Классификация бухгалтерских документов по назначению. Бухгалтерские документы, их значение и классификация. По способу отражения

В организациях совершаются самые разнообразные хозяйственные операции. Для их оформления применяются и различные по форме и содержанию документы. Чтобы лучше уяснить их назначение и порядок заполнения, а также обеспечить правильное их применение, необходима классификация документов по однородным признакам.

Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам: назначению, порядку отражения операций, способу охвата хозяйственных операций, количеству учетных записей, месту составления, по степени использования средств механизации (автоматизации).

По назначению документы делят на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат , задание руководителя организации или других лиц о совершении определенных хозяйственных операций. Распорядительные документы служат, например, основанием для приема и выдачи денег и материальных ценностей. Так, получить деньги с расчетного счета в банке можно только при наличии письменного распоряжения руководителя организации и главного бухгалтера.

К распорядительным документам относятся доверенность на получение товарно-материальных ценностей, чек на получение наличных денег с расчетного счета, платежное поручение на перечисление денежных сумм в банке в порядке , наряд на сдельную работу и т. п.

Оправдательными (исполнительными) документами оформляют уже произведенные операции, т. е. они подтверждают факт совершения операции, поэтому служат бухгалтерии основанием для отражения в учете совершенных операций. Для материально ответственных лиц эти документы являются оправданием в получении или расходовании товарно-материальных ценностей и денежных средств.

К таким документам относятся приемные акты, квитанции, накладные, платежные требования, ведомости и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии, чтобы по данным распорядительных и оправдательных документов подготовить дальнейшие учетные записи, облегчить и ускорить их.

К ним относятся накопительные ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления амортизации, расчет торговых скидок (накидок) в торговле, другие справки и расчеты, составляемые бухгалтерией.

Комбинированные документы сочетают признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Такие документы являются и распоряжением на совершение конкретной хозяйственной операции, и ими оформляют уже совершенную операцию. Иногда они содержат также указание о порядке отражения операции на бухгалтерских счетах.

Например, расходный кассовый ордер, являясь распоряжением кассиру на выдачу денег из кассы, служит распорядительным документом. После того как деньги будут выданы с наличием подписи лица, их получившего, этот документ уже будет оправдательным, подтверждающим факт выдачи денег из кассы. После указания бухгалтером на этом расходном кассовом ордере корреспондирующих счетов он уже становится документом бухгалтерского оформления.

К комбинированным документам относятся авансовый отчет, требование на отпуск материалов со склада, расходный кассовый ордер и др.

Применение комбинированных документов широко распространено в практике бухгалтерского учета, так как это уменьшает количество учетных записей, облегчает бухгалтерскую обработку документов, делает их более обозримыми, сокращает затраты труда и расходы на бумагу.

По объему отражения операций документы бывают первичными и сводными.

В первичных документах непосредственно оформляются хозяйственные операции, они являются первым свидетельством об их осуществлении. Это чек на получение денег из банка, требование на отпуск материалов со склада, акт о ликвидации , платежное требование и др.

Сводные документы отражают операции, уже зафиксированные в первичных документах. Заполняются они на основании ранее составленных первичных документов путем обобщения их данных.

К сводным документам относятся авансовый отчет, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, товарный отчет, кассовый отчет материально ответственных лиц, реестры платежных требований и др. Сводные документы, так же как и комбинированные, имеют большое значение для сокращения учетных записей. Например, вместо записей по каждому документу делается общая запись по итогу сводной ведомости или товарному отчету (на общую сумму поступления или расхода товаров).

Сводный документ, представляя собой сводку первичных документов, обобщает и укрупняет их показатели и тем самым дает возможность уменьшить количество учетных записей на счетах.

По степени охвата хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы оформляют одну или несколько хозяйственных операций, записываемых в документ одновременно. После составления на их основании делаются бухгалтерские записи. К таким документам относятся требования, накладные, платежные требования, чеки, кассовые ордера, акты и др.

Накопительные документы составляют постепенно на протяжении определенного периода (дня, декады, месяца) для отражения однородных, систематически повторяющихся операций. Накопительные документы окончательно оформляются по истечении установленного периода, после чего их передают в бухгалтерию для записей.

К таким документам относится лимитно-заборная карта. На ее основании отпускаются материалы со склада в производство. Она выписывается на каждый номенклатурный номер (вид) потребляемых материалов и содержит данные о лимите отпуска этих материалов в производство. Сравнивая данные фактического отпуска материалов с установленным лимитом, постоянно контролируют потребление материалов в производство.

Применение накопительных документов значительно уменьшает количество выписываемых документов и упрощает технику бухгалтерского учета. Так, вместо записей по бухгалтерским счетам каждого отдельного отпуска материалов со склада в конце месяца на сумму итогов лимитно-заборной карты делается одна запись.

Такие накопительные записи по счетам раз в месяц на основе общих итогов однородных документов находят все большее распространение в бухгалтерской практике.

По количеству учетных записей документы делятся на однострочные и многострочные.

Однострочный документ отражает, например, операцию прихода или расхода одного вида материалов.

Многострочный документ содержит несколько позиций, например видов материальных ценностей. Такими документами оформляют операции по труду и заработной плате, например наряд на отдельную работу, который может быть и однострочным, и многострочным. Многострочные документы сокращают количество записей при составлении документов, уменьшают потребность в бумаге для изготовления счетных бланков. Эти документы более рациональны и при обработке с помощью ПЭВМ. Все общие реквизиты записываются в документе, а затем обрабатываются один раз.

Документы можно классифицировать и по другим признакам, например по месту составления и степени использования средств механизации (автоматизации).

По месту составления различаются документы внутренние и внешние.

Внутренние документы составляются в данной организации. К ним относится основная масса документов организации, например, кассовые ордера, накладные, акты, авансовые отчеты, ведомости, требования и др.

Внешние документы составляются в других организациях и поступают в данную организацию, например счета-фактуры, платежные требования, выписки банка с расчетного счета, платежные поручения и др.

По степени использования средств механизации (автоматизации) документы делятся на заполняемые ручным способом, частично заполняемые на ПЭВМ, полностью заполняемые на ПЭВМ. В настоящее время в некоторых организациях еще значительное количество документов заполняется вручную.

