Табель выходов на работу образец excel. Правила ведения упрощенного табеля учета рабочего времени

“Табель учета рабочего времени” (форма № Т-13) применяется для учета на предприятии рабочего времени своих работников. Как правило составляется в единственном экземпляре. Занимается этим делом уполномоченное лицо. Его заполняют, подписывают руководитель того подразделения, в котором оно создавалось, один из кадровых работников. Затем его предают в бухгалтерию предприятия.

Предлагаем Вашему вниманию небольшое видео на часто встречающийся вопрос “Суммированный учет рабочего времени. Продолжительность учетного периода”:

В данном табеле фиксируют время фактически отработанное сотрудником предприятия. На основании итогов рассчитывают принадлежащую ему заработную плату. На основании предоставленных разных документов, проверяют причины неявки на работу, работу в укороченном режиме, неполный рабочий день, перерасход рабочего времени и прочее.

К таким документам можно отнести:

• письменное предупреждение работника о простое на производстве по уважительным причинам;
• больничные листы;
• справки о выполнении в рабочее время общественных или государственных заданий;
• заявление о работе по совместительству.

Ежедневные затраты каждым работником своего рабочего времени, фиксируют в определённых строках и графах. В графах 4 и 6 вверху проставляют условные обозначения (коды), а внизу ставят продолжительность время, которое было отработано (или неотработано). Если возникает необходимость, то количество граф можно увеличивать. Например: если начало и конец рабочего дня не совпадает с общепринятыми нормами.

Все основные понятия были приняты постановлением Госкомстата Российской Федерации под № 1 от 05 января 2004 года “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”.

Предлагаем Вам ознакомиться с интересным предложением по кредитованию от банка “Тинькофф “:

Предпринимательская деятельность предполагает соблюдение большого количества правил, делегируемых законом. С одной стороны, эти правила касаются взаимоотношений с представителями государственных органов, с другой стороны – с наемными сотрудниками. Для того чтобы объективно оценить труд наемных работников, закон требует от субъектов бизнеса ведение табеля учета рабочего времени (упрощенный бланк представлен ниже). В этих целях разработаны специальные формы. Их заполнение подчиняется определенному порядку.

Табелирование рабочего времени

Табелирование рабочего времени – требование Трудового Кодекса РФ. Оно касается всех субъектов бизнеса, независимо от их формы владения, будь это индивидуальный предприниматель или организация. В компании за ведение табеля рабочего времени работника отвечает отдел кадров или специально назначенное должностное лицо. Индивидуальный предприниматель вправе вести его персонально. Также на практике нанимают отдельного работника – табельщика. Отсутствие данного документа является причиной для наложения административного наказания на руководителя или должностное лицо.

Бланк представляет собой информацию о рабочей активности работников. В нем отражаются сведения о рабочих дней каждого сотрудника, их отсутствие в определенные даты и причины отсутствия. Документ можно вести двумя методами:

• Ежедневное заполнение;
• Внесение информации в случае необходимости. Например, если сотрудник не вышел на работу или опоздал.

Составление табеля учета рабочего времени имеет практическое значение. Сведения, отраженные в нем, учитываются в следующих случаях:

• объективность расчетов при начислении заработной платы;
• способствует соблюдению трудовой дисциплины;
• устанавливает норму рабочего времени по неделям;
• помогает определить объем сверхурочной работы;
• служит показателем деловой активности в праздничные и выходные дни.

Таким образом, бухгалтер использует табель для определения правомерности начисляемой заработной платы, кадровый отдел получает возможность отследить показатели эффективности работника, и, в случае необходимости обосновать взыскания или наоборот, премиальные.

Кроме того, при проверках со стороны инспекции труда, первым делом изучается бланк табеля рабочего времени, упрощенный или типичный.

Относительно формы табеля нет строгих правил. Каждое предприятие вправе применять свой собственный бланк в произвольной форме. Со стороны государства есть лишь рекомендация – бланк, разработанный Госкомстатом РФ. Вести его несложно.

Бюджетные организации используют специально разработанный бланк №0504421. Виды бланков, предназначенных для всех остальных, делятся на два: Т-12 и Т-13.

Т-12 больше полезен бухгалтерии, так как содержит данные, необходимые для начисления заработной платы. Т-13 используется там, где учет рабочего времени ведется на автоматизированных условиях. В таких организациях работники отмечаются путем показа пропусков или введения специальных карточек у входа.

