Во многом успех любой компании зависит от качества выполнения работы каждым сотрудником предприятия. Чем больше компания, тем сложнее руководителю контролировать работу предприятия, и тем чаще он сталкивается с недостаточной производительностью на рабочих местах. Система оптимизации бизнес-процессов может вдохнуть в работу компании новые силы, снизить нагрузку на сотрудников и, как результат, улучшить ключевые показатели. Но следует помнить, что процесс оптимизации на предприятии стоит запускать, только изучив все нюансы и этапы бизнес-процессов.

Многие сотрудники уверены, что «оптимизация» и «сокращение» на предприятии – это одно и то же. Именно из этого убеждения рождается страх перед специалистами, изучающими текущее положение дел в организации. На самом деле, оптимизация бизнес процессов – это усовершенствование действий, направленных на достижение целей компании, путем выбора лучшего пути выполнения. Лучшим считается вариант, максимально удовлетворяющий требованиям цели оптимизации, которая может быть сформулирована следующим образом:

Сокращение затрачиваемого времени на выполнение операции;
Снижение себестоимости изделия или услуги;
Повышение качества конечных товаров и удовлетворенности клиентов;
Достижение прозрачности бизнес-процессов компании, распределения ресурсов или усиления контроля ее деятельности;
Высвобождение ресурсов для развития компании;
Совершенствование управляемости и планирования.

Определение цели оптимизации бизнес-процессов зависит от стратегии компании и ее позиционирования на рынке товаров или услуг. Например, продуктовые супермаркеты эконом сегмента делают ставку на демпинг цены (акции, скидки, товары невысокой ценовой категории), а элитарные магазины – на свежесть, качество и эксклюзив.

Оптимизация бизнес-процессов организации требует участия всех сотрудников, сосредоточения их сил и внимания, поэтому регулярно проводить ее дорого и хлопотно. Но важно не пропустить момент, когда проведение оптимизации позволит вывести деятельность организации на новый уровень эффективности. Существуют определенные признаки-симптомы, говорящие о том, что в компании назрели изменения в устоявшихся процессах:

На принятие решений тратиться слишком много времени, а их выполнение затягивается;
Отсутствует контроль ключевых операций;
Работы выполняются на недостаточном уровне качества;
Отсутствие четкого разграничения сфер ответственности на разных уровнях;
Связь между подразделениями регулярно дает сбои, что выливается в неверное истолкование или неисполнение части работ;
Количество подразделений и сотрудников выросло, но прирост результатов работы отсутствует.

При первых появлениях такой симптоматики стоит хотя бы начать задумываться о том, чтобы провести аудит и последующую оптимизацию бизнес-процессов. Также поводом могут служить существенные изменения в структуре организации или внедрение современной информационной системы. Последнее позволит также провести автоматизацию определенных работ, высвободив рабочую силу (которая ранее принимала участие в рутинных процессах и ручных операциях) для роста производства или освоения новых сфер.

Но существуют и ситуации, когда оптимизация, с большой вероятностью, не принесет ожидаемой пользы. В первую очередь, речь идет о небольших компаниях, где выводы об эффективности работы можно сделать без дорогостоящих длительных работ. В противоположных ситуациях, когда численность сотрудников превышает определенный уровень (в разных источниках приводится точка отсчета от ста до двухсот человек), имеет смысл исследовать и оптимизировать отдельные сферы деятельности.

Необходимо начать с назначения руководителя проекта, от которого на 90% будет зависеть успех оптимизации. Человек, стоящий во главе такой масштабной работы, должен обладать не только соответствующим статусом и ресурсами, но и подходящим характером. Чаще всего в этой роли выступает генеральный директор в небольших компаниях или его заместители по направлениям на крупных предприятиях. Если такие полномочия передаются начальникам отделов, зачастую случаются проблемы с коммуникацией и бюрократией.

Большое значение имеет и состав рабочей группы, занимающейся оптимизацией бизнес-процессов. Наиболее эффективны ситуации, когда над проектом работают и специалисты компании, и внешние консультанты. Чаще всего своим сотрудникам доверяют изучение и совершенствование существующих бизнес процессов, а сторонним специалистам, у которых уже есть готовые методы оптимизации бизнес-процессов – обучение технологиям оптимизации.

Стоит отнестись с большой ответственностью к выбору сторонней организации: обращайте внимание на опыт и положительные отзывы предыдущих клиентов, не соглашайтесь на специальные предложения с низкими ценами, узнайте как можно больше о потенциальном партнере, ведь речь идет о стратегической бизнес-информации, которая может попасть «не в те руки».

Кроме непосредственно аудита и оптимизации бизнес-процессов, консалтинговая организация может помочь существенно повысить профессиональный уровень сотрудников. Несмотря на то, что в интернете много хороших источников информации, богатый опыт специалистов спасет вашу компанию от грубых ошибок самоучек. Самообразование – это замечательно и необходимо, но взаимодействие с профессионалами позволит получить новый опыт в несколько раз быстрее. Обучив сотрудников, вы сможете экономить на будущих подобных работах, задействуя собственных специалистов, изучивших все основные способы оптимизации.

В процессе оптимизации специалисты используют различные инструменты:

Исключение. Необходимо ликвидировать помехи, излишние траты, необязательные итерации, сократить транспортные пути, если это возможно;
Изменение. Внедрение новых алгоритмов и объемов работы, совершенствование технологий, используемых на предприятии;
Упрощение. Уменьшение сложности оформления заказов и организаций работ;
Ускорение. Автоматизация механических этапов работы, использование современных технологий;
Стандартизация. Изучение и применение лучших мировых стандартов работы;
Обеспечение взаимодействия. Улучшение связи между подразделениями, внедрение единой информационной системы на предприятии;
Добавление. Включение в новые бизнес-процессы необходимых узлов.

