Определение среднесписочной численности работников. Расчет среднесписочной численности работников. Как отчитаться в налоговую

Правила и нормы для расчёта среднесписочной численности работников в 2018 году регламентируются и задаются Приказом Росстата от 28/01/2013 № 428, а также Инструкцией по статистике численности и заработной платы рабочих и служащих от 17/09/1987 № 17-10-0370.

Скачать форму сведений о среднесписочной численности в Excel или PDF

Отчёт о среднесписочной численности персонала необходим для выполнения требований законодательства при заполнении бланков следующих деклараций:

Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование (форма 4-ФСС);
Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование (форма РСВ-1 ПФР);
Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год (форма по КНД 1110018);
Сведения о численности, заработной плате и движении работников (форма П-4);
Сведения об основных показателях деятельности малого предприятия (форма N ПМ);

От показателя среднесписочной численности зависят:

Возможность получения льгот по налогам, если предприятие использует труд инвалидов (НДС, налог на прибыль, налог на имущество и земельный налог);
И необходимость направлять в налоговую службу декларации за прошлый год в виде электронного документа, если численность персонала предприятия выше, чем сто чел. (статья восемьдесят НК РФ);

Информация о среднесписочной численности персонала должна готовиться фирмой независимо от того, есть ли в штате компании сотрудники, ведёт ли компания активную операционную деятельность. В случае отсутствия персонала в штате фирмы, в соответствующем поле бланка отчётной формы необходимо поставить цифру ноль. Среднесписочная численность рассчитывается как для давно работающего предприятия, так и для только что созданного (до двадцатого числа месяца, который идёт за месяцем учреждения фирмы) и для закрывающегося предприятия (сведения должны готовиться не за месяц, а на конкретную дату ликвидации общества).

Кто входит в расчёт среднесписочной численности

Для расчёта среднесписочной численности в 2018 году необходимо учитывать следующие категории работников:

Собственники фирмы, работающие и получающие в ней зарплату;
Работники в штате компании, имеющие с трудовые договора с компанией;
Совместители, если они не являются сотрудниками данной фирмы;
Ученики, которые во время каникул проходят на предприятии производственную практику (если с ними были оформлены договора ГПХ);
Военнослужащие, а также отбывающие наказание в колониях-поселениях, если они задействуются в работе фирмы по соответствующим договорам с государственными учреждениями;

В расчёте среднесписочной численности должны принимать участие как явившиеся на работу сотрудники фирмы, так и те сотрудники, которые отсутствуют на работе по каким-либо обстоятельствам (например, направлены в командировку, болеют, взяли отпуск и.т.п.).

Не включаются в расчёт среднесписочной численности следующие категории работников:

Женщины в периоды отпусков по беременности и родам;
Работники компании, взявшие отпуск по уходу за ребёнком;
Работники предприятия, взявшие дополнительный учебный отпуск без сохранения зарплаты;
Работники фирмы, сдающие вступительные экзамены в ВУЗы и взявшие дополнительный отпуск без сохранения заработной платы;
Выполняющие работы по авторским договорам;
ИП, если предприниматель работает по договору ГПХ;
Штатные работники компании, являющиеся одновременно внешними совместителями, или работающие параллельно по договору ГПХ характера со своей организацией (они учитываются только один раз, как штатная единица);
Написавшие заявление об увольнении и не выходящие после этого на работу сотрудники;
Сотрудники, которые были переведены на работу в другую организацию или направлены на работу за границу;
Работники, направленные на обучение с отрывом от работы;
Лица, с которыми заключён ученический договор, которые получают за время обучения стипендию;
Адвокаты, военнослужащие и члены кооперативов (без трудового договора);

Особым образом учитываются в среднесписочной численности сотрудники с продолжительностью рабочего времени менее нормальной (нормальная - сорок час. в неделю). Их численность должна учитываться в прямой пропорции к отработанному времени. Например, сотрудник, которому была установлена 20-ти часовая рабочая неделя («полставки»), должен учитываться в списочной численности как 0,5 штатной единицы.

Важно, что к данной категории не относятся сотрудники с сокращённым рабочим временем. ТК РФ устанавливает сокращённое рабочее время для инвалидов, работников в возрасте до восемнадцати лет а также, в отдельных случаях, работников, совмещающих работу с обучением.

В случаях перевода персонала на неполное рабочее время по инициативе компании (например, снизился объем производства и все работают 4 дня в неделю по 8 часов вместо обычных 5-ти), работники должны учитываться в среднесписочной численности по стандартным правилам – ка целые штатные единицы.

База для расчёта среднесписочной численности

Среднесписочная численность сотрудников фирмы должна рассчитываться на базе табельного учёта. Фирма должна ежедневно учитывать списочную численность своих сотрудников в табелях рабочего времени. В состав списочной численности необходимо включать следующих работников компании:

Вышедшие на работу и выполняющие свои трудовые обязанности сотрудники;
Имеющие в данный день месяца выходной, по графику работы предприятия;
Получившие выходной или день отдыха в соответствии с ТК РФ (за переработку, работу в выходные и праздники т.п.);
Персонал, не вышедший на работу в учитываемый день связи с болезнью, находящиеся в отпуске любого вида или в командировке;
Персонал, находящийся в учебном отпуске, но только когда за работником сохраняется заработная плата;
Работники, не присутствующие на рабочих местах по причине прогула;
Находящиеся на работе, но фактически не работающие из-за простоя, или находящиеся в забастовке работники;

Проще говоря, в списочную численность включаются все работники компании, вне зависимости от их явки или неявки на работу в учитываемую дату.

