Выбор подрядчика: доверяй, но проверяй! Общие критерии выбора подрядчика

Проект EVENTКАТАЛОГ создан специально для профессионалов в области организации мероприятий с целью стать полезным и удобным помощником в их интереснейшей ежедневной работе.

EVENTКАТАЛОГ помогает создавать мероприятия:

• event-менеджерам,
• руководителям event-компаний,
• менеджерам по работе с персоналом,
• менеджерам по корпоративной культуре,
• PR-менеджерам,
• BTL-менеджерам,
• продюсерам, режиссерам,

и другим работникам сферы special events.

НАШИ ПРОЕКТЫ:
Интернет-портал для Организаторов мероприятий www.eventcatalog.ru

Регистрация пользователей и резидентов:
Вы можете зарегистрироваться на сайте (кнопка "Регистрация" есть на каждой странице сайта), чтобы иметь возможность просматривать прямые контакты артистов, участвовать в составлении рейтингов, размещать объявления в разделах Event-персонал и Event-барахолка, оставлять свои Отзывы, общаться на Форуме, добавлять свои Новости. В целом, для полноценного пользования каталогами и сервисами сайта регистрироваться не обязательно, практически вся контактная и другая полезная информация находится в свободном доступе. Если Вы представляете компанию, работающую в сфере организации мероприятий (компания-подрядчик, event-агентство, представитель площадки, концертное агентство или являетесь директором музыкального коллектива), Вы можете БЕСПЛАТНО добавить Вашу компанию/площадку/артиста в соответствующий раздел, также заполнив форму Регистрации.

Разделы и сервисы портала:

1. Каталог ПОДРЯДЧИКОВ: техническое обеспечение, кейтеринговые службы, обслуживание, производство, оформление ваших мероприятий.
2. Каталог ПЛОЩАДОК: подробные описания площадок, удобный поиск по количеству мест, подборка залов, наиболее подходящих для проведения мероприятий.
3. Каталог АРТИСТОВ: ведущие, звёзды, музыкальные шоу, артисты разных жанров, фееричные шоу, ди-джеи для ваших мероприятий
4. Каталог АГЕНТСТВ: база event-компаний, букинговых, концертных, инсентивных и других агентств, предоставляющих услуги по организации мероприятий.
5. Система поиска EVENT INDEX: удобная система поиска всего необходимого для ваших мероприятий по сайту путём нажатия одной кнопки.
6. НОВОСТНЫЕ СЕРВИСЫ: самые свежие новости компаний, новинки и события индустрии.

И другие интерактивные разделы, позволяющие ежедневно быть в курсе обо всех актуальных на сегодняшний день вопросах индустрии.

А также теперь Вы имеете возможность не только писать Отзывы о любимых подрядчиках, но и голосовать за них, повышая тем самым их рейтинг! Просто заходите к вашему проверенному подрядчику/площадке/артисту/агентству и ставьте им оценку за работу! Не забудьте зарегистрироваться перед составлением своего Рейтинга!

Большой Ежегодный EVENT КАТАЛОГ
Это печатное издание, имеющее удобную систему поиска всех необходимых элементов, из которых складывается каждое мероприятие. Ежегодно сборник переиздается с целью обновления информации и предоставления свежих данных о представителях индустрии. В каталоге представлены компании - представители московского региона, с прямыми контактными данными. Каталог распространяется среди event-специалистов на профессиональных мероприятиях, а также по подписке через сайт.

Профессиональные издания для event-специалистов EVENTZIMA и EVENTLETO
Концепция этих изданий - подготовка индустрии к зимнему и летнему сезону. Журналы имеют периодичность выхода 2 раза в год: EVENTZIMA - выходит в октябре каждого года, EVENTLETО - выходит в апреле каждого года. В каждом издании мы стараемся подобрать самые актуальные материалы, интересующие аудиторию, это: технические новинки, новые площадки, необычные приемы оформления, угощения и приглашения, самые громкие мероприятия, эксклюзивные интервью и т.д. Журнал распространяется бесплатно с помощью адресной курьерской рассылки по event-агентствам Москвы, а также на профессиональных мероприятиях. Приобрести журнал также можно и через сайт.

Мы уверены, что EVENTКАТАЛОГ станет Вашим надёжным партнёром и помощником в организации мероприятий!

До встречи на наших страницах!

Примерно в 90% случаев общение заказчика мероприятия с подрядчиком происходит через event-агентство. Это и понятно: технические вопросы требуют специальных знаний, которые есть лишь у узких профессионалов и которые со временем появляются и у агентств благодаря постоянному общению с мастерами своего дела. И все же бывают случаи, когда Клиент сам решается курировать все вопросы, связанные с выбором подрядчика. Что же ему следует учитывать в таком непростом решении?