Вышеперечисленные инструменты помогут не только усовершенствовать бизнес-процессы компании, но и разграничить сферы ответственности каждого подразделения. Это необходимо знать, так как отсутствие четкого понимания этих границ – первый шаг к снижению эффективности компании. После подготовки персонала к проекту оптимизации, можно начинать первые шаги.

Перед тем как начинать продумывать оптимальные варианты бизнес-процессов, необходимо понять, что привело к недостаточной эффективности. Для этого в большинстве методологий оптимизации используются мероприятия по исследованию существующих процессов в организации. Если отказаться от этого этапа, говорить про полноценную оптимизацию будет нельзя, поскольку сотрудникам придется не просто менять привычный алгоритм действий, оставляя что-то полезное, а просто работать с совершенно новым, хотя и более эффективным, что более походит на революцию, чем на оптимизацию.

Тщательное изучение существующих бизнес-процессов на предприятии поможет и в классификации процессов под оптимизацию. Ведь в любой организации есть ключевые процессы, а есть вспомогательные. Квалифицированные специалисты перед началом проекта распределяют все процессы на три группы:

Основные. Необходимы для удовлетворения клиентов и получения прибыли;
Вспомогательные. Существуют для стабильной работы предприятия, но не представляют большой ценности для клиентов;
Управленческие. Позволяют эффективно управлять, устанавливать цели и задачи, осуществляют контроль исполнения приказов.

При изучении и классификации существующих бизнес-процессов важно, чтобы сотрудники компании были настроены на сотрудничество. Как уже отмечалось, отношение персонала предприятия напрямую влияет на эффективность оптимизации, поэтому стоит заранее заручиться поддержкой сотрудников. Следует им объяснить, что после изменений их работа станет проще, а некоторые рабочие обязанности с них снимут.

После того как прошло изучение существующих процессов в компании, последуют анализ и оптимизация. Если составить краткое пошаговое руководство этих процессов, то оно будет включать пять основных шагов:

Подсчет ключевых показателей эффективности. Чаще всего в этой роли выступают деньги и время, затраченные на выпуск продукции или оказание услуг. Кроме этого, важно обращать внимание на отзывы сотрудников. Если их будут устраивать эти условия, процесс пойдет эффективнее;
Выявление избыточных узлов. В эту категорию обычно относят промежуточные действия, без которых вполне можно обойтись или автоматизировать их. Например, получение информации об остатках на складе, перепись инвентарных номеров в дополнительный перечень кладовщиком или получение дополнительной личной подписи руководителя;
Моделирование идеального бизнес-процесса. В нем должны быть учтены потребности предприятия и сотрудника, имеющееся оборудование и конечная цель оптимизации;
Внедрение обновленного алгоритма. Важно разъяснить сотрудникам отличия и обучить их. Необходимо, чтобы персонал понимал пользу, которую получит работник и предприятие от изменений;
Анализ и фиксация результата. После наблюдения за работой сотрудников по новому алгоритму и отслеживания и анализа показателей можно сделать выводы об эффективности оптимизации.

Масштабы и скорость оптимизации зависят от множества факторов – ресурсов компании, лояльности сотрудников, сплоченности руководства, правильно выбранной стратегии и цели. Главное – постараться не допустить серьезных ошибок, которые могут перечеркнуть весь труд.

Ошибки при оптимизации бизнес-процессов

Если были допущены грубые ошибки, то никакие системы оптимизации не помогут повысить эффективность сотрудников. Опыт подобных проектов выявил типичные ошибки при оптимизации:

Импульсивные решения. Каждое изменение в процессах, протекающих в организации, должно быть основано на изучении и анализе текущей ситуации. Важно бороться с причинами, а не устранять следствия;
Работа некомпетентных специалистов. Для максимально эффекта на проекте важно использовать современные технологии и учитывать опыт других компаний. Если за разработку плана оптимизации отвечают люди, путающиеся в понятиях и не использующие лучшие инструменты, то опыт проекта в подавляющем большинстве случаев оказывается отрицательным. В лучшем случае, это займет много времени и ресурсов компании;
Предыдущая ошибка часто порождает еще одну – неверный выбор инструментария для оптимизации. Притом что рынок специализированного ПО достаточно широк, и стоимость программ может серьезно варьироваться, важно помнить, для чего приобретается ПО, какой функционал оно должно иметь, как его можно развивать и поддерживать;
Начало работ без детального исследования работы компании. Желание руководителей сэкономить очень часто приводит к этому. Полноценной оптимизации без изучения бизнес-процессов не провести;
Желание руководителей не управлять, а принимать участие в оптимизации. Без знания технологий крайне сложно вычислить элементы, без которых не пострадает работа предприятия. Руководители должны досконально понимать, что происходит, но не упрямо настаивать на своем видение ситуации. Непосредственное их участие необходимо, когда начнется оптимизация управления бизнес-процессами предприятия;
Неверная постановка цели или ее трактовка. Важно в каждый момент оптимизации помнить, для чего выполняется конкретная работа и каков будет эффект от изменений. Также важно, чтобы все изменения были направлены на достижение выбранной цели оптимизации. К примеру, если у компании недостаточно доходов от продаж, то целесообразнее разбираться с процессом реализации товаров, чем с бухгалтерией;
Неверное распределение сил рабочей группы. Важно понимать приоритет каждой операции и в первую очередь распределять сотрудников на важные участки.

Соблюдая основные принципы оптимизации бизнес-процессов и не допуская серьезных ошибок, можно добиться очень хорошего результата даже своими силами. В подобных проектах важно досконально понимать все нюансы изменяемых процессов. Если вы будете руководствоваться этим принципом и правильно «поймаете» момент для начала проекта, то эффективность вашего бизнеса существенно повысится.