Формула расчёта среднесписочной численности за месяц

Различается расчёт среднесписочной численности для работников с полной занятостью и для следующих категорий работников: работников с неполною занятостью и внешних совместителей, работников по договорам ГПХ.

К категории работников с неполной занятостью не относятся работники с сокращённой продолжительностью рабочего времени (инвалиды, работники в возрасте до восемнадцати лет и др. категории). Эти работники учитываются в среднесписочной численности по правилам для работников с полной занятостью, то есть как целые штатные единицы.

Среднесписочная численность работников с полной занятостью за месяц равна сумме списочной за каждый день месяца, делённой на количество календарных дней месяца. Важно, что списочная численность должна быть определена за каждый день месяца, независимо от того, является ли он рабочим, нерабочим ли праздничным. Полученная сумма также делится на полное количество календарных дней месяца.

Как посчитать списочную численность в нерабочий или выходной день? Списочная численность выходного дня равна списочной численности за предыдущий рабочий день. Если подряд идёт несколько выходных дней, списочная численность каждого из них равна последнему предшествующему рабочему дню.

В целях подсчёта среднесписочной численности работников с неполной занятостью , внешних совместителей и работников по договорам ГПХ, необходимо сделать перерасчёт на полную занятость. Прежде всего для этого требуется определить отработанное ими количество человекодней.

Количество отработанных человекодней равняется сумме отработанных человекочасов, делённой на установленную конкретному работнику продолжительность рабочего дня. Иными словами, для работников с разной продолжительностью рабочего дня расчёт надо проводить отдельно. Основные варианты неполной продолжительности рабочего дня:

При 36ти часовой пятидневке – 7,2 часа;
При 36ти часовой шестидневке – 6 часов;
При 24часовой пятидневке – 4,7 часа;
При 24часовой шестидневке – 4 часа;

При этом, если сотрудник в рабочий день болел, был в отпуске или прогуливал работу, эти дни включаются в расчёт отработанных человеко-часов по количеству отработанных часов предшествующего рабочего дня.

После расчета общего количества отработанных человекодней необходимо вычисляется среднесписочная численность в пересчёте на полную занятость. Для этого общее количество отработанных человекодней делится на количество рабочих дней в месяце.

Формула расчета среднесписочной численности работников с неполной занятостью:

Существует еще один, возможно более простой, метод расчета среднесписочной численности работников с неполным рабочим днем. Для этого надо поделить продолжительность неполного рабочего времени на нормальную (8 часов). Например, если сотрудник работает 4,7 часа в день, но он учитывается за каждый рабочий день как 0,5875 штатной единицы. Затем полученное значение необходимо умножить на количества отработанных сотрудником дней за месяц. Далее, считается сумма полученных значений по всем работникам с неполным рабочим днем, и эта сумма делится на число рабочих дней по календарю.

В окончательном расчёте среднесписочной численности по предприятию в целом итоговые значения по всем категориям работников суммируются и округляются до целого числа по общим правилам округления: если после запятой получается цифра 5 или больше, то число округляется вверх.

Пример расчёта среднесписочной численности за месяц

Рассмотрим пример расчёта среднесписочной численности в организации на примере февраля 2016 года. Например, на первое февраля в компании фактически числилось 50 сотрудников. 10 февраля на работу было принято ещё 10 сотрудников. А 25 февраля 5 человек уволилось. Рассчитаем показатель среднесписочной численности для этой организации:

ССЧ = (9*50+16*60+3*55) / 28 = 56,25 ~ 56 человек

Онлайн калькулятор расчёта среднесписочной численности

Среднесписочная численность должна рассчитываться автоматически в системах кадрового учёта и расчёта заработной платы (например, в 1С). Также расчёт среднесписочной численности в 2017 году вы можете провести с помощью нашего онлайн – калькулятора. Для расчёта на месяц необходимо ввести данные о списочной численности на каждую дату месяца в соответствующие ячейки таблицы. Оранжевым цветом выделены выходные дни (Внимание, выходные дни соответствуют календарю 2015 года! Для расчета среднесписочной численности на 2016 год нужно отредактировать формулы в ячейках в соответствии с графиком выходных и рабочих дней).

Формула расчёта среднесписочной численности за квартал, год

Среднесписочная численность работников организации за квартал равна сумме среднесписочной численности за каждый месяц квартала, делённой на три.

Формула расчёта среднесписочной численности с начала года

Для отдельных видов отчётности иногда требуется рассчитать численность с начала года, например за 5 месяцев. Формула расчёта среднесписочной численности в этом случае аналогична квартальной. Сумма среднесписочной численности каждого месяца отчётного периода делится на количество месяцев отчётного периода.

Предоставление сведений о среднесписочной численности

ИП предоставляют данные о среднесписочной численности по месту регистрации. ООО подают сведения по месту расположения своего офиса. Существует три способа предоставления сведения – лично в ФНС, по почте или электронно по телекоммуникационным каналам связи.

