со следующего дня после возвращения из экспедиции.
Период, на который ответственное лицо получает деньги предприятия, должен указываться в его заявлении на имя главы компании. Последний, в свою очередь утверждает требуемую сумму, и устанавливает конкретный срок сдачи авансового отчета.
Для верного указания периода, на который требуются авансовые деньги, многие экономисты советуют составить определенный документ, в котором будут отражены рекомендуемые периоды для стандартных потребностей предприятия. Обязательно нужно предоставлять в бухгалтерию вместе с отчетом, оставшуюся денежную сумму, которая предназначалась нате или иные цели.
Вконтакте
Как производится выдача денежных средств в подотчет? По какой форме подавать заявку на выдачу денежных средств? По какой форме издавать приказ о выдаче денег? В какие сроки нужно уложиться? Какие изменения в этой части действуют с 2018 года? Давайте разберем актуальный порядок выдачи денежных средств подотчет.
Работодатели обязаны организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Вы можете найти такое требование в части 1 статьи 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам должен определить генеральный директор компании. Он может издать приказ со списком лиц, которые вправе получать денежные средства. Вот образец такого приказа, по которому может производиться выдача денежных средств под отчет:
В целях соблюдения кассовой дисциплины работником считается человек, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор (п.п. 5 и 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Следовательно, под отчет деньги можно выдать, в том числе, подрядчику. Они могут ему потребоваться, к примеру, для приобретения материалов для выполнения работ по гражданско-правовому договору. Такую сумму под отчет можно выдать ему, например, из кассы.
Подотчетные суммы можно перечислить на банковскую карту подотчетного лица, в т.ч. на зарплатную (Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).
Еще совсем недавно для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен был обязательно передать в бухгалтерию или отдел кадров заявку на выдачу денежных средств подотчет. Образец такой заявки показывает, что в ней нужно было указывать необходимую сумму, а также пояснять, на какие цели она будет потрачена. Перед вами образец такого заявления о выдаче денежных средств подотчет:
Однако с 19 августа 2017 года ситуация изменилась. Поправки предусмотрены Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У. С указанной даты выдать сотруднику деньги под отчет можно без его заявления. Для выдачи денег достаточно приказа о выдаче денежных средств подотчет или другого распорядительного документа компании. Такие же правила выдаче денег под отчет продолжают действовать в 2018 году.
Итак, выдача денежных средств в подотчет в 2018 году возможна на основании приказа или другого распорядительного документа (пунктом 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У). При этом каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок выдачи денег нет. Перед вами приказ о выдаче денежных средств под отчет (образец):
Более того, нет никаких особый требований к тому, как оформлять приказ на выдачу подотчетных сумм. По нашему мнению, в приказе имеет смысл зафиксировать: Ф. И. О. работника, сумму, цели и сроки выдачи.
Заметим также, что можно издавать общий приказ на несколько сумм. Так, например, если выдача наличных денежных средств в подотчет необходима нескольким сотрудникам, то приказ может выглядеть так:
С 19 августа 2017 года основание для выдачи денежных средств подотчет – это приказ или иной распорядительный документ. При этом никто не запрещает работодателям продолжить принимать от работников заявления о выдаче необходимых денежных сумм. Однако, имейте в виду, что порядок выдачи ассигнований следует закрепить в
положении о выдачи денежных средств подотчет. Вы можете пример положения о выдаче подотчетных денежных средств.
Какие сроки выдаче денежных средств подотчет? Когда сотрудникам нужно сдать работодателю отчет о потраченных денежных средствах? Ответ на этот вопрос нужно искать в приказе генерального директора. Ведь именно в нем обозначается такой срок.
По общему правилу, сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Но что делать, если срок возврата установлен не был? По мнению налоговиков, в такой ситуации сотрудник должен сдать отчет в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704).
Отчет по командировочным
Специальные условия определены для командировочных расходов. Отчитаться по ним работник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Для выдачи денег работодателю нужно действовать так:
Проводка | Операция |
Д 71 - К 50 | Работнику выданы деньги под отчет |
Вот образец РКО на выдачу денежных средств подотчет:
Выданные под отчет деньги не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Выдавать наличные деньги под отчет можно если сотрудник не погасил задолженность по ранее выданным денежным средства. Так можно поступать с 19 августа 2017 года. Однако это не означает, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным сумма работникам больше не нужно. Даже после 19 августа 2017 года (например, в 2018 году) о потраченных деньгах работник должен передать в бухгалтерию отчетные документы.
Стоит заметить, что выдача денежных средств в подотчет учредителю или директор не запрещена. Однако стоит понимать, что никаких «поблажек» для руководителей в этой части не предусмотрено. Так, например, учредитель, как и любой другой сотрудник, обязан вернуть полученные подотчетные средства.
