Выбор читателей
Популярные статьи
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ГОУ ВПО «АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Международный институт экономики, менеджмента и информационных систем
Кафедра «Международной экономики, математических
методов и бизнес-информатики»
«Правила проведения и подготовки служебных совещаний»
Выполнила студентка
второго курса, 235 группы
Научный руководитель
Барнаул 2014
Введение
собрание деловой общение
Одной из важнейших сторон корпоративной культуры является корректное деловое общение. Под деловым общением понимается любое общение, способствующее решению коммерческих задач.
Служебные совещания - один из эффективных способов привлечения сотрудников к процессу принятия решений, один из инструментов управления причастностью сотрудников к делам своего подразделения или организации в целом.
Проведение служебных совещаний может рассматриваться как один из способов управления мотивацией. Поэтому пренебрежение совещаниями является характерной ошибкой руководителя. В современных условиях важное значение имеет правильное проведение служебных совещаний. Всё вышесказанное определяет актуальность данной темы реферата.
Цель работы заключается в том, чтобы рассмотреть правила подготовки и проведения служебных совещаний. В соответствии с указанной целью поставлены следующие задачи:
1. дать общую характеристику деловых совещаний;
2. рассмотреть особенности подготовки и проведения делового совещания;
3. проанализировать основные аспекты процесса проведения делового совещания, стили поведения руководителя на совещании.
Объектом исследования в работе является служебное совещание. Предмет исследования: особенности подготовки и проведения служебного совещания.
1. Общая характеристика служебного совещания
Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской практике широко распространены служебные совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.
Таким образом, служебное совещание - это обсуждение вопросов организации производства, управления фирмой, маркетинговой деятельности, проводимое первым лицом или заменяющим его специалистом.
К обязательным требованиям, позволяющим сделать деловые совещания действенным инструментом создания команды единомышленников, относятся :
· регулярность проведения;
· сочетание обсуждения стратегических и оперативных вопросов;
· урегулирование на совещаниях вопросов корпоративных отношений (выработка новых идей, оценка результатов предыдущих программ);
· руководителю следует помнить, что совещание оказывает огромное влияние на его имидж и стиль деловых отношений.
В вопросе организации служебных совещаний следует остерегаться крайности - их чрезмерного количества и длительности. Как известно, любую хорошую идею можно дискредитировать формальным отношением к ее реализации.
Действенность совещания должна восприниматься в качестве этической нормы работы в коллективе, существенным актом внимания и уважительного отношения к сотрудникам со стороны организаторов совещания, которые, в свою очередь, должны: - четко определить целевую направленность и предмет совещания; - выбрать его оптимальный регламент. При этом следует помнить, что служебное совещание - это, как правило, работа коллективного разума. Поэтому на него следует выносить вопросы, требующие совместных интеллектуальных усилий всех участников рассмотрения той или иной проблемы.
При установлении цели совещания следует избегать расплывчатых, неконкретных формулировок. Это вызывает снижение интереса к предлагаемой проблеме и подсознательно ведет к ощущению необязательности ее предметного решения.
Ведущий совещания обычно выбирает один из двух основных стилей его ведения: дипломатический или авторитарный.
Дипломатический стиль предполагает учет мнений всех участников совещания, а также то, как различные идеи согласуются между собой. При этом неизбежны компромиссы.
Психологи утверждают, что оба стиля поведения - дипломатический и авторитарный - могут приводить к успеху. Однако авторитарное ведение совещания следует отнести к нежелательным исключениям, особенно если с его участниками придется работать и дальше .
Прежде всего, каждый руководитель до проведения совещания должен определить основные цели, которые он собирается достичь с помощью этого метода работы. Во-вторых, руководитель должен определить вид совещания, которое он планирует проводить.
По своей общей целевой направленности совещания могут быть инструктивными, оперативными и проблемными .