В бухгалтерском учете каждый документ имеет свое назначение, поэтому относится одновременно к различным классификационным группам. Например, счет-фактура (накладная) поставщика на закупленные у него материалы является оправдательным и в то же время первичным, разовым и внешним документом.

Приходный кассовый ордер - комбинированный, первичный, разовый, однострочный и внутренний документ.

Таким образом, с точки зрения различных признаков классификации каждый документ относится к соответствующей группе.

Классификация документов по признакам дает возможность правильно понять их содержание и назначение в .

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Байкальский государственный университет экономики и права

Кафедра бухгалтерского учета и аудита

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине: «Бухгалтерский учет»

ЗНАЧЕНИЕ И КЛАССИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Исполнитель:

Птушко Т.В.

Иркутск, 2013г.

ВВЕДЕНИЕ

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К БУХГАЛТЕРСКИМ ДОКУМЕНТАМ

ЗНАЧЕНИЕ И КЛАССИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

1 ВИДЫ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

2 КЛАССИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

3 ЗНАЧЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Деятельность любой организации определяется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов. Главное назначение документа - необходимость зафиксировать информацию, чем выполняется функция учета на предприятиях.

Одним из структурных подразделений, занимающихся учетом на предприятии, является бухгалтерия. Значимость данного структурного подразделения требует постоянного совершенствования организации и деятельности бухгалтерии, улучшения ее кадрового состава, внедрения прогрессивных информационных технологий обработки экономической информации.

В бухгалтерии документы проходят обработку, систематизируются в дела, хранятся, используются для работы и проверок, затем по истечению установленных сроков уничтожаются или передаются на постоянное хранение.

Правильное составление и оформление бухгалтерских документов в соответствии с действующими нормативами - одна из обязанностей работников бухгалтерии. Бухгалтерия должна иметь весь пакет законодательно-нормативных и методических документов, в которых отражены вопросы документирования бухгалтерского учета.

Классификация бухгалтерских документов позволяет правильно формировать номенклатуру дел и в последующем использовать бухгалтерские и документы в оперативных, контрольных и аналитических целях.

В курсовой работе рассмотрены значение и классификация бухгалтерских документов.

1. ТРЕБОВАНИЯ К БУХГАЛТЕРСКИМ ДОКУМЕНТАМ

Цель бухгалтерского учета - это упорядочение сбора, регистрации и обобщения информации (в денежном выражении) об имуществе, обязательствах предприятия и их движении путем сплошного, непрерывного документального учета всех производимых хозяйственных операций.

Все документы в бухгалтерском учете должны соответствовать требованиям законодательства. Основные требования к бухгалтерским документам изложены в ФЗ №129 ФЗ «О бухгалтерском учете», в «Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности» и других документах.

За правильное составление и оформление документов в соответствии с действующими нормативами, а также за сохранность бухгалтерских документов в течение предусмотренных законодательными актами сроков, несут ответственность работники бухгалтерии во главе с главным бухгалтером.

Качество бухгалтерского учета зависит от правильного и своевременного составления документов, а также их надлежащего хранения.

Документ - это письменное доказательство действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение. Бухгалтерские документы являются разновидностью управленческих документов. В управленческой деятельности, особенно бухгалтерской, очень важна юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

Документы могут изначально обладать юридической функцией, а также наделяться юридической функцией в случае использования их в качестве доказательств в судах и других организациях.

Текст документа должен быть ясным и точным. Необходимо всегда помнить, что документы должны соответствовать действующему законодательству, поэтому в случае необходимости следует сверять документы с законами и подзаконными актами. Особенно важно учитывать это при подготовке решений, приказов и других распорядительных документов. В документах надо использовать только проверенные, достоверные факты.

Управление бухгалтерской документацией и документирование бухгалтерской деятельности осуществляются посредством делопроизводства.

Все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами - первичными документами. Специфической особенностью бухгалтерского учета в единой системе учетного наблюдения является сплошное по охвату, непрерывное по времени, документальное по регистрации и обобщающее по измерению отражение учитываемых объектов и процессов.

Федеральный закон от 21 ноября 1996г. № 129-ФЗ « О бухгалтерском учете » предусматривает формы первичных документов, которые могут приниматься к учету работниками бухгалтерии. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах первичных документов, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;

дата составления документа;

наименование организации;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц.

Положением по ведению бухгалтерского учета этот перечень дополнен еще двумя реквизитами - кодом формы и расшифровкой подписи ответственного лица. Необходимо контролировать наличие всех реквизитов, предусмотренных альбомом унифицированных форм первичной учетной документации, и правильность их заполнения.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. При исполнении документов на машинных носителях информации, организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры (ст.9 Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96г. № 129-ФЗ, в ред. от 28.03.2002г. № 32-ФЗ).

Удобство доступа к информации определяется особенностями её структурирования, правильного и качественного оформления бухгалтерских документов изначально.

Любой управленческий документ должен отвечать следующим требованиям:

быть составленным по установленной форме, а в ряде случаев соответствовать стандартам;

издаваться соответствующим компетентным органом или должностными лицами, которым такое право предоставляется законом или соответствующим директивным указанием;

издаваться во исполнение норм права и не противоречить им.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

В соответствии с требованиями «Государственной системы документационного обеспечения управления» обработка дел и отбор их на государственное хранение должны производиться регулярно по окончании делопроизводственного года.

Записи в учетных регистрах основываются на тщательно проверенных документах, поэтому и сами регистры приобретают доказательную силу при использовании их показателей для анализа хозяйственной деятельности предприятия, при контроле за состоянием средств и при выявлении результатов его работы.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

2. ЗНАЧЕНИЕ И КЛАССИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

.1 ВИДЫ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Бухгалтерский учет - это сплошное документирование и обоснование бухгалтерских записей. Бухгалтерские документы должны быть составлены своевременно и достоверно. Различают входящие, исходящие и внутренние документы. Управление бухгалтерской документацией и документирование бухгалтерской деятельности осуществляются посредством делопроизводства.