Оптимизация производства преследует две основные цели: улучшение качества готовой продукции и снижение общих затрат на ее изготовление. Для достижения указанных целей используются различные методы, изменение подхода к работе организации, использование более современных производственных технологий.

Процессы, затрагиваемые оптимизацией

Оптимизация производственных процессов затрагивает основные сферы изготовления продукции на предприятии:

Повышение оборота продукции. В условиях конкурентного рынка повышение объемов продукции редко приводит к желаемому результату, лишь увеличивает затраты предприятия. Необходимо выделить продукт пониженной ценой, дополнительными характеристиками или другими преимуществами для клиентов, чтобы повысить оборот.
Снижение операционных расходов. Оптимизация процессов на предприятии сводится к повышению эффективности работы сотрудников и снижению их численности. Также устраняются неиспользуемые складские помещения, оборудование.
Рациональное распределение запасов предприятия. Снижение количества запасов приводит к промышленному застою, снижению объемов производимой продукции и общей стагнации для бизнеса. В рамках указанных мероприятий необходимо правильно рассчитывать количество и качество запасов. Работа с запасами проводится в комплексе с оборотом.

В результате всех процедур, производительность организации должна возрастать, а финансовые затраты оставаться на прежнем уровне либо уменьшаться.

Методы оптимизации производства

При управлении предприятием в целях оптимизации производственной деятельности, в первую очередь, затрагиваются текущие процессы. Целью специалистов становится улучшение актуальных методов изготовления продукции. Только если оптимизационная деятельность не помогает улучшить состояние компании, используется модернизация оборудования.

Существует несколько основных методов сократить траты и увеличить доходы:

Бережливое производство;
Тотальная оптимизация всех процессов, происходящих в компании.

Задача специалистов заключается в том, чтобы оптимизировать производство на постоянной основе. Временные меры приносят или незначительный, или краткий результат.

Бережливое производство

Данная модель оптимизации подразумевает исключение любых процессов в организации, которые приводят к дополнительным тратам бюджета. Основное условие – изготовление ограниченного количества товаров, использование ограниченного числа сотрудников и т. д. В рамках оптимизации производства продукции и других сфер деятельности, при бережливом методе сокращаются траты на:

Завод не занимается перепроизводством продукции, изготавливает ровно столько, сколько нужно потребителю;
Материалы и сырье, образующиеся между этапами производства готовых изделий больше не хранятся на складах, сокращается производственный цикл;
Изменяется расположение цехов и оборудования так, чтобы затраты на транспортировку материалов больше не требовались;
Закупается дополнительное оборудование, исправляются проектные ошибки, чтобы сократить число циклов при производстве каждой единицы продукции;
Сокращается количество запасов продукции в том случае, если они лежат без конкретной цели продажи;
Минимизируется возможность изготовления бракованной продукции;
Оптимизируется работа персонала, организуется удобное рабочее пространство для скорейшей работы.

Путь бережливого производства дает долгосрочный результат без потери в качестве итоговых товаров. Технология характеризуется ускорением и упрощением рабочих процессов, благодаря чему расходы понижаются естественным образом, а темп производства растет.

Тотальная оптимизация

Принципы тотального метода оптимизации производства отправляют предпринимателя к подчиненным. К процедурам по снижению затрат привлекаются сотрудники. Формируется отдел или нанимаются специалисты в данной области, которые создают проект. На основании проекта можно оптимизировать производство, снизить затраты на покупку сырья и количество брака. Программа подразумевает следующие факторы:

Работники компании знают производственный процесс лучше начальства. Недостатки оборудования, неудобные моменты в работе, неправильное распределение ресурсов – все это влияет на качество и скорость изготовления продукции.
При разработке проекта используется мозговой штурм, на котором во внимание принимаются даже самые безумные идеи. Впоследствии из них могут получиться интересные варианты по снижению расходов компании.
Чтобы сотрудники компании активнее принимали участие в разработке проекта, используется материальное вознаграждение. Из всего коллектива отбирается рабочая группа, которая будет направлять специалистов.
Деятельность рабочей группы отслеживается руководством предприятия. Для выполнения задач оптимизации производства необходим жесткий контроль и сотрудничество всех слоев персонала.

В России уже используется данный вид оптимизации на крупных предприятиях. Обе модели позволяют добиваться значительных результатов в улучшении работы фабрики или другой промышленной компании.

Почему оптимизация не работает

В некоторых случаях оптимизация ресурсов производства не приносит видимых результатов. Тому есть распространенные причины:

Специфика компании не учтена;
Используется только механистический подход;
Не соблюдается этапность мероприятий;
Руководство не контролирует или не исполняет рекомендации.

Компания «Арбор Прайм» предлагает собственных специалистов по оптимизации производственных предприятий, а также всеобъемлющие консультации по данной теме. Оптимизировать и улучшить работу организации поможет только продуманный, системный подход.

Решение задач мониторинга, диагностики и оптимизации производственных процессов

“… мы вынуждены начать проведение оптимизации в компании. В стране кризис. В отрасли жопа. Сильные поедают слабых, а от эффективности операционной деятельности зависит наше с вами будущее”, – сказал генеральный директор, поигрывая золотыми часами на запястье. Прим. – далее не рекомендуется к прочтению лицам с неустойчивой психикой.

Проведение оптимизации или как срезать косты

“Проведение оптимизации – дело не простое, и я просил заранее прислать мне ваши предложения. Ваши светлые головы “родили” следующее: сократить зарплаты сотрудников, закрыть офисы клиентского обслуживания, взимать с сотрудников плату за проживание и питание, “повесить” на сотрудников списания брака и недостач, урезать в два раза компенсацию расходов на бензин, перестать закупать канцелярские принадлежности, печатать документы на “черновиках”, провести ряд сокращений линейного персонала и так далее”.