Инструктивное (информационное) совещание направлено на доведение до его участников какой-либо информации, постановку и совместное уточнение возникающих по поводу этой информации задач, например, определение сроков и рамочных условий разработки программы каких-либо мероприятий. Оперативное совещание посвящено выяснению текущего состояния дел в организации, краткому обмену мнениями по существу вопросов, возникающих по ходу производственного процесса. Кроме того, оно может быть направлено на выработку общей тактики действий различных звеньев организационной структуры в связи с текущими производственными задачами.
Проблемное совещание является наиболее сложным его видом. Проблемные совещания - это совещания, направленные на поиск оптимальных решений, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов. Проблемное совещание посвящено, как правило, формированию общей программы, имеющей элементы стратегии и длительные сроки реализации.
Таким образом, служебные совещания являются одной из важнейших форм управленческой деятельности и занимают огромную часть времени в современном бизнесе. Деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения. Эти моменты будут рассмотрены в следующей главе.
2. Особенности подготовки и проведения служебного совещания
При подготовке совещания нужно, прежде всего, определить степень его необходимости и постараться сократить по возможности его длительность. Для этого можно рекомендовать выполнить несколько этапов подготовительных работ, которые укажут на степень предварительной проработанности выносимых на обсуждение проблем. Эти этапы включают :
· подготовку нескольких вариантов проектов решений по вопросам, предполагаемым к рассмотрению на совещании;
· обработку полученных от подразделений или отдельных специалистов заключений по проектам решений и проработку вопроса о необходимости проведения совещания.
Совещание при таком подходе следует признать целесообразным, если мнение большинства заинтересованных и компетентных сторон не сводится к одному из предложенных вариантов решения проблемы.
Совещание имеет смысл, если есть необходимость в обмене информацией; выявлении мнений и альтернатив; анализе сложных (нестандартных) ситуаций; принятии решения относительно комплексных вопросов. Менеджер должен проанализировать все альтернативы проведения совещания: решение высшего руководителя; возможность решения вопроса по телефону. И если после этого менеджер убедится в полезности совещания, ее можно проводить. В противном случае от совещания необходимо отказаться. После того, как принято решение о необходимости проведения совещания, определяют повестку дня и состав ее участников.
Во время подготовки повестки дня необходимо определить:
1) тему соответствующего совещания и содержание обсуждаемых проблем;
2) условия, которые должен удовлетворять конечный результат совещания, для определения цели совещания;
3) кто и какую подготовительную работу должен проводить.
Залогом успешного совещания является разработка подробной повестки дня и регламента. Правилом организации управления и этики служебных отношений должна стать обязательная предварительная рассылка участникам совещания повестки дня с указанием круга намечаемых к обсуждению проблем, ответственных за их подготовку и примерного регламента. Кроме того, нормой этики деловых отношений следует считать предварительную рассылку краткой письменной информации по существу рассматриваемых на совещании вопросов.
Эффективность служебного совещания во многом определяется оптимальным подбором его участников. Главной задачей в этой связи является обеспечение участия тех специалистов, которые заинтересованы и компетентны в рассматриваемых на совещании вопросах. Отчасти решение этой задачи зависит от того, насколько будущие участники готовы к обсуждению проблем повестки дня. Такая готовность закладывается через предварительную рассылку достаточно подробной информации о готовящемся совещании.
Во время решения вопроса о составе участников необходимо особенно внимательно подойти к формированию списка по количественным и качественным составом. К участию в совещании необходимо привлечь должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме. Что касается количества участников совещаний, то оптимальный вариант - соответствие количества участников совещания с количеством тех, кто активно участвует в обсуждении вопроса.
Поскольку деловое совещание предполагает свободную дискуссию, необходимо прежде всего подобрать диспутантов, т.е. достаточно спокойных, выдержанных людей, способных адекватно реагировать на противоположные точки зрения и их авторов. Присутствие последних следует рассматривать в качестве безусловно позитивного элемента дискуссии. Ведь групповое единомыслие губительно сказывается на эффективности принимаемых коллективом решений.