Сроки предоставления справки о среднесписочной численности – до двадцатого января. Для только что учрежденных предприятий – до двадцатого числа месяца, следующего за датой учреждения фирмы.

Штраф за непредставление справки о среднесписочной численности составляет 200 рублей.

Екатерина Анненкова, аудитор, аттестованный Минфином РФ, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению ИА "Клерк.Ру". Фото Б. Мальцева ИА «Клерк.Ру»

Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год представляются налогоплательщиком в ФНС (п.3 ст.80 НК РФ):

не позднее 20 января текущего года,
не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором организация была создана (реорганизована) - случае создания (реорганизации) организации.

Указанные сведения представляются по форме, утвержденной Приказом ФНС РФ от 29.03.2007г. №ММ-3-25/174@ «Об утверждении формы Сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год».

Данный отчет необходимо сдать в ФНС вне зависимости от того, сколько сотрудников находится в штате компании. Отчет предоставляется:

По месту налогового учета компании,
По месту регистрации ИП*.

При этом, согласно разъяснениям Минфина, данным в Письме от 20.03.2012г. №03-02-08/24, ИП обязан предоставлять данные сведения, вне зависимости от того, есть ли у него наемные сотрудники:

«В п. 3 ст. 80 Кодекса и в Приказе ФНС России от 29.03.2007г. №ММ-3-25/174@ «Об утверждении формы сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год» не предусмотрено, что налогоплательщики - индивидуальные предприниматели, у которых отсутствуют наемные работники, не представляют в налоговые органы сведения о среднесписочной численности работников.»

Кроме того, данный показатель участвует в расчете некоторых налогов и необходим при выполнении ряда требований Налогового кодекса, так как с показателем среднесписочной численности работников (СЧР) связано немало обязанностей и льгот налогоплательщиков.

Так, например, согласно п.3 ст.80 НК РФ:

налогоплательщики, СЧР которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек,
а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, численность работников которых превышает указанный предел,

представляют налоговые декларации (расчеты) в ФНС по установленным форматам в электронной форме и не имеют права воспользоваться для предоставления деклараций бумажными носителями.

Кроме того, в соответствии с пп.15 п.3 ст.346.12 НК РФ, организации и ИП, СЧР которых за налоговый (отчетный) период, определяемая в порядке, устанавливаемом федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области статистики, превышает 100 человек:

Не вправе применять УСН.

Так же, согласно пп.1 п.2.2 ст. 346.26 НК РФ, организации и ИП, СЧР которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек, не вправе переходить на уплату ЕНВД.

Касается расчет СЧР и ИП, применяющих патентную систему. Согласно пп.5 ст.346.43 НК РФ, при применении ПСН, ИП вправе привлекать наемных работников, в том числе по договорам ГПХ. При этом средняя численность наемных работников, не должна превышать за налоговый период 15 человек по всем видам предпринимательской деятельности, осуществляемым ИП.

Существуют и другие ситуации, когда обязанности и права организаций напрямую зависят от количества работающих в ней сотрудников, соответственно, правильность расчета показателя СЧР в некоторых случаях может сильно интересовать представителей налоговых органов.

В нашей статье мы рассмотрим порядок расчета средней численности работников как состоящих в трудовых отношениях с организацией (в том числе - внешних совместителей), так и заключивших с ней договоры ГПХ.

Порядок расчета среднесписочной численности работников

В соответствии с требованиями НК РФ, расчет СЧР осуществляется в соответствии с Указаниями по заполнению форм федерального статистического наблюдения, утвержденными Приказом Росстата от 24.10.2011г. №435.

Согласно п.77Указаний по заполнению формы №П-4, средняя численность работников организации включает в себя:

среднесписочную численность работников,
среднюю численность внешних совместителей,
среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).

СЧР за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, т.е. с 1 по 30 или 31 число (для февраля - по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца.

СЧР за квартал определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы работы организации в квартале и деления полученной суммы на три (п.81.5 Указаний).

СЧР за период с начала года по отчетный месяц включительно определяется путем суммирования СЧР за все месяцы, истекшие за период с начала года по отчетный месяц включительно, и деления полученной суммы на число месяцев за период с начала года, т.е. соответственно на 2, 3, 4 и т.д. (п.81.6 Указаний).

СЧР за год определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы отчетного года и деления полученной суммы на 12 (п.81.7 Указаний).

СЧР в организациях, работавших неполный месяц (например, в организациях, вновь созданных*, имеющих сезонный характер производства), определяется путем деления суммы численности работников списочного состава за все дни работы организации в отчетном месяце, включая выходные и праздничные дни за период работы, на общее число календарных дней в отчетном месяце (п.81.8 Указаний).

*К вновь созданным организациям не относятся организации, созданные на базе ликвидированных (реорганизованных) юридических лиц, обособленных или несамостоятельных подразделений.

Обратите внимание: Организации, временно приостановившие работу по причинам производственно-экономического характера, определяют СЧР на общих основаниях .

Если организация работала неполный квартал, то СЧР за квартал определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за месяцы работы в отчетном квартале и деления полученной суммы на 3 (п.81.9 Указаний).

Если организация работала неполный год (сезонный характер работы или создана после января), то СЧР за год определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы работы организации и деления полученной суммы на 12 (п.81.10 Указаний).