Знакомая картина? Если да, то спешу вас поздравить, вы стали свидетелем того, как проведение оптимизации происходит в обычной российской компании.

Странно, но почему-то у нас под словом “оптимизация” понимается именно сокращение затрат компании. “Снизить издержки. Сократить затраты. Порезать косты…” – вот синонимы слова оптимизация в России. Никто не рассматривает проведение оптимизации с точки зрения эффективности, а именно соотношения затрат и получаемого результата. А почему? По трем причинам:
1. Многие компании априори раздули свои затраты на волнах сверхприбылей, а значит, самое простое эти самые затраты срезать.

2. В уравнении “оптимальное состояние = высокая эффективность = издержки / результаты деятельности” видят лишь одну составляющую – издержки. Справедливости ради, нужно отметить, что в малом бизнесе чаще всего издержки и так минимальны, а каждый сотрудник “и жрец, и жнец, и вабще:)…”, так что возможности по увеличению эффективности просто скрываются за видимостью или реальной загрузкой персонала.

3. Отсутствует мотивация сотрудников на реальную, а не видимую оптимизацию. Да и вы. Да, вы, владельцы компаний, понимаете, что сотрудники тратят и оптимизируют ваши, а не свои деньги. Им что тратить, что сокращать – все едино.

Сейчас я тут все оптимизирую! – средний менеджер в российской компании.

А вот еще один свеженький пример. Как известно, автоматизация бизнес процессов является хорошим способом оптимизации. Автоматизация позволяет высвободить время сотрудников, снизить затраты на выполнение операций и в целом повысить их эффективность. Вот только незадача – стоимость ИТ сотрудников относительно высока, а значит, их работа по автоматизации стоит весьма нехило. И тут вы можете получить ответ от владельца ИТ ресурсов, что выполнение операций, необходимых для оптимизации работы других сотрудников или подразделений специалистами ИТ, стоят очень дорого. А раз проведение оптимизации в самом разгаре, то ИТ департамент не может позволить себе тратить дорогостоящее время специалистов, а значит, и деньги на подобные работы… Вы думаете, что я придумываю? Ан нет. Буквально недавно слышал такое заявление на одном совещании.

Проблема в том, что проведение оптимизации вызывает во многих головах картину Репина “Приплыли. Всю ночь гребли, а лодку отвязать забыли”. За светлым, оптимизированным будущим сотрудники забывают об одном из основных законов мироздания – о законе сохранения энергии. Чтобы что-то получить, нужно что-то потратить. Иными словами, если просто резать косты, то оптимизация в виде сокращения затрат становится самоцелью. А вот цель – достичь оптимального состояния – теряется в ясных умах самоотверженных менеджеров.

Что такое оптимизация? Это достижение оптимального состояния эффективности. Это такое состояние, при котором предельные издержки равны предельному доходу компании. Да, да. В экономической теории это называется “оптимальный объем производства”. Вы же учили экономику в институте? Проведение оптимизации не может существовать без расчетов и экономики.
Что же такое оптимальность или оптимум?

ОПТИМУМ (от лат. optimum – наилучшее) – совокупность наиболее благоприятствующих условий; наилучший вариант решения задачи или путь достижения цели при данных условиях и ресурсах. Оптимум экономический в широком смысле – наиболее эффективное функционирование производства, в узком – наилучшее использование материальных ресурсов, при котором достигается возможный максимальный эффект производства или возможный минимум затрат.

Понимаете? Оптимальность заключается не в снижении затрат, а в увеличении отдачи на затраты.

Довольно часто реальное проведение оптимизации в компании требует не только не сокращать затраты, но даже увеличить их. С другой стороны, вы можете не снижать затраты, а увеличить эффективность через увеличение производительности.

Вот именно второй путь чаще всего остается без внимания. Почему? Потому что он не так прост в реализации, как простое сокращение затрат. Тут же думать надо! А еще и вкладывать время, а значит, и деньги.

Оптимизация в реальности – один неверный шаг и будет бум! Ах да, еще и “доброжелатели” помогают

Думайте не о том, чтобы сократить зарплату сотрудников, а о том, как повысить их производительность. За те же деньги вы получите больше отдачи, а значит, увеличите эффективность.
Повальное сокращение затрат не раз приводило компании к очень печальному положению. Ситуация получается такая – нам не хватает средств, чтобы двигаться вперед, поэтому, чтобы средства появились, нужно сократить затраты. Но как только происходит сокращение, происходит и снижение отдачи, эффективности. Теперь компания не только не двигается вперед, но и начинает медленно откатываться назад. Как в анекдоте, за ту зарплату, которую мне платят, я не только работать не должен, но должен еще и немного вредить.

Прежде чем сокращать затраты, необходимо хладнокровно оценить возможные последствия.

Сократить зарплаты и взимать деньги за услуги компании? – снизится эффективность сотрудников. Часть уволится.
Перестать закупать канцелярские принадлежности? – пострадает оформление документации, а также хранение и обработка.
Урезать расходы на бензин? – сотрудники перестанут ездить по делам компании.
Убрать чай, кофе и печеньки? – вы реально думаете, что люди станут меньше тратить время на кофе, если его убрать?
Повесить списание брака на сотрудников? – увеличится возврат продукции и недовольство клиентов.
И так далее.

Означает ли все вышеперечисленное, что проведение оптимизации не предполагает сокращения издержек? Вовсе нет. Просто нужно смотреть на всю формулу эффективности. А значит, рассматривать не столько издержки, сколько возврат на затраты. В одной ситуации издержки могут быть неоправданно высокими, тогда их нужно сокращать. В другой ситуации лучше оставить затраты как есть и увеличивать производительность.