Надо определить день и время проведения. Для совещания рекомендуется отводить определенный день недели, что позволяет участникам совещания правильно спланировать свое рабочее время и подготовиться к ней. Лучший день для совещания - среда или четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и в пятницу. Психологами было замечено, что совещания, проводимые строго по графику с заранее указанной датой и часом, являются более продуктивными. При этом рекомендуется планировать совещания на первую половину рабочего дня.
Ошибки, которых чаще всего допускаются при определении продолжительности совещания: не регламентируется продолжительность совещания; не соблюдается установленная продолжительность совещания; совещания планируются слишком длинными; не делаются перерывы; не ограничивается время на доклады и выступления; неумение кратко и ясно излагать свои мысли.
Как правило, местом проведения значительной части (более 70%) деловых совещаний является кабинет руководителя организации. Однако заседание лучше созвать в специально оборудованных для этой цели помещениях. В основном приглашенные на совещание садятся за стол, имеющий прямоугольную форму. Это крайне неудобно и руководителю, и участникам совещания. Известна другая, более удобная форма - трапециевидная.
За таким столом никто никому не мешает, каждый участник хорошо видит всех остальных, а председатель и секретарь-стенографист хорошо видит каждого участника делового совещания.
Активному и действенному ходу совещания способствует выполнение определенных требований, предъявляемых к оснащенности помещения для его проведения. Естественно, оно должно быть вместительным с хорошей вентиляцией. Кроме того, при оснащении специального помещения мебелью следует руководствоваться тем принципом, чтобы взаимное расположение участников во время совещания не подчеркивало различий в их служебно-иерархическом статусе. В данном случае понятие «круглый стол» имеет прямой и переносный смысл как средство, обеспечивающее непринужденность взаимных контактов между людьми и их оптимальное пространственное расположение.
Помещение должно иметь хорошую звукоизоляцию, нормальную температуру и относительную влажность воздуха и т.д. Ошибки, которые часто допускаются при определении места проведения совещания: слишком много совещаний проводится в кабинете начальника.
Подготовка участников совещания - последний этап подготовительной работы в процедуре организации деловых совещаний, когда предусматривается предварительное ознакомление всех участников с повесткой дня, необходимыми материалами. Каждый должен знать заранее тематику и задачи совещания.
Оптимальная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей составляет всего 40-45 минут. Через 40-60 минут после начала совещания в его участников ослабляется внимание: начинается шум, лишние движения, разговоры. Если и дальше продолжать совещание без перерыва, то у большинства участников наступает усталость. После 30-40-минутного перерыва в присутствующих улучшается самочувствие, восстанавливается их нормальное состояние, и обсуждение проблем можно продолжить.
После 90 минут работы внимание и интерес к обсуждаемым проблемам исчезают. Данный этап совещания специалисты называют периодом негативной активности. В этот момент человек становится неуправляемой, ко всему относится нервно и недоверчиво. Решения, принятые в такое время, обычно отличаются экстремизмом. Если же совещание продолжается без перерыва 2 часа, то более 90% ее участников согласны на любое решение, лишь бы все быстрее закончилось.
Таким образом, оптимальная продолжительность совещания - не более 1 часа. Если обстоятельства требуют более длительной работы, то после 40 минут заседания необходимо объявлять 10-15-минутный перерыв.
Все знают, что такое регламент, но не все его соблюдают. Если до начала совещания ее регламент не установлен, то возникают предпосылки для неделовой обстановки проведения совещания. Особая роль в соблюдении регламента принадлежит председателю собрания. Однако проявлять уважение к регламенту должен каждый участник совещания независимо от должности, которую он занимает. Протокол совещания - это первичный официальный документ, на основании которого руководитель имеет право требовать от сотрудников выполнения порученных им задач. Секретарь собрания фиксирует в протоколе важнейшие моменты: достижение цели совещания; решения; исполнителей и сроки .
Начинать совещание нужно вовремя и сразу согласовывать с его участниками правила совместной работы, например ограничение времени выступлений или порядок принятия решений. После чего одному из участников следует поручить ведение протокола.