Численность работников списочного состава за выходной или праздничный день принимается:

равной СЧР за предшествующий рабочий день.

При наличии двух или более выходных или праздничных дней подряд ЧРС состава за каждый из этих дней принимается:

равной численности работников списочного состава за рабочий день, предшествовавший выходным и праздничным дням.

Расчет СЧР производится на основании ежедневного учета списочной численности работников, которая должна уточняться на основании:

приказов о приеме,
приказов о переводе работников на другую работу,
приказов об увольнении (при прекращении трудового договора).

Численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать данным табеля учета рабочего времени работников, на основании которого устанавливается численность работников, явившихся и не явившихся на работу.

СЧР рассчитывается на основании списочной численности, которая приводится на определенную дату, например, на последнее число отчетного периода.

В списочную численность работников включаются:

наемные работники, работавшие по трудовому договору и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более,
работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату в данной организации.

В списочной численности работников за каждый календарный день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам.

Исходя из этого, в списочную численность целыми единицами включаются , в частности, работники:

Фактически явившиеся на работу, включая и тех, которые не работали по причине простоя.

Находившиеся в служебных командировках, если за ними сохраняется заработная плата в данной организации, включая работников, находившихся в краткосрочных служебных командировках за границей.

Не явившиеся на работу по болезни (в течение всего периода болезни до возвращения на работу в соответствии с листками нетрудоспособности или до выбытия по инвалидности).

Не явившиеся на работу в связи с выполнением государственных или общественных обязанностей.

Принятые на работу на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, а также принятые на половину ставки (оклада) в соответствии с трудовым договором или штатным расписанием.

В списочной численности такие работники учитываются за каждый календарный день как целые единицы , включая нерабочие дни недели, обусловленные при приеме на работу.

При этом, согласно п.81.3 Указаний, такие сотрудники при определении СЧР учитываются пропорционально отработанному времени.

Расчет производится в следующем порядке:

а) Исчисляется общее количество человеко-дней, отработанных этими работниками, путем деления общего числа отработанных человеко-часов в отчетном месяце на продолжительность рабочего дня, исходя из продолжительности рабочей недели, например:

40 часов - на 8 часов (при пятидневной рабочей неделе) или на 6,67 часа (при шестидневной рабочей неделе),
36 часов - на 7,2 часа (при пятидневной рабочей неделе) или на 6 часов (при шестидневной рабочей неделе),
24 часа - на 4,8 часа (при пятидневной рабочей неделе) или на 4 часа (при шестидневной рабочей неделе).

б) Затем определяется средняя численность неполностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость путем деления отработанных человеко-дней на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце.

При этом за дни болезни, отпуска, неявок (приходящиеся на рабочие дни по календарю) в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню (в отличие от методологии, принятой для учета количества отработанных человеко-часов).

Обратите внимание: Работники, которым в соответствии с законодательством РФ установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, включая инвалидов, в СЧР учитываются как целые единицы .

К работникам, которым законодательно установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, относятся, в частности:

работники в возрасте до 18 лет,
работники, занятые на работах с вредными и опасными условиями труда,
женщины, которым предоставлены дополнительные перерывы в работе для кормления ребенка,
женщины, работающие в сельской местности,
работники, являющиеся инвалидами I и II групп.

Так же, учитываются как целые единицы, лица, работавшие неполное рабочее время по инициативе работодателя.

Принятые на работу с испытательным сроком.

Заключившие трудовой договор с организацией о выполнении работы на дому личным трудом (надомники).

В списочной и среднесписочной численности работников надомники учитываются за каждый календарный день как целые единицы .

Сотрудники, имеющие специальные звания.

Направленные с отрывом от работы в образовательные учреждения для повышения квалификации или приобретения новой профессии, если за ними сохраняется заработная плата.

Временно направленные на работу из других организаций, если за ними не сохраняется заработная плата по месту основной работы.

Студенты и учащиеся образовательных учреждений, работающие в организациях в период производственной практики, если они зачислены на рабочие места (должности).

Обучающиеся в образовательных учреждениях, аспирантурах, находящиеся в учебном отпуске с сохранением полностью или частично заработной платы.

Поступающие и обучающиеся в образовательных учреждениях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы*.

Находившиеся в отпусках по беременности и родам, в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в отпуске по уходу за ребенком.*

*При этом, согласно п.81.1 Указаний, некоторые работники списочной численности не включаются в среднесписочную численность. К таким работникам относятся:

женщины, находившиеся в отпусках по беременности и родам,

лица, находившиеся в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в отпуске по уходу за ребенком;

обучающиеся в образовательных учреждениях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы,

поступающие в образовательные учреждения, находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов в соответствии с законодательством РФ.

Находившиеся в ежегодных и дополнительных отпусках, включая находившихся в отпуске с последующим увольнением.

Имевшие выходной день согласно графику работы организации, а также за переработку времени при суммированном учете рабочего времени.

Получившие день отдыха за работу в выходные или праздничные (нерабочие) дни.

Принятые для замещения отсутствующих работников (ввиду болезни, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком).

Находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы независимо от длительности отпуска.

Находившиеся в простоях по инициативе работодателя и по причинам, не зависящим от работодателя и работника, а также в неоплаченных отпусках по инициативе работодателя.

Принимавшие участие в забастовках.