К издержкам относятся и различные “потери”. Потери – это не только “жирок” и излишества операционной деятельности компании. Это, и скорее в первую очередь, потери связанные с эффективностью операционной деятельности. Подробнее с типами потерь можно ознакомиться в .
Главное понять, потери – это все, что не создает ценности для компании и клиента. Кстати, с этой точки зрения излишний, неэффективный управленческий аппарат является первым кандидатом на “оптимизацию”. Ха ха!

А теперь серьезно. Если проведение оптимизации компании жизненно необходимо, двигайтесь в следующем порядке:

Избавьтесь от затрат, которые можно смело отнести к излишним.

Излишние затраты – это все то, что не добавляет ценности вашим продуктам и услугам, не влияет на отношение клиентов к сервису и компании, не снижает производительности и отношения персонала, не направлено на укрепление безопасности и конкурентоспособности компании. Пример – дорогие в эксплуатации корпоративные автомобили, оплата непроизводственных расходов менеджмента, дорогостоящая техника и т.д.

2. Избавьтесь от неэффективных действий в операционной деятельности. Рабочие группы, длительные совещания, бюрократия, многоступенчатое согласование и прочее. Все это снижает эффективность. Особенно уделите внимание вспомогательным и процессам управления. Они несут в себе только издержки.

3. Оцените потребность в производительности основных процессов. Далеко не всегда производить больше – значит лучше. Если ограничение находится на стороне рынка, то незачем обслуживать большие производственные мощности. Часть можно законсервировать. Принимайте решение о снижении затрат только после оценки реальной потребности в ресурсах.

4. Сконцентрируйтесь на увеличении производительности всех процессов – при сохранении операционных издержек. В первую очередь, уделите внимание основным процессам.

Проведение оптимизации ставит своей целью повышение эффективности. Эффективность – это максимум результата при минимуме затрат.

Существует распространенное заблуждение, что все в жизни сводится ко времени. Ежедневно мы используем такие фразы:

«Если бы у меня было больше времени»
«Мне нужно еще несколько минут»
«Пара часов работы — только и всего»

Мы верим, что всего можно было бы достигнуть, будь у нас немного больше времени. Ошибочно полагаем, что все дело в его количестве, но наш рабочий день уже и так слишком длинный. Как все успевать и при этом не «сгореть на работе» — читайте в нашей сегодняшней статье.

Оковы свободы

С самого детства нас убеждают в важности распорядка дня, основанного на времени. Школьный день длится 8 часов, а структура урока подчиняется времени, а не тому, сколько должно быть изучено. Нас учат, что важнее уложиться в нужное время, чем закончить работу.

Однако сейчас мы все сильнее отходим от этой общепринятой практики. Все больше людей работает удаленно, частично, по контракту или вахтовым методом. Восьмичасовой рабочий день исчезает, но тот ли это отказ от временных рамок, на который мы так надеялись?

Свобода выполнять свои профессиональные обязанности где и когда угодно дает нам возможность работать по любому удобному графику. Это означает, что мы можем уложиться в короткие сроки или потратить на задачи массу времени — главное, чтобы работа была выполнена. Тем не менее исследования доказывают, что те, кому график позволяет работать меньше, в итоге трудятся значительно дольше.

Исследование, посвященное рабочему времени и продуктивности, проведенное Международной Организацией Труда, показало, что среднестатистический рабочий со свободным графиком работает 54 часа в неделю, а тот, кто подчиняется жесткому расписанию, всего 37. Эти 17 дополнительных часов являются следствием «свободы» устанавливать свой собственный график, но что еще хуже — эти часы не влияют на качество и продуктивность работы.

Когда Организация экономического сотрудничества и развития изучила влияние продолжительности работы на производительность в 18 европейских странах на протяжении 60-летнего периода, было обнаружено, что производительность в час при увеличении длительности рабочего времени всегда уменьшается. К тому же было замечено, что и результат ухудшается пропорционально росту рабочего времени.

После определенного момента все становится только хуже, ведь на следующий день часы будут потрачены на то, чтобы найти и исправить сделанные накануне ошибки.

Почему так получается?

Всем нам знакома ситуация, когда чувствуя сильную усталость и умственное истощение, мы продолжаем выполнять работу — просто для того, чтобы на свежую голову переделать большую ее часть. Возможно, это гордость или чувство ответственности, хотя более правильным кажется закон Паркинсона: «Работа занимает ровно столько времени, сколько на нее отведено».

Этот «закон» озвучил Сирил Норткот Паркинсон в рамках юмористического очерка в журнале «Экономист». Паркинсон приводит такой пример:

«Пожилая леди с массой свободного времени может потратить целый день на написание и отправление открытки своей племяннице в Богнор-Регис. Один час будет потрачен на поиски открытки, второй — на поиски очков, полчаса — на попытки вспомнить адрес, час с четвертью на написание и двадцать минут на то, чтобы решить — брать ли с собой зонт, чтобы дойти до почтового ящика на соседней улице. Вся работа, которая у занятого человека заняла бы не более трех минут, может заставить другого упасть замертво после целого дня сомнений, тревог и тяжелого труда».

Чем больше времени мы отводим на выполнение задания, тем больше времени мы на него тратим, а чем больше времени мы тратим, тем хуже в итоге выполняем само задание. Невозможно работать в полную силу в течение нескольких часов подряд. Мотивация, сила воли и сосредоточенность — это ограниченные ресурсы, которые надо использовать экономно в течение дня. Трата большего количества времени только убивает мотивацию и делает выполненную работу хуже.

Итак, если работать меньше, то можно показать высокую продуктивность?

Часто кажется, что у нас нет достаточно времени на встречи с друзьями, поддерживание отношений и все те вещи, которые делают нас счастливыми.

Даже учитывая, что отношения с семьей и друзьями — это основополагающие ценности, эта проблема все же является актуальной для большинства.

Возможность меньше работать дает время на общение и все те вещи, которые нужны для личного благополучия. Звучит безупречно, не так ли? Уделяйте меньше времени работе, и у вас будет больше времени на досуг и встречи с теми, кого вы любите.