Эффективный ход совещания во многом определяется порядком выступлений: от низшей должности участника к высшей, чтобы мнение предыдущего оратора не довлело над последующими выступлениями.
Залогом активности на совещании является правило, согласно которому должны высказаться все его участники. Это способствует повышенному вниманию к ходу обсуждения проблем.
Важное значение имеет четкое выполнение своей роли ведущим совещание. Его роль должна предусматривать недопущение отклонения от цели совещания, обсуждения неподготовленных вопросов. Ведущий должен обеспечивать соблюдение этических норм поведения участников, оказывать влияние на корректность и деловую направленность выступлений.
В процессе проведения делового совещания очень важно контролировать его ход. Для этого руководителю следует :
· оставаться на нейтральных позициях. Это положительно воздействует на эмоциональное состояние присутствующих.
· постоянно поддерживать разговор.
· немедленно принимать меры в случае возникновения эмоционального напряжения.
· выслушивать мнения всех оппонентов.
· нетерпимо относиться к экскурсам в прошлое и к отклонениям от темы.
Чаще подводить промежуточные итоги, для того чтобы продемонстрировать участникам, что они уже близки к цели.
Если кто-либо из участников совещания испытывает непреодолимую тягу к спору, руководителю следует, сохранив невозмутимость, позволить группе опровергать утверждения спорщика.
Чтобы деловое совещание было плодотворным, председательствующий должен владеть техникой проведения дискуссий. Нужно особенно внимательно следить, чтобы деловой спор между участниками был определенным и имел временные границы, а также за тем, чтобы не допускать личных столкновений. Терминология спора должна быть понятна всем присутствующим.
Большое значение при проведении делового совещания играет тон разговора. Психологические исследования показывают, что люди часто ориентируются не на содержание высказывания, а на тон выступающего. Эмоциональное возбуждение оратора передается и слушателям.
Большое значение имеет и правильность самого изложения материала. Грамотность, логичность, эмоциональная окраска - все это обязательное условие любого служебного контакта. Большую осторожность необходимо соблюдать при употреблении иностранных слов. Неправильное или параллельное употребление иноязычной лексики ведет, как правило, к ненужным повторениям.
Завершающий этап организации и проведения совещания - это принятие решения и согласования условий его реализации. Решения на совещании принимается всеми вместе и каждым в отдельности. От того, насколько участнику совещания удалось включить свои идеи и комментарии в общее решение, зависит его эффективность. В формулировке решения объясняется: кем и в какие сроки должно быть выполнен определенный объем работ. Решения могут приниматься двумя путями:
1 специально избранная комиссия по подготовке решения заранее составляет его проект. Проект зачитывается. Участники совещания вносят свои коррективы и принимают его по результатам голосования;
2 председатель собрания подводит итоги обсуждения и формулирует решение. После принятия решения определяется лицо (группа лиц), которая осуществляет его выполнение и контроль за исполнением.
Таким образом, недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как тратят дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы.
Заключение
В общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы, подведение предварительных итогов, определение последующих действий. Важным общим правилом этики деловых отношений является недопустимость проведения неподготовленного совещания - результатом его будет потеря времени и доверия к организатору.
В данной работе мы составили общую характеристику служебного совещания и рассмотрели особенности его подготовки и проведения.
Таким образом, совещание - одна из важнейших форм управленческой деятельности, во время которой происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения. Как видим, совещание - процесс сложный и при его проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил подготовки и проведения.
Список использованных источников
1. Нарушак В.Б. Психология внутрифирменного менеджмента: Практическое руководство для менеджеров по персоналу / В.Б. Нарушак, Л.А. Степанова. - М.: Экзамен, 2008. - 196 с.
2. Психология и этика делового общения / под ред.В.Н. Лавриненко. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009. - 327с.
3. Психология делового преуспевания / под ред. А.Н. Колесникова. - М.: ВЛАДОС-ПРЕСС, 2008. - 304 с.
4. Семенов А.К. Психология и этика менеджмента и бизнеса / А.К. Семенов, Е.Л. Маслова. - М.: Маркетинг, 2009. - 200 с.