Нормативная база делопроизводства включает в себя:

указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы ДОУ на федеральном уровне;

нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) по вопросам ДОУ общеотраслевого и ведомственного характера;

нормативно-правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы ДОУ местного характера;

организационно-распорядительные документы предприятий;

государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

государственные стандарты по вопросам ДОУ;

унифицированные системы документации (УСД);

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. ГСДОУ включает основные положения, а также общефедеральные, отраслевые и субъектные методические документы по вопросам ДОУ.

УСД - унифицированная система документации, комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Процесс документирования бухгалтерского учета и отчетности подробно расписан в нормативных документах, подготовленных Правительством Российской Федерации, Министерством Финансов Российской Федерации, Государственной налоговой службой Российской Федерации, Центральным банком Российской Федерации и др.

В процессе деятельности бухгалтерии приходится иметь дело с документами нескольких межотраслевых унифицированных систем документации:

система первичной учетной документации;

система финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

система расчетно-денежной документации;

система организационно-распорядительной документации.

Весь процесс документирования бухгалтерского учета и отчетности подробно расписан в нормативных документах, подготовленных Правительством Российской Федерации, Министерством Финансов Российской Федерации, Государственной налоговой службой Российской Федерации, Центральным банком Российской Федерации и др.

При отражении хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета документы бухгалтерского учета должны полностью отвечать требованиям законодательства.

Основной задачей бухгалтерского учета для любого хозяйствующего субъекта, работающего в условиях рыночных отношений, является обеспечение многочисленных пользователей специфической экономической информацией, которая необходима для принятия управленческих решений, способных существенным образом влиять на финансовое положение хозяйствующего субъекта, материальное благосостояние его собственников (акционеров), руководителей (менеджеров) и наемных работников, а также на величину поступлений в государственный бюджет.

Разнообразие хозяйственных операций предполагает необходимость создания бухгалтерских документов различных по содержанию и форме. Все бухгалтерские документы делятся на однородные группы по следующим признакам:

По назначению:

распорядительные;

оправдательные;

бухгалтерского оформления;

комбинированные;

По времени составления:

первичные;

По объему информации:

накопительные;

По месту составления:

внутренние;

По структуре:

табличные;

анкетные;

комбинированные.

По срокам хранения бухгалтерские документы подразделяются на четыре группы:

постоянного хранения;

временного хранения (свыше 10 лет);

временного хранения (до 10 лет);

подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, составляются сводные учетные документы - это учетные регистры, которые, в зависимости от степени автоматизации, могут составляться на бумажных и машинных носителях информации (в электронном виде).

Для отражения информации на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности применяются учетные регистры.

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на:

карточки;

свободные листы;

машинограммы (полученные при использовании вычислительной техники);

машинные носители.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

По видам производимых в них записей учетные регистры подразделяются на:

хронологические (регистрационный журнал);

систематические (главная книга счетов);

По степени детализации информации, содержащейся в учетных регистрах, учетные регистры подразделяются на:

синтетические (главная книга счетов);

аналитические (карточки);

комбинированные (журналы-ордера).

Книги представляют собой сброшюрованные свободные листы определенного формата и графления. Применение их ограничено, так как работу по их ведению разделить между счетными работниками нельзя, ее должен вести один человек, примером может служить - кассовая книга. Книги пронумерованы и прошнурованы, а на последней странице указано количество страниц за подписью руководителя предприятия и главного бухгалтера. В книгах исключена возможность замены отдельных листов новыми при злоупотреблениях и хищениях. На предприятиях применяется «Главная книга» - это регистр синтетического учета и «Книга остатков материалов на складах» - это регистр аналитического учета, необходимый для взаимосвязи данных бухгалтерского учета с данными оперативно-складского учета и для контроля за сохранностью собственности.

Карточки предназначены для аналитического учета основных средств (инвентарные карточки), материальных ценностей по местам их хранения (карточки складского учета материалов). На основе карточек бухгалтерия создает картотеку основных средств, а материально-ответственные лица - картотеку материалов, запасных частей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, готовой продукции.

Свободные листы - это учетные регистры большого формата и с большим количеством сведений по отношению к карточкам. Они предназначены для синтетического и аналитического учета и выполняют роль комбинированных регистров. К ним относятся: журналы-ордера, ведомости, табуляграммы и машинограммы. Это самый распространенный вид учетных регистров.

Правильно оформленные первичные документы принимает бухгалтерия, где их обрабатывают, проверяют и используют для записей в регистрах аналитического и синтетического учета по корреспондирующим счетам. Проверка полученных документов в бухгалтерии проводится в соответствии с законами о бухгалтерском учете и другими нормативными документами. Проверка документов в бухгалтерии проводится по трем направлениям:

Формальная - это проверка правильности оформления документов по форме. Бухгалтер определяет, полностью и правильно ли заполнены все реквизиты.

Проверка по существу, которая предполагает определение бухгалтером законности совершения хозяйственной операции, оформленной данным документом.

Арифметическая - это проверка правильности арифметических вычислений и подсчетов, таксировка данных документов. Арифметическая проверка контролирует подсчет итогов, правильность подсчета количественных и стоимостных показателей в принимаемых бухгалтериях документах.

Проверенные документы подлежат группировке и расценке. Под группировкой документов понимается их сортировка по определенным признакам. Неправильно оформленные документы служба бухгалтерии к исполнению не принимает и возвращает для исправления или задерживает для выяснения обстоятельств.

бухгалтерский документ унифицированный хозяйственный

2.2 КЛАССИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Бухгалтерская документация предприятий в соответствии с функциональным назначением каждого предприятия подразделяется согласно общей классификации бухгалтерских документов следующим образом:

Учетная бухгалтерская документация;

Организационно-правовая документация бухгалтерии;

Отчетная бухгалтерская документация.

К учетной бухгалтерской документации относятся:

документация по учету основных средств;

документация по учету материальных запасов;

документация по учету малоценных и быстроизнашивающихся

предметов;

документация по учету труда и заработной платы;

документация по учету денежных средств, ассигнований, расходов;

документация по учету расчетов;

документы по учету внебюджетных средств.

К организационно-правовой документации бухгалтерии относятся:

план счетов;

документация по учетной политике предприятия;

бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы,

ордера и пр.);

инструкция об организации бухгалтерской деятельности;

положение о бухгалтерии;

положение о структурных подразделениях бухгалтерии;

должностные инструкции работников бухгалтерии.