Упрощенный бланк табеля рабочего времени в Экселе можно скачать на нашем сайте (в конце статьи) и использовать в производственных целях.

Учитывая тот факт, что Т-13 используется для автоматизированных систем, изучению подлежит порядок заполнения формы Т-12.

Порядок учета табеля рабочего времени на практике

Информация вносится в несколько зашифрованном виде – с помощью сокращенных буквенных обозначений. Полный список и значение сокращений указано в стандартных бланках.

Заполнение шапки табеля и первых трех граф подразумевает введение следующей информации:

• название компании/ИП;
• отдел;
• данные работников;
• табельные номера работников;
• номер документа во внутреннем документообороте;
• отчетный период;
• обозначения и коды.

Выходные, больничные, пропуски без уважительной причины и неявки отображаются пунктами 4,5,6 и 7. Важно помнить, что каждая отметка в табели должна иметь документ, подтверждающий ее правдивость. Например, если сотрудник не выходил на работу по причине болезни, то для отмеченных дней требуется больничный лист. Если отмечено, что работник в какой-то день отработал сверхурочные, то к этой отметке должен прилагаться приказ руководства.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Для удобства и понятности информации бланк заполняется не подробным описанием, а краткими обозначениями и кодами. Условные обозначения табеля учета рабочего времени расшифруются следующим образом:

• длительность дневной смены – «Я», код обозначения – 01;
• ночная смена будет отражена в виде буквы «Н» и под номером 02;
• трудовая деятельность работника в выходной день или праздник записывается под номером 03 и с пометкой «РП»;
• информация о том, какой объем работы выполнил работник в нерабочее время, отмечается буквой «С» и присваивается код 04;
• если на предприятии практикуется вахтовый рабочий график, то он вносится обозначением «ВМ» под номером 05;
• под номером 06 и с буквой «К» отмечаются командировки;
• в случаях, когда работник отправляется на обучение с целью повышения квалификации, и, при этом освобождается от работы, в бланке ставится знак «ПК» и нумеруется как 07;
• если предыдущий пункт предполагает выезд в другой город, то это пишется как «ПМ» под номером 08;
• когда приходит время отпуска, у каждого сотрудника перед фамилией появляется маркировка «ОТ» с номером 09;
• если работник заслужил дополнительный отпуск, то – «ОД» — 10;
• если работник выполнил государственные обязанности, то необходимо отметить буквой «Г»;
• Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени используют букву «Б» для фиксирования отсутствия работника по беременности;
• время после рождения ребенка и до начала работы – «ОР»;
• расшифровка «ОЖ» в табеле означает уход за ребенком, которому менее 3 лет;
• если работник прогулял рабочее время – «П»;
• расшифровка «НН» в табеле — неявка на работе без детализации причин. Обозначение ставится то до момента выяснения причины, после – код причины;
• если сотрудник предварительно согласовал неявку с руководством, то ставится значок «А»;
• отпуск, предоставляемый в связи с учебой – «ОУ»;
• количество фактически отработанных часов – «Ф».

Для ознакомления с полным вариантом обозначений, рекомендуем скачать простой бланк табеля учета рабочего времени на нашем ресурсе и пользоваться в своих целях.

Есть также альтернативный подход к заполнению бланка. Упрощенный бланк табеля учета рабочего времени допускает ведение записей без детализации. В таких случаях перед фамилией сотрудника могут быть указаны всего два кода: норма рабочего дня и дни пропусков. Больничные здесь не отображаются. На практике такой метод не поощряется бухгалтерами, так как нехватка информации может породить ошибки при начислении заработной платы.

Разница между бланками работы на месяц: Т-12 и Т-13

Вариативность ведения документооборота порождает вопросы перед должностными лицами. Например, как заполняется табель учета рабочего времени?

Для начала следует еще раз уточнить, что Т-12 отражает посещаемость работников, и он заполняется вручную. Т-13 ведется электронным способом. На практике предпочтительным становится Т-13, так как электронный документ упрощает подсчеты.

Следует учитывать, что метод заполнения бланков не предполагает строгих правил. Но базовая информация должна быть отражена понятным для специалистов способом. Правильным считается подход, при котором бланки заполняются ежедневно, путем проверки каждого работника в списке, а не путем фиксирования отклонений – отметка пропусков и неявок. Это будет максимально объективной информацией.

Когда табель учета рабочего времени заполнен, внизу указываются сведения об ответственном сотруднике. Документ утверждается руководителем или руководителем структурного подразделения, и только затем в него ставится дата заполнения бланка.