5. Мокшанцев Р.И. Психология коммуникации на переговорах / Р.И. Мокшанцев. - М.: ИНФРА-М., 2008 - 360 с.
6. Морозов А.В. Управленческая психология / А.В. Морозов. - М.: Академический проект, 2009. - 288 с.
7. Курбатов В.И. Как успешно провести переговоры / В.И. Курбатов. - Р-на/Д.: Феникс, 2010. - 318 с.
8. Психология делового преуспевания / под ред.А.Н. Колесникова. - М.: ВЛАДОС-ПРЕСС, 2009. - 304 с.
9. Кукушин В.С. Психология делового общения / В.С. Кукушин. - М.: ИКЦ "МарТ", Р - на/Д., 2009. - 368 с.
10. Коробко В.И. Теория управления / В.И. Коробко. - М.: ЮНИТИ, 2009. - 383 с.
11. Ковров А.В. Психологические аспекты ведения переговоров / А.В. Ковров. - М.: Бератор-Пресс, 2010. - 200 с.
12. Петрунин Ю.Ю. Этика бизнеса / Ю.Ю. Петрунин, В.К. Борисов. - М.: Дело, 2009. - 280 с.
Размещено на Allbest.ru
...Корректное деловое общение как один из элементов корпоративной культуры. Особенности подготовки и проведения служебного совещания. Виды служебных совещаний, принципы организации и требования к ним. Основные стили поведения руководителя на совещании.
контрольная работа , добавлен 16.01.2011
Понятие служебного совещания и принципы его организации, классификация и типы, функциональные особенности, порядок и специфика проведения. Анализ процесса проведения служебного совещания на фирме ООО "Антипож", стили поведения руководителя на нем.
курсовая работа , добавлен 20.11.2013
Совещания как необходимый инструмент управления организационными системами. Основные цели совещания как способа служебного общения. Особенности проведения конференций, собраний, заседаний, семинаров и пр. Порядок подготовки и проведения совещания.
реферат , добавлен 30.09.2010
Понятие делового совещания, классификация совещаний по целям и методам проведения. Правила подготовки к проведению делового совещания. Организация и ведение дискуссии. Психологические типы участников обсуждения. Правила составления протокола совещания.
реферат , добавлен 19.12.2009
Проблема ведения деловых совещаний как ключевая для достижения организационной эффективности и побуждения людей к достижению общих целей. Деловое общение в процессе проведения собраний и совещаний. Подготовка к собранию, его ход и анализ после завершения.
реферат , добавлен 18.12.2013
Значение деловых совещаний в менеджменте сервиса и туризма. Классификации деловых совещаний и их роль в менеджменте. Современные концепции проведения деловых совещаний. Анализ и особенности процесса проведения деловых совещаний в ООО "Альянс-тур".
курсовая работа , добавлен 15.05.2008
Задачи и классификация деловых совещаний, их планирование, технология организации и проведения. Искусство ведения переговоров. Анализ хозяйственной деятельности ООО "Альянс-тур". Особенности процесса проведения деловых совещаний и заседаний в турфирме.
курсовая работа , добавлен 16.03.2011
Преимущества решений, принимаемых малыми группами: качество, согласие, исполнение и статус. Классификация деловых совещаний. Обязанности руководителя совещания: определение темы и повестки дня; назначение проведения и участников; подготовка помещения.
курсовая работа , добавлен 23.02.2014
Понятие служебного совещания. Особенности подготовки служебного совещания. Процесс проведения служебного совещания. Стиль деловых отношений. Обсуждение стратегических и оперативных вопросов. Урегулирование на совещаниях вопросов корпоративных отношений.
реферат , добавлен 27.07.2015
Понятие, цели, задачи собрания и совещания, процесс их проведения. Потенциальная роль каждого приглашенного в обсуждении поднятых вопросов. Нормативно-распорядительные документы, регламентирующие деятельность собрания как органа коллегиального управления.
«. Практически все упомянутые в статье приемы и советы применимы не только к процессу выявления требований к системе, но и к любому другому совещанию.