К отчетной бухгалтерской документации относятся:

балансы (годовой, квартальные);

отчеты (по видам) (годовые, квартальные);

аналитические документы к балансам и отчетам;

отчеты о проведении проверок (ревизий);

отчеты по налогам;

переписка по отчетам;

документы по инвентаризации;

Все основные группы бухгалтерских документов включают в себя и прочие виды бухгалтерских документов.

Главным документом, на который мы должен опираться бухгалтер предприятия при составлении номенклатуры дел, является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Росархивом 06.10.2000 г.). Перечень включает в себя документы, которые образуются при документировании общих для всех предприятий управленческих функций, выполняемых всеми организациями независимо от их сферы деятельности, масштабов и формы собственности.

Для управления бухгалтерской документацией предприятия должен быть организован комплекс мероприятий, охватывающих:

организацию перемещения (движения) бухгалтерских документов в соответствии с графиком;

контроль исполнения бухгалтерских документов;

оперативное хранение бухгалтерских документов, включая их надлежащую подготовку к передаче на архивное хранение в государственный или ведомственный архив;

последующее хранение бухгалтерских документов в архиве.

Для последующего использования бухгалтерских документов в оперативных, контрольных и аналитических целях необходима их классификация, позволяющая правильно формировать номенклатуру дел.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в результате деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий.

Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами.

Бухгалтерские документы следует хранить в составе дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Эффективность организации текущего хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел предприятия. Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. Дело, согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», - это совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности предприятия, помещенных в отдельную папку.

Номенклатура дел составляется для обеспечения оптимального распределения документов и формирования дел, в итоге - для обеспечения эффективного поиска документов в процессе повседневной работы с ними и при последующем их хранении.

Различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений.

В целях унификации группировки документов для предприятий определенной категории существуют примерные и типовые номенклатуры дел. Типовые номенклатуры дел являются методическими пособиями, основываясь на них, организация может составить номенклатуру дел для себя и для своих подразделений.

В небольших организациях, у которых нет структурного деления, составляется одна номенклатура. Если организация сдает документы на государственное хранение, требуется согласование номенклатуры дел с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива.

Номенклатура дел составляется по установленной форме и должна включать такие реквизиты как: наименование предприятия; наименование вида документа; дату; индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования (одобрения).

В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные карточки, журналы учета документов.

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течении календарного года.

По окончании календарного года в номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел относительно постоянного и временного сроков хранения.

Необходимо систематизировать весь массив документации предприятия, чтобы определить перечень создаваемых дел и установить для каждого из них определенный срок хранения. Систематизация всей документации предприятия называется составлением номенклатуры дел предприятия.

Текст номенклатуры дел оформляется в виде таблицы следующей формы:

Индекс делаЗаголовок делаКол-во ед. хр.Срок хранения дела и № статьи по ПеречнюПримечания12345

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Значительная часть документов несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях эти документы теряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

В связи с этим определены разные сроки хранения документов. Срок хранения может быть временным? до 10 лет, временным? свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем дела сдаются в архив организации или хранятся в структурном подразделении, на которое возложены соответствующие функции.

Экспертиза ценности документов? это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Возможность и длительность использования документов предопределяется значением заключенной в них информации. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией.

Экспертиза ценности документов проводится на основе перечней? систематизированных списков видов и категорий документов, содержащих нормативные указания о сроках их хранения. Перечни документов позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов без их дополнительного изучения.

Экспертиза ценности в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах общественных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи подведомственным организациям создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

) постоянного хранения в государственных архивах;

) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

) временного хранения (до 10 лет);

) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

.3 ЗНАЧЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Главное назначение бухгалтерских документов - необходимость зафиксировать информацию. Фиксация соответствующей информации различными способами, т.е. создание документов - это процесс документирования управленческой и хозяйственной деятельности предприятия. С помощью фиксации информации выполняется функция учета на предприятиях.

В условиях рыночных отношений перед бухгалтерским учетом ставятся следующие основные задачи:

Формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности? руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним? инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности.

Обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами.

Предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Очень важна юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

В настоящих условиях расширяется число пользователей учетной информацией, особенно внешних (инвесторов, кредиторов), что, в свою очередь, превращает, бухгалтерскую документацию и бухгалтерскую отчетность организации в важнейший источник достоверной и надежной информации о показателях деятельности организаций для оценки их финансового и имущественного положения.

Бухгалтерские документы являются основанием для контроля за сохранностью имущества, за законностью и целесообразностью хозяйственных операций, проводимых предприятиями. Бухгалтерские документы дают возможность в течение определенного времени пользоваться необходимой информацией для самых различных целей. Все бухгалтерские документы подлежат учёту и сохранности.

Объектами бухгалтерского учета являются:

Имущество предприятия;

Обязательства предприятия;

Хозяйственные операции, совершаемые предприятием.

Бухгалтерский учет осуществляется путем непрерывного, сплошного и документального учета всех хозяйственных операций производимых в организации. Все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых осуществляется бухгалтерский учет на предприятии.

Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции, они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

К некоторым первичным документам и учетным регистрам приходится обращаться и через несколько лет после их составления (например, при проведении судебно-бухгалтерской экспертизы, проведении документальной налоговой проверки или ревизии).

На основании хранящихся документов архив предприятия выдаёт архивные справки, копии и выписки из документов по письменным запросам организаций или отдельных граждан.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В курсовой работе дан обзор основных бухгалтерских документов, их назначение и классификация.

На основании рассмотренных материалов мною сделаны следующие выводы:

бухгалтерская документация предприятий подразделяется согласно общей классификации бухгалтерских документов;

для правильного формирования и учета дел бухгалтерского учёта на предприятии должна составляться номенклатура дел;

бухгалтерский учет решает задачи по обеспечению информацией внутренних и внешних пользователей;

бухгалтерский учет обеспечивает расчет и анализ показателей деятельности организаций в целях предоставления достоверной оценки финансового и имущественного положения предприятий;

грамотно организованный бухгалтерский учет позволяет избежать отрицательных результатов хозяйственной деятельности предприятия, выявить внутрихозяйственные резервы.