Однако это не так.

Исследование Кристобаля Янга и Шаюна Лима из Стенфордского Университета показало, что из 500 000 рабочих у большинства уровень счастья зависит от продолжительности рабочей недели. Мы чувствуем себя абсолютно счастливыми в выходные и наименее довольными в понедельник и вторник. Очевидно, не так ли?

Удивительно, что та же тенденция существует и среди безработных: даже те, кому не нужно было присутствовать на рабочем месте в течение недели, все равно в будни чувствовали себя менее счастливыми. Янг и Лим связывают это с тем, что общение с другими людьми является более важным для нашего благополучия, чем просто свободное время: вы не получите полного удовольствия от выходного дня, если потратите день только на себя.

Уделяйте время только той работе, которая важна

Итак, мы не станем работать лучше, если потратим больше времени на работу, и мы не станем счастливее, если получим больше свободного времени.

Сфокусироваться на продуктивности, а не на конечном результате — вот наша цель.

Оправдывая работу затраченными ресурсами и временем, мы попадаем в ловушку: например, «Я потратил 60 часов/4 месяца/8 лет на это. Я заслужил успех».

Современная поговорка гласит, что дело не во времени, а в самой работе. Для многих удаленных сотрудников или тех, кто работает по гибкому графику, это означает выполнение любой ценой, но радоваться энному количеству затраченного времени вместо гораздо большего количества просто смешно. Если мы будем думать только о том, что сделано, не думая о том, как много времени потрачено на задание и какова продуктивность его выполнения, мы не увидим полной картины.

Как объясняет Линн Ву из Уортонской школы бизнеса, измерять продуктивность работы в ее результатах — бессмысленно. Продуктивность — это не только то, что сделано, но и то, как эффективно вы работали над заданием.

Недавнее исследование Джулиана Биркиншоу из Лондонской школы бизнеса показало, что большинство работников умственного труда — инженеров, писателей и тех, кто «думает, чтобы жить» — тратит в среднем 41% времени на работу, которую легко могли бы сделать другие.

Мы инстинктивно держимся за задания, которые делают нас «занятыми» (а значит, важными). Мы хорошо себя чувствуем, когда наш график расписан по минутам и приходится ждать, что вот-вот станет легче и появится время на наши жизненные потребности. Как ни парадоксально, все мы хотим больше свободного времени и при этом держимся за вещи, которые его отнимают.

Стремление работать более эффективно очень сложно отследить. Инвестирование в навыки, планирование или обучение других для того, чтобы освободиться самому, освобождают время для действительно важной работы — не просто для дел, которые делают нас «занятыми».

Переосмысление работы и жизни

Во всех аспектах жизни — как рабочих, так и личных — дело не в количестве времени. Мы никак не можем на это повлиять: не существует способа добавить часов в сутки. При этом комплексный эффект долгих рабочих дней и бессонных ночей заключается в том, что вы почти всегда показываете плохие результаты.

Дело в качестве, эффективности, умении определить, сколько времени потратить на работу и решить, как эффективнее использовать это время. Когда мы думаем так, мы перестаем воспринимать время как единицу измерения своего дня.

Существует несколько способов решить, как более продуктивно распорядиться своим временем — каждый из них может использоваться как индикатор вашей эффективности.

1. Планируйте задания, а не время

В своем эссе Пол Грэхем предполагает, что единицей измерения времени таких специалистов как писателей и программистов является как минимум половина дня, а не часовые или получасовые интервалы стандартного расписания.

Работа получается лучше всего тогда, когда она не требует соблюдения жестких дедлайнов и графиков. Чтение, сочинительство, редактура — все эти занятия получаются лучше, если не приходится растягивать время или, наоборот, спешить, чтобы уложиться в сроки.

Работа на результат дает ощущение успешности и помогает ответить на вопрос, эффективно ли вы работаете.

2. Когда смысл найден, продолжайте работать

Мотивация и энергия — ограниченные ресурсы, их растрачивание впустую сводит к нулю наши шансы и делает работу бессмысленной.

Эксперименты доктора Стила, посвященные мотивации и прокрастинации, показали, что значимость — самый важный аспект для поддержания мотивации. Когда выполняемая работа кажется нам важной, мы наиболее мотивированы на ее завершение. Так зачем же останавливаться? Встречи можно и перенести, а рабочий азарт не так просто восстановить.

3. Станьте лучше, быстрее, сильнее

Как сказал Генри Дэвид Торо, «Быть занятым недостаточно: таковыми бывают и муравьи. Вопрос в том, чем ты занят».

Необходимо учиться ежедневно сосредотачиваться на чем-то значительном, это позволит нам чувствовать себя состоявшимися.

Не стоит ходить на работу просто для того, чтобы отсидеть рабочий день и похвалить себя — сфокусируйтесь на том, чтобы выполнять свою работу и чувствовать удовлетворение от этого, и только после этого уходите.

Мы можем изменить то, как мы работаем, только если мы изменим свое мышление.

4. Просите помощи

Часто мы настолько погружаемся в работу, что забываем о возможности попросить помощи. Особенно в небольших компаниях, где кажется, что каждый сотрудник загружен работой по-максимуму, сама идея прервать чей-то рабочий процесс своей просьбой кажется странной.

Однако от одного маленького вопроса или коротенькой беседы может зависеть, потратите ли вы на задание 5 минут или целый час.

Используйте знания окружающих вас людей таким образом, чтобы вы вместе могли работать эффективно.

Вместо заключения

Вам не нужно больше времени — вам нужно время, потраченное с умом.
Это приходит только с пониманием, что долгие часы, затраченные на работу, не делают ее хорошей.