Работавшие вахтовым методом. Если организации не имеют обособленных подразделений на территории другого субъекта РФ, где производятся вахтовые работы, то работники, выполнявшие работы вахтовым методом, учитываются в отчете организации, с которой заключены трудовые договоры и договоры ГПХ.

Иностранные граждане, работавшие в организациях, расположенных на территории России.

Совершившие прогулы.

Находившиеся под следствием до решения суда.

В соответствии с п.80 Указаний, не включаются в списочную численность работники:

а) Принятые на работу по совместительству из других организаций.

Учет внешних совместителей ведется отдельно.

Работник, получающий в одной организации 2, 1,5 или менее 1 ставки или оформленный в одной организации как внутренний совместитель, учитывается в списочной численности работников как один человек (целая единица).

При этом работник, состоящий в списочном составе организации и выполняющий работы на условиях внутреннего совместительства, учитывается один раз по месту основной работы, в фонде заработной платы показывается сумма заработной платы с учетом оплаты труда по совместительству.

б) Выполнявшие работу по договорам ГПХ.

Работник, состоящий в списочном составе организации и заключивший договор ГПХ с этой же организацией, учитывается в списочной и среднесписочной численности один раз по месту основной работы, а начисленная ему заработная плата по трудовому договору и договору ГПХ - в графе 8 (фонд заработной платы работников списочного состава).

в) Привлеченные для работы согласно специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы) и учитываемые в среднесписочной численности работников.

Согласно п.81.2 Указаний, лица, не состоящие в списочном составе и привлеченные для работы по специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы), учитываются в среднесписочной численности как целые единицы по дням явок на работу .

г) Переведенные на работу в другую организацию, если за ними не сохраняется заработная плата, а также направленные на работу за границу.

д) Направленные организациями на обучение в образовательные учреждения с отрывом от работы, получающие стипендию за счет средств этих организаций. лица, с которыми заключен ученический договор на профессиональное обучение с выплатой в период ученичества стипендии.

е) Подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения или прекратившие работу без предупреждения администрации. Они исключаются из списочной численности работников с первого дня невыхода на работу.

ж) Собственники данной организации, не получающие заработную плату.

з) Члены кооператива, не заключившие трудовых договоров с организацией.

и) Адвокаты.

к) Военнослужащие при исполнении ими обязанностей военной службы.

Средняя численность внешних совместителей за период с начала года и год определяется путем суммирования средней численности за все месяцы, истекшие с начала года, и деления полученной суммы на число месяцев отчетного периода.

Средняя численность работников (включая иностранных граждан), выполнявших работу по договорам ГПХ, предметом которых является выполнение работ и оказание услуг, за месяц исчисляется по методологии определения среднесписочной численности.

Эти работники учитываются за каждый календарный день как целые единицы в течение всего периода действия этого договора независимо от срока выплаты вознаграждения.

За выходной или праздничный день принимается численность работников за предшествующий рабочий день.

Средняя численность работников, выполнявших работу по договорам ГПХ, за период с начала года и год определяется путем суммирования средней численности за все месяцы, истекшие с начала года, и деления полученной суммы на число месяцев отчетного периода.

Как уже упоминалось ранее, если работник, состоящий в списочном составе, заключил договор ГПХ с этой же организацией, то он не включается в среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам ГПХ.

В среднюю численность работников, выполнявших работу по договорам ГПХ, не включаются :

ИП, заключившие с организацией договор ГПХ и получившие вознаграждение за выполненные работы и оказанные услуги,
лица несписочного состава, не имеющие с организацией договоров ГПХ,
лица, с которыми заключены авторские договоры на передачу имущественных прав.

Согласно п.84 Указаний, в количество отработанных человеко-часов включаются:

фактически отработанные работниками часы с учетом сверхурочных и отработанных в праздничные (нерабочие) и выходные (по графику) дни, как по основной работе (должности), так и по совмещаемой в этой же организации, включая часы работы в служебных командировках.

В отработанные человеко-часы не включаются :

время нахождения работников в ежегодных, дополнительных, учебных отпусках, отпусках по инициативе работодателя,
время повышения квалификации работников с отрывом от работы,
время болезни,
время простоя,
часы перерывов в работе матерей для кормления ребенка,
часы сокращения продолжительности работы отдельных категорий работников, которым в соответствии с законодательством Российской Федерации установлена сокращенная продолжительность рабочего времени,
время участия в забастовках,
другие случаи отсутствия работников на работе независимо от того, сохранялась за ними заработная плата или нет.

Екатерина Анненкова , аудитор, аттестованный Минфином РФ, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению ИА "Клерк.Ру"

Не позднее 20 января текущего года в ИФНС по месту нахождения организации нужно подать сведения о среднесписочной численности за прошедший год. Делать это надо ежегодно (п. 3 ст. 80 НК РФ, письма Минфина от 17 июля 2012 г. № 03-02-07/1-178, от 14 февраля 2012 г. № 03-02-07/1-38). Если компания подаст сведения с опозданием, то контролеры могут наложить одновременно два штрафа – на организацию и директора. Также этот показатель понадобится, чтобы знать, должна ли организация сдавать налоговую отчетность в ИФНС в электронном виде (п. 3 ст. 80 НК РФ).