Выдача подотчетных средств организации – это проблема для многих предприятий из-за того, что данный процесс имеет массу нюансов. Многие специалисты, занимающиеся подотчетными средствами, не могли прийти к единому решению, обязательно ли оформлять заявление о выдаче средств или нет. Однако с 2019 г. этот документ входит в перечень документов, которые должна иметь каждая организация в обязательном порядке.
Авансовые отчеты играют важную роль в кассовых операциях. Неправильное оформление документов может быть причиной негативных последствий в виде штрафных санкций и доначисления НДФЛ. Для снижения вероятности появления проблем необходимо соблюдать все правила, которые устанавливаются законодательством.
В 2019 г. вступили в силу новые правила, в соответствии с которыми будет проходить выдача подотчетных средств. Если раньше средства могу получить только штатный персонал, то теперь деньги могут получить и внештатные сотрудники.
Для того чтобы сократить затраты времени на оформление заявления о выдаче подотчетных денег организации, специалистам можно создать самостоятельно или найти в интернете бланк заявления. При необходимости его останется только распечатать и внести в него всю необходимую информацию.
В п. 4.4 Положением № 373-П сказано, что при выдаче сотрудникам подотчетных средств, должен быть оформлен (РКО). Основанием для его оформления является заявление сотрудника, которому необходимо получить средства.
Составляется такое заявление в произвольной форме. Оно должно содержать дату его составления и подпись руководителя предприятия. Также заявление должно включать информацию о сумме средств и о периоде, на который эти средства будут выданы. Наличные средства выдаются сотрудникам на расходы, которые связаны с деятельностью организации.
В течение трех дней после того, как закончится период, на который были выданы деньги, подотчетному лицу необходимо представить авансовый отчет. Длительность проверки авансового отчета устанавливается руководителем организации. Она осуществляется сотрудниками бухгалтерии, но при их отсутствии эта обязанность возлагается на руководителя организации.
Подотчетные средства выдаются в случаях, когда ответственным лицом погашены все предыдущие задолженности по полученным наличным средствам организации.
Перечень сотрудников, которые могут получить подотчетные средства, не установлен законодательством и определяется приказом по предприятию.
В этом приказе должны быть указаны такие данные:
Как сказано в законодательстве, если на предприятии нет данного приказа, то срок их выдачи будет считаться не установленным, а все подсчеты должны осуществляться в течение рабочего дня.
Директор организации является как руководителем организации, так и ее сотрудником. Из этого следует, что он также вправе получить подотчетные средства. Из-за того, что в подобных случаях воля подотчетного лица и руководителя организации всегда совпадает (так как это один и тот же человек), многие специалисты считают, что надпись директора предприятия в заявлении не обязательна.
Важным моментом является то, что обязательным условием остается подпись руководителя предприятия на РКО. Исходя из этого, следует, что при выдаче подотчетных средств, руководителю организации, все равно нужно будет оформлять приказ о выдаче денег под отчет руководителю, который должен содержать его же подпись.
Выдача подотчетных средств руководителю организации иногда допускается на основании распоряжения, которое будет содержать всю необходимую информацию и будет адресовано кассиру. Однако это противоречит законодательству, и, если налоговые органы нагрянут на предприятие с проверкой, то они могут привлечь организацию к ответственности.
Средства могут быть выданы на определенные цели, регулируемые указанием Центрального Банка РФ:
Также существует определенный алгоритм выдачи денег предприятия под отчет:
После получения средств, как закончится срок предоставления средств, сотрудником должен быть предоставлен авансовый отчет. Сдавать его нужно в бухгалтерию. Сотрудники бухгалтерии проверяют, куда быть использованы средства с помощью подтверждающих документов (чеков и т.д.).
Условия, которые предъявляются к подтверждающим документам, а именно – чекам:
Также отчет проверяется на правильность оформления. Если нет каких-либо недочетов, то руководителю предприятия нужно будет подписать документ, после чего средства будут списаны.
Если была потрачена не вся выданная сумма, то ее остаток возвращается в кассу организации. Для этого нужно оформить . Если же сотруднику на осуществление поставленной цели не хватило средств, то вся сумма перерасхода должна быть отправлена сотруднику на счет, указанный в авансовом отчете. Данная операция также должна быть оформлена РКО.
В ТК РФ сказано, если сотрудником в кассу не были возвращены подотчетные средства, то организация вправе данную сумму удержать из его зарплаты. Но на это должно быть дано письменное согласие сотрудника. Если работник не даст согласие на взыскание, то оно будет осуществлено на основании судебного решения, но взыскание не может быть более 20% от зарплаты сотрудника.
Как показывает практика, выдача подотчетных сумм имеет и другие нюансы, например:
Перечень изменений, внесенных в 2019 г. в порядок выдачи подотчетных сумм:
За нарушение кассовой дисциплины штраф не предусмотрен, но при налоговых проверках организация может быть арестована по таким причинам:
Взыскание штрафа по таким причинам и по причине отсутствия заявления можно оспорить в судебном порядке.