Как четко подметил Сет Годин: «Вам не нужно больше времени… вам просто нужно научиться принимать правильные решения». Время — это почти всегда вопрос качества, а не количества, поэтому определяйте цели и достигайте их.

1) жесткая экономия бюджета,

2) жесткое желание развивать бизнес.

Решение задачи – 10 очень простых идей эконом-класса (практически – «каша с топора»), которые, возможно, помогут управленцам маленьких и средних компаний идти в ногу со временем, минимизируя исходящие денежные и временные потоки.

1. Клиенты – ваше все

Ситуация.Менеджер по продажам договаривается выслать информацию о ценах и условиях потенциальной сделки компании, с представителем которой его коллега уже месяц ведет переговоры о продаже. И еще. Бывает, сотрудники отделов продаж выходят на тех же клиентов . И частенько менеджеры по продажам увольняются и приходят другие. А случается, что продажник просто не помнит, на какой договоренности он остановился с конкретной компанией: они попросили его больше не беспокоить или связаться через полгода? И уж совсем нередко: лежит стопка визиток в столе, и непонятно, где ты познакомился вот с этим человеком, с желтеньким логотипом?

Решение.Решение таких распространенных проблем придумано уже давно – система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Идея в том, что простую версию такой системы можно оперативно смастерить своими силами. Например, при помощи MS Access. Условия – это наличие человека, который встречался ранее с CRM-системами, и сможет детально понять процесс отдела и претворить в жизнь идею!

Обоснование.Во-первых, такую базу можно подстроить под конкретных сотрудников отдела продаж, учитывая специфичность компании, не загромождая формы лишними полями. Во-вторых, проектирование затратит достаточно малые временные и материальные ресурсы. В-третьих, позволит всегда иметь в командировке копию для оперативного поиска.

2. Мотивация и HR консалтинг: два в одном

Входящие данные.Вы наверняка много слышали про тренинги по мотивации персонала . А еще про HR-консалтинг, который помогает оптимизировать работу сотрудников, внедрять новомодные технологии управления персоналом. Никто не спорит, что они дают результат, однако часто этот результат неразумно съедает бюджет.

Исходящие данные.Опыт многих успешных компаний говорит о том, что лучший консалтинг и мотивация – это личное общение менеджмента с сотрудниками! С помощью частого общения с сотрудниками руководство всегда будет в курсе недостатков и достоинств бизнес-процессов в компании, проблем взаимодействия с контрагентами и внутри коллектива, а также получит предложения «изнутри» по решению этих проблем с контрагентами и внутри коллектива, совершенствованию системы и составлению стратегического курса.

Для сотрудников, в свою очередь, такие беседы являются лучшей мотивацией – им дают участвовать в управлении компании, их хотят слушать и их знают. Если штат большой, можно внедрить внутреннюю систему для связи – так называемый «Банк идей». И можно самим оперативно создать такую базу, например, с помощью того же MS Access. Основная мысль в том, что сотрудники периодически (например, раз в месяц) вносят свои идеи по развитию предприятия . Для особо стесняющихся можно установить условия анонимности, для активных и действительно ценных – материальное поощрение. Поверьте, управленец или консультант не может выявить глубинных проблем компании и предложить действительно конкретные идеи по их решению так, как это сделает рядовой сотрудник.

3. Мега-маркетинг

Задача. Необходимо вывести на рынок отличный продукт, но есть сомнения, что он не пойдет… Нанимать маркетологов? Лишние траты? А гарантия?

Расчет.Ваши потребители – просто люди. Это не какие-то абстрактные «Они», это просто «Мы». Считаем. Десяток сотрудников отправят вопросы своим 250 друзьям в социальной сети, а также сотню друзей попросят спросить у своих друзей. Допустим, ответят им на вопросы 200 (это уже 2000 голосов), а пришлют вопросник от своих друзей по 20 из каждых 100 (это еще 10*100*20 = 20 тыс. голосов). А если дальше? А если в других сетях? А если с сегментацией постараться? И все это грамотно заносить и обрабатывать просто в MS Excel?

Ответ. Получаем бюджетный мега-маркетинг из реальных источников. Идея простая, но такая настоящая.

4. Статистика – не средний результат по больнице

Дано. У вас несколько цехов и складов, упаковщики и кладовщики, десяток видов продукции и упаковки. Есть данные производства по цехам, по приему на складах , количеству брака по товарам на всех этапах.

Найти.Как все эти данные соединить воедино и проанализировать? Какую информацию можно получить, и какие решения сгенерировать, чтобы исправить узкие места в работе? Покупать модуль для производственной системы, OLAP?

Решение.Все гораздо проще. Можно освежить свои знания по статистике, воспользовавшись тем же MS Excel (а лучше Statsoft Statistica или другими пакетами). Ведь это может быть и мини-OLAP, и маркетинговое агентство, и организационный консалтинг в одном лице!

Ответ.Без особых затрат времени и денег проанализировав статистически массивы данных таким образом, можно узнать много полезной информации. Например, при работе какого упаковщика, упаковки, передаче на какие склады больше всего возникает брака. Или, у какого продавца, какой продукции, в каком городе и типе магазина большая вероятность продвижения дополнительной услуги. Такая статистическая обработка займет несколько дней, а принесет массу пользы – оптимизация штата, отказ от определенного вида продукции, сокращение издержек и др.

5. Контроль – всему голова

Ситуация.Бухгалтер провела в 1С не тот счет-фактуру. Потом поменяла на правильный. Позвонили кладовщики – там количество пришло другое. Поправили. Через месяц выяснили, что поставка была по «левым» ценам! Надо опять менять. А от этого поставщика с несколькими юридическими лицами уже гора поставок накопилась – перепутала, ввела дважды. Или бухгалтер ввела в 1С правильно. Но менеджер по закупкам решил глянуть, что там пришло. И случайным образом поменял цены! И ведь обнаружили это только через месяц. Как же много времени занимает уладить эти «человеческие факторы»... Делать глобальную реорганизацию бизнес-процессов или увольнять бухгалтера? Не поможет.