Классификация бухгалтерских документов имеет большое значение в системе документооборота, так как при бухгалтерском сопровождении административно-хозяйственной деятельности предприятий образуется большое количество документов различного назначения.

Классификация бухгалтерских документов позволяет в этом разнообразии документов, при необходимости обращения к ним, найти любой документ для использования его в работе или предоставления информации внешним пользователям.

Использование документов невозможно без их классификации, позволяющей правильно формировать номенклатуру дел и последующее их использование в оперативных, контрольных и аналитических целях.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.Федеральный закон от 21.1 1.96 № 129- ФЗ «О бухгалтерском учете»

.Приказ Минфина России от 22.07.03 № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций»

.Положение о документах и документообороте утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105

.«Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ», утв. приказом МФ РФ от 29.07.98 №-34н

.Письмо ФНС РФ от 05.09.2005 № 02-1-07/81 «О подтверждении хозяйственных операций первичными учетными документами»

.Бортник Н.А., Бортник Н.Н. Бухгалтерское дело: Учебное пособие. М., 2008г.

.Журавлев В.Н., Первичные документы и регистры налогового учета, М.: ИНФРА-М, 2006г.

.Климова М.А., Делопроизводство в бухгалтерии. М.: 2004 г.

.Панкратова Н.М. Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности //финансовые и бухгалтерские консультации, 2005- № 9, 26 с.

.Самойлов И.В. Ошибки, выявленные в бухгалтерском учете - порядок исправления и внесения изменений // Консультант бухгалтера, 2004-№ 12, 52-57с.

.Уткина С.А. Типичные ошибки в бухгалтерском учете и отчетности:

выявление и исправление. Практическое пособие. М.: Омега - Л, 2008г.

.Рогожин М.Ю. Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии, Российский бухгалтер, 2006г.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Операции, совершаемые хозяйствующими субъектами, имеют разные цели и смысловое содержание. Это находит отражение в бумагах, опосредующих те или иные сделки. Классификация бухгалтерских документов помогает разделить их на группы, имеющие однородные признаки. Это упрощает взаимодействие ответственных лиц с информацией: проверку, первичную обработку, создание проводок в учетной программе и организацию хранения.

Классификацией называется группировка документации, поступающей в компанию, по определенным признакам. К числу последних относится:

• назначение документов;
• место формирования бумаги;
• степень обобщения содержащихся сведений;
• особенности охвата бизнес-операций и т.д.

В зависимости от того, к какой группе относится бумага, меняются требования к ее обязательным реквизитам, структуре, юридическому оформлению.

По месту формирования выделяются следующие самостоятельные виды бухгалтерских документов:

1. Внутренние

Это документы, издаваемые на предприятии и используемые для его внутренних нужд. К их числу относятся авансовые отчеты, на основании которых бухгалтерия начисляет и выплачивает работникам командировочные, путевые листы, используемые для определения транспортных издержек, расчета зарплаты водителей, личные карточки сотрудников, куда вносятся сведения о персонале и т.д.

Внутренние деловые бумаги упорядочивают взаимодействия между подразделениями фирмы, служат основанием для проведения операций в учетных программах. Они хранятся по установленным правилам и предоставляются контролирующим структурам (налоговой инспекции, инспекции по труду) по требованию.

2. Внешние

Это документация, поступающая в компанию от третьих лиц или создаваемая ответственными сотрудниками для предоставления контрагентам. Такие деловые бумаги отражают информацию о взаимодействии фирмы с внешним миром. К их числу относятся счета, полученные от поставщиков и подрядчиков, счета-фактуры, платежные поручения, выписки по счету из кредитных организаций и т.д.

Как правило, внешние бумаги составляются по унифицированным формам и содержат перечень обязательных реквизитов, обозначенных в законодательстве.

Классификация документов в бухгалтерском учете по назначению

В зависимости от целей формирования бухгалтерских документов они разделяются на три разновидности:

1. Распорядительные

Это бумаги, содержащие описание целей, функций, прав и обязанностей рядовых специалистов и руководителей, связанных с текущей деятельностью компании. Они формулируют задачу, но не являются подтверждением ее исполнения, поэтому не признаются основанием для формирования бухгалтерских проводок. Зато такие бумаги являются основанием для выдачи денег и иных ценностей.

К категории распорядительной документации относятся приказы о приеме на работу, чек на снятие наличности в банке, подписанный руководителем, платежка, направленная по системе Клиент-Банк, доверенность на получение товара и т.д.

2. Оправдательные (исполнительные)

Оправдательные документы в бухгалтерском учете подтверждают, что была совершена определенная бухгалтерская операция конкретным должностным лицом. Это деловые бумаги, на основании которых делаются проводки в учетной программе предприятия. Это банковские выписки, акты выполненных работ, товарные накладные.

Для материально ответственных лиц исполнительная документация является подтверждением правомерности получения материальных ценностей, произведенных расчетов (кассовые чеки, авансовые отчеты).

3. Комбинированные

Совмещают характеристики оправдательных и распорядительных документов. Они являются поручением на осуществление хозяйственных операций и доказательством, что последние действительно были совершены. Такие бумаги позволяют оптимизировать бизнес-процессы компаний, упростить ход бухгалтерской обработки. К их числу относятся приходные и расходные кассовые ордера, расчетные листки сотрудников.

Типы документации в зависимости от порядка отражения информации

В зависимости от того, какой объем данных отражен в конкретных бумагах, они могут быть двух типов

• «Первичка»

Это документы первого уровня в бухгалтерском учете. Это бумаги, отражающие факты хозяйственной жизни в момент их непосредственного совершения. Например, выдача денежных средств из кассы опосредуется оформлением расходного ордера, отправка средств контрагенту с расчетного счета – платежным поручением и банковской выпиской, отгрузка товаров – накладной, прем выполненных работ – актом и т.д.

«Первичка» оформляется по строго унифицированной форме и служит основанием для отражения операций в учетной программе. Бухгалтер осуществляет ее контроль на наличие необходимых реквизитов, соответствие законодательным нормам, целесообразность осуществленных расходов, а затем проводит дальнейшую обработку. Такие бумаги обязательно хранятся в архиве компании пять лет и предоставляются налоговикам при проверках.