Для начала важен уровень компании-подрядчика. Никаких официальных или даже объективных рейтингов на сегодняшний день среди подрядных организаций нет, но есть негласные лидеры рынка в каждом отдельно взятом направлении (по тентовым конструкциям, по сценическим конструкциями, световому оборудованию, звуковому оборудованию, по видео- и проекционному оборудованию, по генераторам, по спецэффектам и т.п.). И не составляет труда выявить этих лидеров рынка по отзывам как прямых Клиентов, так и агентств.

Размер компании тоже имеет значение. Важно понимать, что для креативного агентства, например, не суть важно, будет в нем два человека или двадцать, их сила - в изобретательности. Но относительно подрядных организацийсобственная база оборудования и обслуживающего его персонала - ключевой ресурс . У небольших компаний в арсенале не так много колонок, световых «голов» и прочих агрегатов, поэтому для обеспечения крупного заказа они все равно вынуждены брать оборудование в аренду. И тут сразу появляются риски непроверенного оборудования и неквалифицированного персонала (или, проще говоря, персонала, не привыкшего работать с тем или иным взятым на прокат оборудованием).

Цены по рынку в сравнении с ценами конкретного подрядчика тоже можно считать мерилом и объективным способом оценки подрядчика. Достаточно сделать несколько звонков, чтобы выяснить, что в среднем, скажем, световая «голова» стоит 3000 рублей. Если подрядчик предлагает цену в 4000 рублей, это означает, что он берет серьезную наценку, и неплохо было бы выяснить, за что именно (и стоит ли за это переплачивать). Если же цена предлагается в 2000 рублей, тоже возникают вопросы: каково качество столь дешевого оборудования? Нет ли риска получить оборудование без обслуживания? Правда, стоит понимать, что далеко не всегда демпинг - признак рисков. Возможно, подрядчик просто настолько заинтересован в работе с агентством или заказчиком напрямую, что готов на скидки.

Помимо самой схемы ценообразования, не менее важен и внешний вид сметы, присланной по запросу Клиента. Как это ни странно, оценивать можно все вплоть до внешнего оформления: красиво оно или сделано «на коленке». И дело тут не в какой-то особой эстетике, все объясняется куда проще: профессиональный подрядчик работает на поток, у него много запросов, по этой причине, чтобы каждый раз не изобретать велосипед, а лишь вносить необходимые правки, существуют шаблоны, грамотно, доступно, привлекательно оформленные. Если по запросу вы получаете на руки смету, которая читабельна, развернута, понятна, можно делать выводы о том, что ею занимался профессионал. Кстати, сроки предоставления сметы тоже важны, и все по той же причине. Изменить существующий шаблон под конкретный запрос (с учетом наличия всей аппаратуры) довольно несложно. Подсчитывать же смету с нуля, особенно при учете необходимости аренды недостающего оборудования (как часто бывает у небольших компаний), куда дольше. И если вы получаете запрошенную смету через несколько долгих дней, да еще и в неподобающем виде - это повод задуматься о целесообразности сотрудничества. Портфолио подрядной организации тоже очень важная вещь. Разумеется, на современном развивающемся рынке важно учитывать тенденцию к появлению новых компаний путем выделения из признанного гиганта топ-менеджера со своим небольшим коллективом приближенных в отдельную структуру. У таких компаний портфолио проектов под новым именем может быть очень небольшим, но тогда стоит поинтересоваться, какие серьезные проекты вел этот менеджер и эта группа в рамках предыдущей компании, ведь какие-то проекты определенно были проведены (иначе не было бы повода отделяться в автономную фирму), а значит, их можно оценить.

Если на уровне предварительного общения - смета, портфолио, авторитет компании - все устраивает, приходит время для назначения личной встречи. И тут вступает в силу еще один важный фактор влияния - представительство компании. Что за человек приходит общаться от лица фирмы? Как ведет себя, как говорит, как быстро реагирует на вопросы? Насколько компетентен в технических вопросах (скажем, с какой легкостью он может объяснить непрофессиональному подрядчику, чем отличается обычная плазменная панель от Full HD, почему на мероприятии нужны два генератора по 50 кВт и три генератора по 30 кВт, а не три генератора по 50 кВт, и как это связано с распределением подключаемого оборудования и т.п.)? Общий язык с подрядчиком - это половина успеха. Подготовить мероприятие всегда проще с единомышленниками и специалистами в своем деле. Ну, а затем, если договоренность достигнута, дело доходит до графика монтажа. Грамотно прописанные бизнес-процессы легко читаются, и даже самый не подкованный в техническом плане Клиент понимает детали запланированной работы. Но если же график непонятен или, не дай бог, содержит такие провальные пункты, как монтаж света до монтажа сцены, значит где-то на подготовительной стадии отбора была допущена ошибка. В этот момент каждый организатор волен решать сам: отказываться от подрядчика и пытаться в кратчайшие сроки найти замену или же пытаться срочно исправить ошибки и уповать на лучшее. Но будем надеяться, предыдущие советы помогут избежать такой нелепости и до подобного не дойдет.