Поле «Среднесписочная численность» нужно заполнить в расчете по форме РСВ-1 ПФР, и строку «Численность работников» – в расчете по форме 4 – ФСС. Чтобы рассчитать сумму налога на прибыль, уплачиваемого по месту нахождения обособленного подразделения, также понадобится этот показатель.

Среднесписочная численность работников за любой период (год, квартал, полугодие, 2 – 11 месяцев) рассчитывается на основе среднесписочной численности работников за каждый месяц, входящий в этот период. Расскажу о порядке действий при расчете.

Определяем показатель за день

Сначала необходимо определить списочную численность полностью занятых работников на каждый календарный день каждого месяца. В рабочие дни этот показатель равняется числу всех сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры. В расчет берутся и работники, которые находятся на больничном, в командировках или отпусках. А вот внешних совместителей, работников, находящихся в отпусках по беременности и родам или по уходу за ребенком, в неоплачиваемых учебных отпусках или сотрудников, которые трудятся неполное рабочее время, включать в расчет не нужно.

Обратите внимание

200 рублей – такой размер штрафа может грозить компании, если она с опозданием подаст сведения о среднесписочной численности.

Списочная численность за выходные и нерабочие праздничные дни равна показателю на предшествовавший этой дате рабочий день. Например, работника, уволенного в пятницу, необходимо включать в расчет за ближайшие субботу и воскресенье. Сотрудники, занятые только по гражданско-правовым договорам, при расчете списочной численности не учитываются.

Численность за месяц

Далее среднесписочная численность полностью занятых работников за каждый месяц рассчитывается следующим образом: показатель за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности за каждый календарный день, то есть с 1 по 30 или 31 число (для февраля – по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца.

В организации в списочном составе на 1 июня 2016 года было 250 человек, с 6 числа принято еще 10 человек, с 14-го – уволено 5 сотрудников, с 26-го – принято еще 10 человек. Определим среднесписочную численность рабочих за июнь 2016 года.

250 чел. + 10 чел. = 260 чел.

С 14 по 25 число июня прошло 12 дней. За это время численность изменилась:

260 чел. – 5 чел. = 255 чел.

Последние 5 дней месяца работали:

255 чел. + 10 чел. = 265 чел.

Рассчитаем среднесписочную численность за июнь: (250 чел. × 5 дн. + 260 чел. × 8 дн. + 255 чел. × 12 дн. + 265 чел. × 5 дн.) / 30 дн. = 7715 чел. / 30 дн. = 257 чел.

Частичная занятость

После этого рассчитываем количество часов, отработанных не полностью занятыми сотрудниками за месяц. Рабочие дни, приходящиеся на период болезни или отпуска сотрудников, включаются в отработанное время в количестве часов, отработанных ими в предыдущий рабочий день.

В организации два сотрудника по соглашению с работодателем трудятся неполное рабочее время – по 6 часов в день 5 дней в неделю. В сентябре 22 рабочих дня. Один сотрудник отработал все рабочее время; второй полностью отработал 1 и 2 сентября, 5 сентября отработал 5 часов, а с 6 по 30 сентября был в отпуске.

Количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками за сентябрь, составит 244 часа (6 ч./дн. × 22 дн. + 6 ч./дн. × 2 дн. + 5 ч./дн. × 20 дн.).

В организации установлены восьмичасовой день и пятидневная рабочая неделя. В сентябре 22 рабочих дня. Количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками, составляет 244 часа. Среднесписочная численность не полностью занятых работников за сентябрь составит 1,39 чел. (244 ч. / (8 ч. × 22 дн.)).

Общая численность

После этого рассчитывается среднесписочная численность всех работников за каждый месяц по формуле:

При этом полученный результат следует округлить до целых единиц: значение менее 0,5 отбрасывается, а 0,5 и более – округляется до целой единицы.

График работы организации – 5 дней в неделю по 8 часов в день.

По состоянию на 1 июня 2016 года в компании по трудовым договорам работают 34 человека, из которых: 30 человек – на условиях полного рабочего времени, двое – по внешнему совместительству, еще двое – по соглашению с работодателем трудятся неполный рабочий день.

В июне 2016 года количество часов, отработанных этими работниками, составит 210 часов.

Ни один из сотрудников организации в рассматриваемый период не находился в отпуске по уходу за ребенком или в неоплачиваемом учебном отпуске.

В июне 2016 года 21 рабочий день.

Списочная численность полностью занятых работников составляет: за 1 – 19 число и за 23 – 30 июня (27 дней) – 30 человек; за 20 – 22 июня (3 дня) – 29 человек.

Среднесписочная численность полностью занятых работников за июнь составит 29,9 человек ((27 дн. × 30 чел. + 3 дн. × 29 чел.) / 30 дн.).

Среднесписочная численность не полностью занятых работников составит 1,25 человек (210 ч. / (8 ч. × 21 дн.)).

Среднесписочная численность всех работников за июнь 2016 года с учетом округления составит 31 человек (29,9 + 1,25).

Определяем показатель за период

Определив среднесписочную численность всех работников за каждый месяц, можно рассчитать их среднесписочную численность за соответствующий период (год, квартал, полугодие, 2 – 11 месяцев) по формуле (п. 81.6, 81.7 Указаний, утв. приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428):

Полученный результат также округляется до целых единиц: значение менее 0,5 отбрасывается, а 0,5 и более – округляется до целой единицы.