• Сводные документы

Это деловые бумаги второго уровня, обобщающие данные нескольких первичных документов, содержащие дополнительные сведения, необходимые для эффективного управления предприятием. Они формируются после совершения хозяйственных операций. Пример: отчет кассира, содержащий информацию по всем РКО и ПКО за день, товарный отчет, совмещающий данные из нескольких накладных.

Классификация по охвату хозяйственных операций

В зависимости от охвата документация разделяется на:

1. Разовую

Это закрывающие бухгалтерские документы, в которых содержится информация об одной или нескольких операциях, сделках, совершенных единовременно. Это чек, кассовый ордер, товарная накладная и т.д.

2. Накопительную

Документы такого типа формируются в течение заранее определенного временного интервала (например, месяца, квартала, года). Они включают сведения о многих однородных хозяйственных операциях и позволяют значительно уменьшить количество деловых бумаг в обороте фирмы.

Яркий пример накопительной документации – лимитно-заборная карта, дающая возможность контролировать отпуск материалов со складов в производственный цех, устанавливать необходимые ограничения.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Бухгалтерские документы как носители информации подлежат Единой системе классификации и кодирования (ЕСКК). Код заменяет название объекта и служит средством его идентификации. Он указывается в целях упрощения обработки учетной информации в первичных учетных документах. Так, например, имеются следующие коды: - 5001 - выдача денежных средств из кассы на заработную плату; - 5002 - выдача, денежных средств из кассы под отчет; - 5003 - выдача денежных средств из кассы в возмещение перерасхода по авансовому отчету; В нашем примере при кодировании хозяйственных операций использован принцип, когда две первые цифры кода обозначают счет бухгалтерского учета, на котором были учтены передаваемые активы, а две другие цифры - непосредственно код операции по данному балансовому счету. Такая кодификация удобна при автоматизированной обработке информации. Классификации имеют силу стандарта, поэтому обязательны для всех хозяйственных субъектов. Важная роль в делеунификации, стандартизации и упорядочения документов принадлежит действующим ГОСТам, ЕГСД, межотраслевым типовым проектным решениям (ТПР), пакетам прикладных программ (ППП), комплексной автоматизации обработки данных бухгалтерского учета с применением ЕС ЭВМ. Единый государственный регистр предприятий и организаций (ЕГРПО) предполагает группировку организаций по отраслям и видам деятельности, формам собственности и организационно-правовым формам, по территории и т.д. (Табл.1) В процессе управления организацией требуется быстрая и качественная обработка всей исходной документации, движение которой происходит по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до сдачи их на хранение в архив или отправки заинтересованным юридическим или физическим лицам. Это движение принято называть документооборотом.Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Министерством финансов СССР от 29 июля 1983г. № 105, под документооборотом в бухгалтерском учете понимается «движение первичных документов (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив)».
В стандарте «делопроизводство и архивное дело. Термины и определения ГОСТ 16.487-83», утвержденном Постановлением Госстандарта СССР от 31 октября 1983г. № 5231, записано, что документооборот - это «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Это определение без изменений было повторено и в одноименном российском стандарте ГОСТ Р 51141-98 .
Правила документооборота и технология обработки учетной информации утверждаются руководителем организации в составе принятой на текущий год учетной политики. Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 2.1.11.96г. N!!129-ФЗ определено требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Главные бухгалтеры устанавливают графики представления всех необходимых документов, которые утверждают руководители организации. Выписки из графика о сроках представления в бухгалтерию документов вручаются всем должностным и материально-ответственным лицам.
Бухгалтерские документы классифицируются: - по назначению; - порядку составления; - содержанию хозяйственных операций; - способу отражения хозяйственных операций; - месту составления; - способу заполнения. По назначению документы делятся на распределительные, оправдательные, бухгалтерского оформления, комбинированные.
Распорядительные документы - те, которые содержат распоряжение на выполнение той или иной хозяйственной операции (приказы, распоряжения, доверенности, платежные поручения банку на перечисление денег, чеки на получение денег и др.). Исполнительные (оправдательные) - те, которые подтверждают факт совершения хозяйственной операции (накладные на получение материалов, акты, квитанции и др.). Бухгалтерского оформления - это документы, созданные в бухгалтерии организации для подготовки учетных записей (бухгалтерские справки, справки-расчеты, ведомости распределительные, группировочные и др.). Комбинированные - документы, которые одновременно содержат распоряжение и подтверждение об исполнении или содержат сведения об исполнении и признаки бухгалтерского оформления (авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость и др.). По порядку составления документы бывают первичные и сводные.
Первичные - составляются на каждую отдельную хозяйственную операцию непосредственно в момент ее совершения (табели учета рабочего времени, приходные и расходные кассовые ордера, требования и др.).
Сводные - составляются на основе первичных документов (отчет кассира, отчет склада и др.). По содержанию хозяйственных операций документы делятся на денежные, материальные, расчетные. Денежные документы отражают наличие и движение денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера, чеки, облигации и др.).
Материальные документы отражают наличие и движение имущества организации (материально-производственных запасов, основных средств и др.). Расчетные документы отражают расчеты организации с другими юридическими и физическими лицами (расчетные чеки, авансовые отчеты, платежные требования и платежные поручения и др.).
По способу отражения хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные. Разовые документы предназначены для отражения одной или нескольких операций в момент их совершения (накладные, наряды, кассовые ордера и др.). Накопительные документы составляются в течение определенного периода времени путем накапливания однородных повторяющихся записей (лимитно-заборные карты, табели учета рабочего времени и др.). По месту составления документы бывают внешние и внутренние.
Внешние документы поступают от других организаций (выписки банка, tobapho-транспортныe накладные, счета-фактуры и др.). Внутренние документы составляются в самой организации (товарные отчеты, расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордера). По способу заполнения документы подразделяются на составленные ручным способом и составленные с использованием технических средств. Движение документов во всех случаях отражает сложившуюся в организации организационную структуру аппарата управления и схему распределения обязанностей между структурными подразделениями и отдельными работниками, поэтому совершенствование документооборота неотделимо от рационализации формирования организационных структур управления. Соблюдение сроков сдачи документов имеет особенно важное значение при автоматизации учетных операций в централизованной бухгалтерии, так как это связано с равномерной загрузкой машин и со сроками выпуска машинограмм. Практика убеждает, что нарушение сроков сдачи документов приводит к тому, что поступающие с опозданием машинные регистры не используются из-за потери ими оперативного значения и актуальности.
Первичные документы должны не только своевременно составляться, но и содержать достоверные данные. Последнее неотделимо от правильной и рациональной организации первичного учета, качественного составления документации с заполнением всех требующихся реквизитов, в том числе четкое заполнение в первичных документах установленных шифров, имеющих принципиальное значение при механизации учетных операций в централизованных бухгалтериях. Бухгалтерские документы, связанные с использованием смет расходов по бюджету, специальным и другим средствам, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером (или их заместителями).
В централизованных бухгалтериях банковские документы (чеки и платежные поручения), а также расходные кассовые ордера и платежные (расчетно-платежные) ведомости на заработную плату по срокам и суммам выплат из кассы подписываются руководителем организации (распорядительные надписи), при котором создана централизованная бухгалтерия, или другими уполномоченными лицами и главным бухгалтером или его заместителем. Остальные документы, служащие основанием для выдачи денег, товарно-материальных ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства организации подписываются руководителями обслуживаемых организаций и главным бухгалтером централизованной бухгалтерии или их заместителями. Все банковские операции проводятся через бюджетные (текущие) счета тех организаций, при которых созданы централизованные бухгалтерии. В отдельных обслуживаемых организациях с большим объемом операций с разрешения вышестоящей организации могут быть сохранены бюджетные (текущие) счета. Централизация учета исполнения смет расходов потребовала совершенствования учета. Вместо книг стали использоваться накопительные ведомости. Это позволило отказаться от большого количества мемориальных ордеров на каждую операцию, сократить количество записей в регистрах синтетического и аналитического учета. Отпала необходимость в составлении отдельных оборотных ведомостей. Централизация бухгалтерского учета предъявляет высокие требования к оформлению первичной документации, исходящей из обслуживаемых организаций. Нельзя забывать, что искажение хотя бы одного показателя при автоматизированной обработке приводит к изменению показателей во многих взаимосвязанных документах, потому что их составление базируется на одной и той же исходной информации или последовательном использовании результатной информации одной задачи в качестве исходной для решения другой. Практика убеждает, что внедрение автоматизированных систем управления должно сочетаться с упорядочением информационной базы, совершенствованием документационных процессов. Наибольшая эффективность от использования электронной вычислительной техники может быть достигнута при упорядочении всей исходной информации, массовым носителем которой являются первичные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции. К сожалению, в большинстве случаев информация об основной и финансовой деятельности организаций и их структурных подразделений используется далеко не полностью, а в ряде случаев не используется вообще. В числе главных причин можно назвать низкий уровень классификации и кодирования документов, стандартизации и унификации, а также неудовлетворительное их состояние, сбор, обработка и хранение. Эти причины порождают противоречие между сравнительно большим, непрерывно возрастающим объемом информации и малой величиной коэффициента полезного использования информационных источников, имеющей тенденцию к снижению. Исходные данные о материальных ценностях, выработке, использовании машин и оборудования в большинстве случаев заносятся в первичные документы вручную. В оперативном управлении деятельностью организаций процесс обработки информации начинается с совершения хозяйственных операций, их кодирования и фиксации в первичных документах. Несовершенство этих действий неизбежно ведет к нерациональному использованию ЭВМ за счет увеличения объема работ.