Табель учета рабочего времени позволяет фиксировать возможную занятость неполного рабочего дня, выходы на работу во внеурочное время и переработки, а также получать сведения об итоговом количестве отработанных часов с учетом отпусков и отгулов. Все эти сведения важны для начисления заработной платы.

Ведение рассматриваемого документа является обязательным для работодателей. Это законодательно закреплено в статье 91 ТК РФ .

Порядок ведения табеля рабочего времени на 2019 год

Приказ на составление табеля издает и подписывает руководитель организации. Ответственным лицом за его ведение назначается, как правило, руководитель структурного подразделения.

Документ составляется в единственном экземпляре и заполняется ежедневно. В конце каждого месяца выводится общее количество отработанных дней и часов. Документ подписывает руководитель структурного подразделения, работник кадровой службы, после чего он передается в бухгалтерию.

Данный документ имеет два бланка — форма T-12 и форма T-13, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Первая форма позволяет учитывать не только время занятости, но и вести мониторинг выплат работникам. Форма Т-13, напротив, содержит только графы для заполнения фактически отработанного времени. Скачать табель учета рабочего времени на 2019 год (бланк) можно ниже.

Форма Т-12

Форма Т-13

Правила ведения табеля учета

При любой продолжительности работы, независимо от установленных режимов, сведения могут отражаться в таблице двумя способами:

• методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
• путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т. п.).

Все отметки об отступлениях от обычных условий занятости (прогул, больничный, сверхурочная работа и т. д.) должны быть подтверждены соответствующими документами (медицинскими справками, приказами и т. д.).

Все обозначения и коды табеля указываются на титульном листе. Например, буквой «Я» обозначается явка на работу, «ОТ» — отпуск, «В» — выходной и т. д.

Подробнее об этом читайте в статье « » .

Образец табеля учета рабочего времени скачать бесплатно

Программы для ведения учета

Некоторые организации используют специальные программы для ведения отражения рабочего времени сотрудников, которые обеспечивают в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о присутствии работников на рабочих местах, времени их прихода и ухода, периоде работы и отдыха сотрудников и т. д.

Однако в большинстве организаций до сих пор принято заполнять ведомость вручную. Так как она является важнейшим документом не только для расчета заработной платы, но и для декларирования расходов предприятия на оплату труда, что, в свою очередь, влияет на размеры налогов. Следовательно, заполнять ее нужно грамотно и внимательно.

Сроки хранения табеля учета рабочего времени

Бланк табеля учёта рабочего времени по форме Т-12 и Т-13

Табель учёта рабочего времени – кадровый документ, который отражает присутствие / отсутствие сотрудников на своих рабочих местах. Если работник не вышел на работу, указывается причина неявки. Кроме того, в табель вносятся сведения об общем количестве отработанных дней и часов за месяц.

Для этих целей используется бланк по форме Т-12 или Т-13. Последний будет рассмотрен в качестве образца.

Мнение эксперта

Мария Богданова

Стаж более 6 лет Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология

Обязанность работодателя по ведению учёта времени даже была закреплена на законодательном уровне – в статье 91 Трудового кодекса РФ «Понятие рабочего времени». В 2019 году так же, как и прежде, можно будет пойти 2 путями: составить документ самостоятельно на основе имеющихся образцов или воспользоваться унифицированной формой, которая была утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1. Для бюджетных государственных (муниципальных) учреждений существует своя форма табеля, утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 №52н.

В 2019 году календарный срок хранения табелей рабочего времени не изменится, он составит 5 лет для обычных компаний и фирм и целых 75 лет для производств, расположенных на крайнем севере или потенциально несущих повышенную опасность (тяжёлые, вредные и другие предприятия).

Закрывать табель досрочно за несколько дней до окончания расчётного месяца не рекомендуется. Хотя так бывает нередко. Например, табель подписывают 27 числа и всем работникам проставляют рабочие дни с 27 по 30 (31) число. В результате, если сотрудник заболеет, возьмет отпуск за свой счёт и т. п., то может оказаться, что ему выплатили «лишнюю» заработную плату. В таком случае её придётся удерживать из начислений следующего месяца как неотработанный аванс, выданный работнику в счёт заработной платы (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Заполнение формы Т-13

Табель можно заполнять 2 способами:

Отмечать все явки и неявки на работу каждый день (рассмотрен ниже)

Отмечать только неявки, опоздания и прочие «нарушения» распорядка рабочего дня

Вверху бланка указываем наименование организации или ИП, номер документа и дату его составления.