Приведу пример среднесписочной численности работников организации за 2016 год.

Среднесписочная численность всех работников организации составила:

– за январь – 70 человек;

– за февраль – 75 человек;

– за март – 75 человек;

– за апрель – 80 человек;

– за май – 80 человек;

– за июнь – 85 человек;

– за июль – 90 человек;

– за август – 95 человек;

– за сентябрь – 100 человек;

– за октябрь – 105 человек;

– за ноябрь – 100 человек;

– за декабрь – 100 человек.

Среднесписочная численность работников организации за год с учетом округления составит 88 человек ((70 чел.+ 75 чел. + 75 чел. + 80 чел. + 80 чел. + 85 чел. + 90 чел. + 95 чел. + 100 чел. + 105 чел. + 100 чел. + 100 чел.) / 12).

Отчет по среднесписочной численности работников (СЧР) должны сдавать все ИП и организации (независимо от выбранной системы налогообложения) у которых в календарном году были работники.

При этом вновь созданным организациям (не ИП) необходимо сдать отчет СЧР два раза: один раз после создания, а второй по итогам года.

Индивидуальным предпринимателям без работников, начиная с 1 января 2014 года, сведения по СЧР подавать не нужно .

Бланк среднесписочной численности

Актуальный бланк среднесписочной численности, действующий в 2019 году (скачать бланк).

Образец заполнения бланка

Образец заполнения бланка среднесписочной численности вы можете посмотреть на этой странице .

Срок сдачи СЧР в 2019 году

Сведения по средней списочной численности подают:

Действующие ИП и организации

Вновь созданные организации

Не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем в котором была создана организация.

Штраф за несдачу среднесписочной численности

Штраф за нарушение срока сдачи СЧР составляет 200 рублей . Также дополнительно могут оштрафовать главного бухгалтера или руководителя организации на сумму от 300 до 500 рублей. За предоставление неверных сведений штраф не предусмотрен.

Обратите внимание , что даже после оплаты штрафа отчет о средней численности работников придется подать в любом случае.

Куда сдавать СЧР в 2019 году

Отчет по средней списочной численности работников подается в налоговый орган:

ИП по месту жительства;
ООО по месту нахождения (юридическому адресу).

Адрес и контактные данные вашей налоговой инспекции, можно узнать при помощи этого сервиса .

Примечание : среднесписочную численность по местонахождению обособленных подразделений подавать не нужно. Данные по работникам подразделений указываются в общем отчете по всей организации, который сдается в ИФНС головного офиса.

Способы подачи СЧР в 2019 году

Среднесписочную численность можно подать:

В бумажной форме (в 2-х экземплярах). Один экземпляр останется в налоговой, а второй (с необходимой пометкой) отдадут обратно. Он будет служить подтверждением того, что вы сдали декларацию.
По почте регистрируемым отправлением с описью вложения. В этом случае должна остаться опись вложения и квитанция, число в которой будет считаться датой сдачи численности.
В электронном виде по интернету (по договору через оператора ЭДО или сервиса на сайте ФНС).

Обратите внимание , при подаче сведений СЧР в бумажной форме в некоторых ИФНС могут дополнительно потребовать приложить файл с электронной версией отчета на дискете или флешке.

Как рассчитать среднесписочную численность (формула)

Шаг 1. Считаем численность сотрудников, работающих полный рабочий день

Для этого воспользуемся следующей формулой:

Ч 1 = Ч м / Д м

Ч м – сумма средней численности работников за каждый день месяца (то есть необходимо посчитать среднее количество работников за каждый день месяца и сложить);

Д м – число календарных дней в месяце.

Полученный результат округлять не нужно .

СЧР за выходной или праздничный день принимается равной численности за предшествующий рабочий день.

При расчете средней списочной численности не учитываются :

Внешние совместители (сотрудники, у которых основным местом работы является другая организация).
Физические лица, работающие по договорам ГПХ (гражданско-правового характера).
Женщины в отпусках по беременности и родам или по уходу за ребенком.
Сотрудники, находящиеся в учебных отпусках без сохранения зарплаты.

Если с работником одновременно заключен и трудовой и гражданско-правовой договор, то его необходимо при расчете учитывать как одного человека.

Сотрудники, работающие неполное рабочее время по инициативе работодателя (испытательный срок и надомники), а также работники, для которых законом установлен сокращенный рабочий день (в том числе инвалиды), при расчете СРЧ учитываются как целые единицы .

Шаг 2. Считаем численность сотрудников, которые работали неполный рабочий день

Сотрудники, работающие по трудовому договору неполный день (в том числе те, кто не вышел на работу по причине болезни или служебной командировки), при расчете СЧР учитываются пропорционально отработанному времени .

Делается это по следующей формуле:

Ч 2 = Т общ / Т рд / Д раб

Т общ – общее количество человеко-часов, отработанных этими работниками в отчетном месяце.

Т рд – продолжительность рабочего дня, исходя из продолжительности рабочей недели установленной в организации. Например, при 40-часовой пятидневной рабочей неделе этот показатель будет равен 8 часам, при 36-часовой неделе – 7,2 часа, а при 24-часовой неделе – 4,8 часа.

Д раб – число рабочих дней по календарю в отчетном месяце.