При налоговой проверке на предоставление всех необходимых документов отводится один день. За этот день могу быть оформлены все отсутствующие заявления на получение средств. Их нужно будет прикрепить к РКО.
Существует установленный срок давности для наложения административной ответственности за нарушение кассовой дисциплины. В п.1 ст. 4.5 КоАП указано, что он равняется двум месяцам, поэтому составлять заявления нужно только за последние два месяца перед налоговой проверкой.
Существуют остановленные правила, в соответствии с которыми должен осуществляться порядок выдачи подотчетных средств:
Данные правила действуют абсолютно на каждого сотрудника организации, включая директора.
У многих специалистов, занимающихся данным вопросом, появляются проблемы в оформлении выдачи средств руководителю предприятия.
В таких ситуациях нужно учитывать такие особенности:
Из этого следует, что руководители организаций не имеют никаких льгот при получении средств под отчет: перед тем, как получить средства они должны пройти все процедуры проверки, как и остальные сотрудники, и на них также должен быть составлен приказ о выдаче денег под отчет руководителю.
На многих форумах можно найти советы или примеры ситуаций, когда заявление о выдаче денег организации под отчет не требуется, например:
Приказ о подотчетных лицах - образец 2018-2019 годов представлен далее - оформляется, как правило, бухгалтерской службой и утверждается руководителем предприятия. Как составить такой приказ и что в нем отобразить?
Приказ о назначении подотчетных лиц - образец такого документа разрабатывается на каждом предприятии. Этот приказ является локальным нормативным документом, в котором утверждается список сотрудников, обладающих правом получать средства авансом для произведения целевых платежей для нужд компании. Данный документ в обязательном порядке утверждается руководителем компании.
Кроме перечня лиц, которым выдаются деньги под отчет, приказ о подотчетных лицах - образец его оформления будет представлен ниже - содержит информацию о предельных суммах выдаваемых авансом средств для обеспечения нужд предприятия, а также максимальных сроках, на которые средства выдаются. При этом указанные сроки предоставления авансовых отчетов не должны превышать нормативных.
Подробнее об отчетах читайте в нашей статье «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете» .
Среди подотчетных лиц могут быть указаны любые работники фирмы, которым в служебных целях выдаются средства на организационные, представительские или хозяйственные нужды предприятия. Среди обязанностей подотчетных лиц указывается не только произведение трат по целевому назначению, но и своевременное предоставление в бухгалтерию письменного отчета с подложенными подтверждающими документами, а также возврат в кассу неиспользованных средств.
Локальный акт — приказ о подотчетных лицах — должен содержать следующие реквизиты:
Расположение реквизитов при этом должно быть следующим:
Приказ о подотчетных лицах образца 2018-2019 годов должен содержать указание о предельном сроке, на который могут выдаваться деньги под отчет. Дело в том, что в соответствии с п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У срок, на который выдаются деньги под отчет, ничем не регламентируется, кроме распоряжения руководителя предприятия (путем издания упомянутого выше приказа).
Однако существуют нормативные ограничения по конечной дате сдачи отчета — не позднее трех дней после завершения срока, на который были выданы средства под отчет. Кроме того, по указанию № 3210-У с 19.08.2017 действует правило, что вновь под отчет могут быть выданы средства, даже если подотчетное лицо не отчиталось по предыдущей выданной авансом сумме.
О других нововведениях в расчетах с подотчетными лицами читайте .
В связи с тем, что в приказе должно быть указано достаточно много информации, которая сыграет важную роль при бухгалтерском учете средств в кассе и расчетов с подотчетными лицами, необходимо составить данный документ максимально правильно. Форма такого приказа не является унифицированной и никаким госорганом не утверждена.
Об оформлении операций по кассе читайте в нашей статье «Нюансы документального оформления кассовых операций» .
Поэтому, имея перед глазами заполненный образец этого локального акта, бухгалтерам будет проще разработать собственный документ. Заполненный образец приказа о подотчетных лицах вы сможете скачать на нашем сайте.
Каждое предприятие (ИП) в обязательном порядке должно утвердить приказ о подотчетных лицах, чтобы иметь возможность выделять средства своим сотрудникам под отчет для произведения закупок для нужд предприятия. В указанном приказе, кроме перечня ответственных лиц, должна быть отображена информация о граничном сроке выдаваемых под отчет средств и их предельной сумме.
Статьи по теме: | |
При каких условиях после месячных появляются кровянистые выделения причин возникновения нарушения под влиянием внешних факторов и гормонов
Порой бывает достаточно сложно отличить нормальные естественные причины... Успение праведной анны, матери пресвятой богородицы
Очень часто, обращаясь к иконам святой Анны или же с молитвой о помощи и... Человек умер. Что делать? Важнейшие православные традиции и обряды, связанные с похоронами. Православное учение о жизни после смерти Что такое смерть с точки зрения православия
Что такое смерть? «Верь, человек, тебя ожидает вечная смерть», - главный... |