Графа «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.

Графа «Отчётный период». Указываем период времени, за который составляется документ (обычно месяц).

Графа 2 и 3. ФИО, должность и табельный номер сотрудника.

Графа 4. Отмечаются все явки и неявки. Каждому календарному дню соответствует отдельная ячейка, состоящая из двух клеток. В верхней клетке указывается буквенный код, а в нижней – количество часов, отработанных за этот день, либо эту клетку можно оставлять пустой при условии, что учёт рабочего времени ведётся в днях.

Все кодовые обозначения (буквенные и цифровые) указаны в бланке по форме Т-12, наиболее употребляемы следующие коды:

Я – полностью отработанный рабочий день

В – выходной или праздничный день

К – служебная командировка

Б – временная нетрудоспособность (больничный)

ОТ – основной оплачиваемый отпуск

Графа 5. В верхней клетке указывается количество отработанных дней за каждую половину месяца. В нижней – количество отработанных часов за тот же период.

Графа 6. Указываются данные за весь месяц: верхняя клетка – количество отработанных дней, нижняя клетка – количество отработанных часов.

Графа 7-9. Указываются сведения для расчёта зарплаты. Если для всех сотрудников использовался один вид оплаты труда, тогда в шапке таблицы находим две графы: «Код вида оплаты» и «Корреспондирующий счёт» - и заполняем их соответствующими данными.

При этом нижние графы 7 и 8 остаются пустыми. Заполняется только 9 графа. А если использовалось несколько видов оплаты труда, тогда заполняем графы 7,8,9, а графы в шапке таблицы не трогаем.

Графа 7 (при необходимости). Код вида оплаты . Полный список кодов можно . В образце же используются: 2000 – оплата трудовых обязанностей (зарплата) и 2012 – отпускные выплаты

Графа 8. Указывается корреспондирующий счёт согласно плану счетов бухучёта.

Графа 9. Количество отработанных за месяц дней и часов, соответствующих данному виду оплаты.

Графа 10, 11, 12, 13. Указываются данные о причинах неявок и опозданий сотрудников (код и количество дней, часов отсутствия сотрудника на рабочем месте).

- Картинка 1 (нажмите для увеличения) -

ТК РФ обязывает работодателей вести учет времени, отработанного сотрудниками (ст. 91 ТК РФ). Унифицированная форма Т-13 «Табель учета рабочего времени» предусмотрена именно для этого (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1). В ней отражаются сведения о явках и неявках (по разным причинам) сотрудников на работу, а также количество фактически отработанного ими времени. Благодаря табелю работодатель может отследить соблюдение работником установленного режима рабочего времени.

Если большая часть сотрудников работает в одном режиме рабочего времени, то кадровая служба организации (или бухгалтерия) может вести единый табель для всех работников. Если же подразделения компании работают в разных режимах, то в каждом из них может вестись свой табель учета. Делает это уполномоченное лицо, а затем передает сведения в отдел кадров и/или бухгалтерию. Заработная плата работникам должна начисляться с учетом данных, указанных в табеле.

Отметим, что применение формы Т-13 коммерческими организациями не обязательно. В компании может быть разработана и своя форма, но она должна быть утверждена руководителем (Письмо Роструда от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1 , ч. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Заполнение формы Т-13

Форма Т-13 может быть заполнена двумя способами: либо в ней методом сплошной регистрации фиксируются все явки и неявки работников, либо указываются только отклонения от общеустановленного режима работы (неявки, сверхурочная работа и т.д.). Для этого используются специальные коды (Указания по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

В графе 4 табеля для каждой даты месяца отведено 2 ячейки: в верхней проставляется код, обозначающий явку или неявку сотрудника, в нижней - количество отработанного им времени в этот день. Если работник на работе отсутствовал (был в отпуске, командировке и т.д.), то нижнюю ячейку оставляют пустой.

Условные обозначения - коды - приведены на титульном листе формы N Т-12. Они бывают двух видов: буквенные и цифровые. Работодатель может использовать либо те, либо другие по своему усмотрению. К примеру, продолжительность работы в дневное время обозначается кодом «Я» или «01», ежегодный основной оплачиваемый отпуск - кодом «ОТ» или «09», а служебная командировка - кодом «К» или «06».