Хранение документов.

Относительно вопросов хранения бухгалтерской документации нормативные документы устанавливают сроки хранения и его процедуру. В соответствии со статьей17 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ. Пункт 1 статьти17 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает, что: «Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. При этом НК РФ (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) предписывает налогоплательщикам «в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги». На первый взгляд, может показаться, что процитированные нормы противоречат друг другу. Дело в том, что данные нормативные документы устанавливают предписания, действующие в целях разных отраслей права - налогового и бухгалтерского. В целях соблюдения норм налогового законодательства документы должны храниться 4 года, в целях соблюдения бухгалтерского - 5 лет. Соответственно, общий срок хранения документов составляет 5 лет (если иное не устанавливается правилами организации государственного архивного дела). Порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами: 1.Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Закон № 125-ФЗ); 2.Основные правила работы архивов организации - одобрены решением Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила); 3.Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения - утвержден Федеральной архивной службой России 06.10.2000 (далее - Перечень); 4.Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете - утверждено приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105. Из всех вышеперечисленных нормативных документов бухгалтеру-практику особое внимание следует уделить Перечню, поскольку именно он «предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных)» (п. 1.4. Указаний по применению Перечня). Перечень включает сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций и Указания по его применению. В числе разделов, выделяемых в Перечне, в частности присутствует раздел 4 «Учет и отчетность», содержащий подразделы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность». Особо следует отметить, что в соответствии со статьей 5 Закона № 125-ФЗ к архивным документам относятся все документы, независимо от вида их носителя. Это означает, что рассматриваемые в данной статье предписания о порядке хранения документов относятся как к документам на бумажных, так и на электронных носителях. Согласно статьей 13 Закона № 125-ФЗ организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности документов. Статья 15 вышеуказанного Закона № 125-ФЗ отмечает, что организации « обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов» . В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете говорится, что документы текущего отчетного периода «должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером» (п. 6.2. Положения). В установленные самой организацией сроки первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность подлежат передаче в архив организации. Обработанные первичные документы текущего месяца должны комплектоваться в хронологическом порядке по признаку отношения к определенному учетному регистру и сопровождаться справкой для архива. В соответствии с пунктом 6.4. Положения «Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка, с относящимися к ним документами, должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены». Сохранность документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.

Глава II.Практическая часть.

Задача №1 построена на условном примере ЗАО «Электроника» (основной вид деятельности: производство и реализация бытовой электротехники). Организация осуществляет учет в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности объединений, предприятий, организаций и инструкцией по его применению, утвержденному Министерством финансов РФ от 31.10.2000 г. № 94 н, законодательной и нормативной базой, регламентирующей ведение бухгалтерского учета в Российской Федерации. Отчисления и налоги необходимо рассчитывать по действующим ставкам на текущий период: единый социальный налог (ЕСН) – 26%, налог на доходы физических лиц – 13%, налог на добавленную стоимость (НДС) – 18%. В случае изменения ставок налогов сделать корректировку.