Полученный результат округлять не нужно .

Пример . Сотрудник работал на полставки (4 часа) 22 рабочих дня в месяце, при этом продолжительность рабочего дня в организации составляет 8 часов. Средняя численность в этом случае будет равна: 0,5 (88 / 8 / 22).

Шаг 3. Считаем среднюю численность сотрудников за календарный год

Для расчета средней численности сотрудников необходимо сложить показатели численности (Ч 1 и Ч 2 ) за все месяцы года и разделить полученный результат на 12 месяцев.

Если в итоге получится нецелое число, то его нужно округлить (менее 0,5 отбросить, а 0,5 и более округлить до целой единицы).

Пример расчета

Исходные данные

В ООО «Компания» установлена 40-часовая пятидневная рабочая неделя.

В 2019 году с января по ноябрь на основании трудовых договоров работало 15 человек (в декабре их осталось 11, так как 4 человека было уволено по сокращению штата).

На сентябрь и октябрь с 5 новыми работниками были заключены срочные трудовые договоры на неполный рабочий день, согласно которым они работали ежедневно по 4 часа.

На протяжении всего года в организации работало 3 внешних совместителей, которые числятся в списочной численности другой компании.

Расчет среднесписочной численности

В каждом из месяцев (в период с января по ноябрь) среднесписочная численность сотрудников работавших полный день , была равна 15 человек (внешние совместители при расчете не учитываются). За декабрь численность таких работников составляет 11 человек .

Теперь посчитаем среднесписочную численность работников, которые в течение года работали неполный день :

В сентябре и октябре было по 22 рабочих дня, таким образом, численность в каждом из этих месяцев равна:

(4 часа x 5 работников x 22 рабочих дня) / 8 часов / 22 рабочих дня = 2,5

Ниже приведена таблица среднесписочной численности сотрудников за каждый месяц с учетом полученных результатов:

Таким образом, за 2019 год среднесписочная численность работников равна: 15 человек (181 человек / 12 месяцев).

Зачем нужна среднесписочная численность налоговой

Показатель среднесписочной численности участвует в расчете некоторых налогов, а также от него зависит способ представления отчетности в налоговые органы.

Для ИП на патенте средняя численность работников по всем видам деятельности не должна превышать 15 человек.

Существуют и другие ситуации, в которых точное количество сотрудников может заинтересовать представителей налоговых органов.

Для расчета реальной списочной численности работников предприятий и организаций используются различные показатели, в т.ч. и такой показатель, как коэффициент списочного состава. В расчет включаются все работники организации. Рассмотрим порядок такого расчета.

Коэффициент списочного состава и формула расчета

Реальную списочную численность сотрудников предприятия можно рассчитать по формуле РСЧ = ЯЧ х КСС, где ЯЧ - это явочная численность сотрудников предприятия, а КСС - рассматриваемый коэффициент.

Этот коэффициент рассчитывается как номинальный фонд рабочего времени, деленный на число рабочих дней в соответствующем периоде расчета. Другими словами, этот коэффициент также называют коэффициентом перевода явочной численности рабочих в списочную.

Номинальный фонд рабочего времени в организации равен 267 дням, фактическое число рабочих дней в организации равно 252. Явочная численность сотрудников равна 123.

РСЧ = (267 х 123) / 252 = 130. Именно такая численность требуется данной организации.

Следовательно, в рассматриваемом примере реальная списочная численность работников, рассчитанная по формуле с использованием коэффициента, составляет 130 человек.

Как и для чего считается списочная численность работников

Под списочной численностью сотрудников понимается их общее количество в организации. В этот показатель обычно включаются все сотрудники (в том числе сезонные, надомники и дистанционные работники), за исключением внешних совместителей и лиц, выполнявших свои обязанности по договорам гражданско-правового характера.

Такой показатель применяется, например, при составлении отчета «Сведения о неполной занятости и движении работников за квартал» (стр. 13 Приложения № 8 к Приказу Росстата от 02 августа 2016 года N 379).

Кроме указанного статистического отчета списочная численность отражается и в других отчетах, например, в расчете 4-ФСС (п. 5.14 Приложения 2 к Приказу ФСС РФ от 26 сентября 2016 года N 381).

Согласно разделу 2 действующей Инструкции , утвержденной Госкомстатом СССР 17 сентября 1987 года (далее - Инструкция), в расчет списочной численности работников входят как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам, в т.ч.:

фактически явившиеся на работу вне зависимости от того, работали они или нет по причине простоя;
работавшие в командировках;
нетрудоспособные, не явившиеся на работу;
выполняющие государственные или общественные обязанности вне места работы;
работающие пенсионеры по возрасту и др.

Инструкция содержит обширный перечень, позволяющий заинтересованному лицу определить, как посчитать списочную численность.

Списочная численность в формуле расчета среднесписочной численности

Списочная численность сотрудников предприятия - это основной показатель для исчисления среднесписочной численности в отчетах по статистике и для налоговых органов.

Согласно пунктам 11, 12 Инструкции . этот показатель используется, в т.ч., для:

расчета эффективности и производительности труда;
средней заработной платы;
коэффициентов текучести кадров и т.д.

ССЧ = СЧ / КД = 20

Следовательно, среднесписочная численность работников за месяц в рассматриваемом случае равна двадцати.