Каждое мероприятие, будь это банкет по случаю юбилея или научный симпозиум, становится своеобразной проверкой эвент организаторов на компетентность и способность соединить все части процесса в единое целое. Существует огромное количество вопросов, для решения которых менеджерам приходится тратить массу усилий и времени, и наиболее сложная часть в этом процессе – это поиск адекватных и надежных подрядчиков, способных выполнять свои обязательства и оказывать услуги высокого качества в организации мероприятий. Где найти хорошего осветителя, как правильно составить меню для нескольких сотен гостей, каким образом всех разместить и как спланировать вечер? Для быстроты поиска и возможности сравнения фирм, предлагающих однотипный сервис, и был создан эвент-каталог, в котором мы предлагаем вам полную энциклопедию всего, что касается организации мероприятий. Важное место в ней занимают подрядчики: для вашего удобства и простоты поиска сформирована разбивка по профилям деятельности. У нас реализована рейтинговая систем, а это значит, что честная фирма, качественно устроившая проведение нескольких мероприятий, автоматически поднимается в рейтинге благодаря рекомендациям довольных заказчиков. Эвент-каталог также содержит комментарии и отзывы организаторов мероприятий, помогающие сформировать объективную оценку деятельности того или иного подрядчика. Поиск и выбор соответствующей компании в эвент-каталоге – это своеобразная страховка четкости организации мероприятия. Представьте, что вам срочно нужны гелиевые шары, и вы заказываете их у случайно выбранного подрядчика. Делаете подробный заказ: «Нужны зеленые шары в виде арки, а по бокам - звезды», затем оплачиваете, и получаете на утро помещение, оформленное подвесными гирляндами красного цвета. Чтобы в принципе исключить подобную ситуацию и не получить нежданный «сюрприз», в эвент-каталоге содержится много информации о каждом подрядчике, а мнения заказчиков являются хорошим подспорьем в выборе надежной компании.

Что делать, если пул ваших подрядчиков еще не сформирован или на определённый праздник все ваши проверенные подрядчики заняты - рассказала Eventheads Марина Бельмас, владелица агентства ЛяФет, которое уже 11 лет работает в сфере организации праздников.

Вся работа ивент агентства основана на подрядчиках, в штате работают только event-менеджеры, отвечающие за организацию процесса. Так что весь персонал для мероприятий нанимается из вне. К работе в проекте привлекаются ведущие, оформители, аниматоры, артисты, кейтеринговые компании, в общем все, кто «делает» свою часть праздника. Сейчас в event-индустрии много таких специалистов, но вот можно ли им доверять? Как говорил Михаил Жванецкий: "Можно, если не интересует результат!"

Общие критерии выбора подрядчика

Оцените портфолио. Обратите внимание на портфолио, много ли в нем работ и какие они. Желательно посмотреть фото и видео с проведенных мероприятий, и вы увидите уровень работы специалиста. Каков спектр предоставляемых им услуг, и масштаб проектов, в которых он принимал участие.

Проведите личную беседу. Пригласите подрядчика на беседу к себе офис, оцените уровень его профессиональных и деловых качеств, необходимые данному специалисту, выслушайте какие идеи по реализации проекта он сможет вам предложить.

Если на данном этапе оцениваемый вами подрядчик производит впечатление профессионала и ничего не вызвало у вас подозрений, то переходим ко второй стадии оценки.

Частные критерии выбора подрядчика

У ведущего должен быть опрятный, голос звучный, а внешность приятная. Оцениваем и то, в каком амплуа он работает. В зависимости от аудитории и мероприятия его и выбирают. Есть ведущие, которые прекрасно подходят для молодежной компании, а есть те, кто больше нравится зрелой аудитории. Здесь все зависит от того кто ваш клиент и что ему нравится. Нужно иметь в арсенале несколько типов ведущих, подходящих под разные запросы.

Для оформителя/декоратора большим плюсом оформителя является собственная мастерская, куда можно привести клиента, все рассказать и показать наглядно. Такое помещение может находиться при цветочных торговых точках. Если у декораторов нет мастерской, а коммерческое предложение - только в электронном виде, это создает у вашего клиента ощущение неуверенности в том, что работа будет сделана качественно и в срок.

Артисты, как правило, у всех творческих коллективов есть человек, который занимается организацией их рекламы, концертов и денежных вознаграждений. С ним и нужно созваниваться, общаться и договариваться event-менеджеру. Почти у всех артистов есть свой «райдер» (требования). Если это звезды первой величины, они потребуют многого, но в основном, райдер - вещь вполне реальная и выполнимая.

Кейтеринг. Это отдельная категория подрядчиков. Если вы впервые работаете с кейтеринговой компанией, можете проверить количество еды на банкете, побывать на кухне, посмотреть аккуратно ли работают повара, опрятные ли официанты. В зависимости от количества гостей на банкете event-менеджер должен заранее рассчитать количество еды и напитков на столе, и составить меню.