Таблица 1.

Выписка из плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и организаций

№№ счетов, субсчетов	Наименование счетов, субсчетов
01	Основные средства
02	Амортизация основных средств
04	Нематериальные активы
08	Вложения во внеоборотные активы
10	Материалы. Субсчета: 1. Сырье и материалы 2. Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали 6. Прочие материалы 7. Инвентарь и хозяйственные принадлежности
19	Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям
20	Основное производство
23	Вспомогательное производство
25	Общепроизводственные расходы
26	Общехозяйственные расходы
29	Обслуживание производства и хозяйства
40	Выпуск продукции (работ, услуг)
43	Готовая продукция
44	Расходы на продажу
46	Реализация продукции
47	Реализация и прочее выбытие основных средств
50	Касса
51	Расчетные счета
58	Финансовые вложения
60	Расчеты с поставщиками и подрядчиками
62	Расчеты с покупателями и заказчиками
66	Расчеты по краткосрочным кредитам и займам
67	Расчеты по долгосрочным кредитам и займам
68	Расчеты по налогам и сборам
69	Расчеты по социальному страхованию и обеспечению. Субсчета: 1 . Расчеты по социальному страхованию 2. Расчеты по пенсионному обеспечению 3 . Расчеты по обязательному медицинскому страхованию
70	Расчеты с персоналом по оплате труда
71	Расчеты с подотчетными лицами
76	Расчеты с разными дебиторами и кредиторами
80	Уставный капитал
81	Собственные акции (доли)
82	Резервный капитал
84	Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)
90	Продажи. Субсчета: 1. Выручка 2. Себестоимость продаж 3 . Налог на добавленную стоимость 9. Прибыль (убыток) от продаж
91	Прочие доходы и расходы. Субсчета: 1 . Прочие доходы 2. Прочие расходы 9. Сальдо прочих доходов и расходов
94	Недостачи и потери от порчи ценностей
96	Резервы предстоящих расходов
97	Расходы будущих периодов
99	Прибыли и убытки

В практической части курсовой работы необходимо решить следующие задачи:

1. Открыть счета синтетического учета и записать в них суммы начальных остатков на 01 июня. Перечень счетов и остатки по ним даны в табл. 10 и 13. В дополнение к счетам в данных таблицах открыть счета: 90 «Продажи», 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие недостающие счета.

2. Открыть аналитические счета отчетного периода к счету 20 «Основное производство», записать начальные остатки, операции за отчетный период и определить остатки на конец отчетного периода по каждому объекту производства (строительства). То же по счету 62 «Расчеты с покупателями», по счету 10 «Материалы», субсчет 1 «Сырье и материалы» и по счету 90 «Продажи».

3. Открыть журнал регистрации хозяйственных операций.

4. Составить оборотную ведомость по счетам синтетического учета. Подсчитать итоги остатков и обороты за июнь. В результате должно получиться равенство 3-х пар итогов:

1-я пара итогов - остатки на начало месяца;

2-я пара итогов - обороты за отчетный период (Дебет = Кредиту);

3-я пара итогов - остатки на конец отчетного периода. Отсутствие равенства указывает на ошибку в записях или на пропущенную запись. Произвести контрольную сверку оборотов в оборотной ведомости и регистрационном журнале.

5. Составить бухгалтерский баланс (форма №1 по ОКУД, см. прил.3) на начало и конец отчетного периода, используя данные оборотно-сальдовой ведомости (табл. 4) и журнала хозяйственных операций (табл. 3).

6. Рекомендуется выполнить практическую задачу (расчеты 1-5 настоящего условия) с использованием автоматизированных систем ведения бухгалтерского учета, например «1 С бухгалтерии» или других, доступных пользователю бухгалтерских программ.

7. Составить в процессе решения задач расчеты.

Заданием предусматривается отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций производственного предприятия ЗАО «Электроника». Учет материалов ведется по фактической себестоимости на синтетическом счете 10 «Материалы», к которому открывается два аналитических счета: 1-й - «Сырье и материалы»; 2-й - «Транспортно-заготовительные расходы». Готовая продукция учитывается на счете 43 «Готовая продукция» по фактической себестоимости (в течение текущего месяца – по плановой (нормативной) себестоимости). Объем реализации продукции для целей налогообложения определяют по моменту ее оплаты покупателем. Оплата реализованной готовой продукции по продажным ценам отражается на счете 90 «Продажи». На этом же счете определяют финансовый результат от реализации готовой продукции в целом и по ее видам.

В мы рассматривали сущность бухгалтерских документов, их роль и назначение. О видах бухгалтерских документах и классификации документов в бухгалтерском учете расскажем в нашем материале.

Виды бухгалтерских документов

Систему документов бухгалтерского учета можно представить в виде пирамиды, где в основе лежат первичные учетные документы (документы первого уровня в бухгалтерском учете) как самый многочисленный пласт бухгалтерских документов, а на верхушке пирамиды - бухгалтерская и налоговая отчетность. В средней части могут быть расположены различного рода регистры, призванные систематизировать и накапливать информацию о фактах хозяйственный жизни организации, которые уже отражены в системе бухгалтерского учета.

Оправдательные документы в бухгалтерском учете

Говоря о первичных документах, мы имеем в виду не только первичные учетные документы, которым посвящена ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ , но и иные документы, используемые в бухгалтерском учете для совершения бухгалтерских записей. К примеру, счет-фактура не является первичным учетным документом, поскольку ее составлением не оформляется факт хозяйственной жизни. При отгрузке таким документом будет товарная накладная. Но на основании правильно оформленного счета-фактуры может быть произведена запись по возмещению НДС из бюджета (Дебет счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС» — Кредит счета 19 «НДС по приобретенным ценностям»). В то же время, пара «накладная - счет-фактура» или «акт - счет-фактура» обычно рассматривается как комплект первички, подтверждающей совершение хозяйственной операции. Их в совокупности также часто называют закрывающими бухгалтерскими документами.