Решение.Современное решение подобных проблем – внедрить систему внутренних контролей . Во всех более-менее грамотных компаниях такая система уже отлично себя зарекомендовала. Суть системы – оптимизация процессов таким образом, чтобы вся информация всегда фиксировалась верно, и только ответственными за это людьми, а также чтобы руководитель не беспокоился о фактах мошенничества. Делается это при помощи перетасовки людей и определенных настроек в системах, в том числе, прав доступа в соответствии с матрицами ролей сотрудников. Принцип: независимая проверка \ сверка \ настройка программ. В принципе, можно самим заняться описанием бизнес-процессов, например, в MS Visio, обозначая контрольные процедуры и анализируя, как можно подкорректировать процессы.

Примечание. Главное – не переборщить, не развести бюрократию, не нагрузить людей лишними проверками и согласованиями.

6. Формализация – уже оптимизация

Факты. Не секрет, что формализация организационных структур, бизнес-процессов и должностных инструкций может сыграть ключевую роль в оптимизации структур и совершенствовании процессов, так как позволяет систематизировано описывать и проводить полноценный анализ работы компании.

Аргументы.У всех успешных компаний есть база с описанием процессов, которую они периодически модифицируют и которая помогает в стратегическом планировании ,оперативном анализе, оптимизации, а также экономит время при уходе и ротации кадров.

Есть несколько способов описаний, которые можно с легкостью освоить сотрудникам, ответственным за управление бизнес-процессами, модификацию оргструктуры и развитие компании. На процессы можно посмотреть графически, процессы можно рассмотреть с помощью количественных показателей, процессы можно оптимизировать, например, заметив дублирующую функцию. И для таких задач, как правило, хватает MS Visio и человека с логическим и творческим мышлением. Кстати, очень вдохновляет на оптимизацию процессов и структур книга «Реинжиниринг корпорации» (Майкл Хаммер, Джеймс Чампи ), которая складывает определенный тип мышления у человека, заинтересованного в развитии.

7. Вот такой ширины, вот такой высоты

Техническое задание.Столько людей сидит в офисе – не продохнуть! А еще народ собираетесь нанимать. И что же делать, чтобы можно было «продохнуть»? Снимать соседнее помещение – накладно как-то. Перепланировка – хуже увольнений. Наверняка, вы об этом уже задумывались. И возможно, задумывались не раз.

Внедрение. Работа на дому. И почему российские компании до сих пор так мало пользуются такой идеей? Смотрите. Анализируете функции и потребности сотрудников, определяя необходимость присутствия в офисе. Составляется матрица критериев и реальных потребностей компании, также учитываются предпочтения и предрасположенности работников. Как правило, четверть сотрудников имеют возможность работы на дому, появляясь в офисе, например, раз в неделю.

Результаты.Что это дает? Экономию на аренде, электричестве, канцелярии, заработной плате, оплате бензина и др. При этом обеспечивается более комфортная рабочая обстановка, уменьшается количество конфликтов, повышается удовлетворенность сотрудников. В свою очередь, вы предоставляете человеку свободу в рабочем графике и способствуете экономии его денег, времени, сил на передвижение. Безусловно, в системе есть свои минусы. Но тут самое важное – грамотная система мотивации, планирования и контроля. Хорошим сотрудникам можно и нужно доверять.

8. Да на тебе пахать надо!

Идея?Известные бизнес-консультанты стоят очень дорого. А вот молодые люди с небольшим, но уже достаточным для амбиций и подвижной мозговой деятельности, опытом обходятся дешевле, причем дают очень даже дельные и стратегические советы. Какой продукт и направление развивать? Какими путями идти при грядущих изменениях и наступающих конкурентах? Подобные вопросы часто задают в бизнес-изданиях в рамках бизнес-кейсов.

Идея.А почему бы и нет? Отличная идея: опубликовать задачу своей компании на популярном ресурсе – и получить тысячи решений от творческих людей, пробующих себя в роли управленцев! Причем, абсолютно конкретные решения, без многостраничных презентаций и матриц – и бесплатно. Бизнес-кейсы – кладезь идей для оптимизации, подход к которой вырабатывается всесторонне и действительным старанием.

9. Здравствуй, лицо, когда ты стало рожей

Размышления.Никогда не возникало ощущения, что на сайте неуютно? Хочется закрыть и перейти на другой, где поиск информации осуществляется намного проще? А еще ощущение, что сайт делал школьник лет десять назад? А описки встречали или, того хуже, ошибки? Встречается такое постоянно! Странно, но часто руководители забывают, что сайт – это лицо компании. И бывает, что сразу же это лицо отталкивает, хотя компания может быть совсем неплохой. А знает ли об этой проблеме руководитель? А вам нравится сайт вашей компании? А если быть более объективным?

Действия. Начинайте оптимизировать бизнес с сайта – сначала надо подредактировать лицо компании! Информация должна быть систематизированной, логичной и интересной, без шаблонных клише и банальных фраз, без кучи надписей и разделов. Возможно, эта идея покажется банальной, но стоит посмотреть на сайт со стороны. Или попросить хорошо знакомых людей написать обстоятельные отзывы. Скорее всего, будет много неожиданностей.

Выводы

Идей много, и по каждой из них можно написать отдельную статью. Но самая важная идея в бизнесе – постоянно генерировать идеи. Это и есть идея номер десять. Самая простая и самая сложная. Не ждать, а генерировать! Даже если в руках всего лишь топор…

Впервые статья была опубликована на Executive.ru 14 мая 2010 года в рубрике «Творчество без купюр». Реанонсирована в контентном блоке в рамках специального проекта редакции