Это совещание посвящено созданию или пересмотру перечня высокоуровневых функций, которые должна предоставлять новая система.
Совещание проводится с целью:
Совещания нужно проводить всегда, когда это возможно, т.к. совещания – наиболее мощный инструмент выявления требований.
Совещание обладает следующими преимуществами:
Перед совещанием необходимо выполнить следующие подготовительные шаги:
Не посылайте данные слишком рано (участники могут прочесть и забыть). Оптимальный срок – за 2-7 дней.
Возможны следующие виды подготовительных материалов для совещания:
Кому: Участникам проекта «Икс»
От: ФИО РП
Тема: Предстоящее совещание, посвященное требованиям по проекту «Икс»
Я являюсь руководителем [администратором] проекта «Икс», который стартует ДД.ММ.ГГГГ и будет завершен ДД.ММ.ГГГГ. Как и в большинстве проектов, оказалось сложным достигнуть сглашения по набору функций создаваемой системы и определить исходный базовый уровень i-той версии, который удовлетворял бы ожиданиям разнородной группы заинтересованных лиц. Чтобы ускориь этот процесс, мы поведем посвященное требованиям совещание ДД.ММ.ГГГГ в ЧЧ:ММ.
Цель совещаниея состоит в финальном определении перечня функций базового уровня i-той версии продукта, для чего необходимо выслушать мнение каждого участника проекта.
Совещание будет проводить ФИО [незаинтересованне лицо, не член команды], который обладает весомым опытом в разработке требований.
Результаты совещания будут известны немедленно, а на следующий день – доведены до команды разработки и маркетологов. Приглашаю вас принть участие в совещании и внести свои предложения, отражающие интересы Вашей команды (отдела, клиента). Если Вы не можете приехать, то я настоятельно рекомендую Вам прислать сотрудника, который уполномочен принимать решения, представляющие Ваши интересы.
Во вложении находится краткое описание предполагаемых функций продукта и некоторые справочные материалы о предстоящем совещании и процессе «мозгового штурма» [это один из способов организации совещания]. Совещание начнается в ЧЧ:ММ и продлиться до ЧЧ:ММ.
Ждем встречи с Вами на совещании.
С уважением,
ФИО РП
По возможности нужно постараться найти ведущего, не являющегося членом команды проекта. Если это сделать не удалось, то совещание может проводить любой компетентный член команды: руководитель проекта или ведущий системный аналитик.
Ведущий совещания должен обладать максимумом из перечисленных ниже качеств:
В ходе совещания и перед ним ведущий должен выполнять следующие обязанности:
Пример повестки дня приведен ниже.
В ходе совещания часто возникают следующие проблемы:
Атмосфера совещания зачастую весьма напряженна, а аудитория может оказаться политически предубежденной или враждебной. Для снижения накала страстей можно использовать различные «безделушки» или «совещательные билеты», которые стимулируют непредвзятое мышление и задают позитивный формат встречи.
Билет | Кол. | Правило | Цель |
Опоздание с перерыва | 1 | Истратив свой билет, участник вносит 50 рублей в штрафную коробку | Экономия времени |
Бесплатный выстрел | 1 | Дает право «пнуть» какого-либо участника или подразделение. За каждый следующий выпад участник вносит 50 рублей в штрафную коробку | Предостерегает участников от политических выступлений и немного забавно |
Отличная идея! | 2 | Можно отдать билет любому участнику, предложившему хорошую идею. Задача – раздать свои билеты | Побудить и вознаградить творческое мышление |
5-минутное выступление | 2 | Дает право на выступление в течение 5 минут в любой момент совещания. Остальные обязаны слушать, никто не перебивает | Создание структурированного процесса предоставления слова. Каждый получает возможность высказать свое мнение |
В качестве основного метода проведения совещания рассмотрим « ».
Служебные совещания - один из эффективных способов привлечения сотрудников к процессу принятия решений, один из инструментов управления причастностью сотрудников к делам своего подразделения или организации в целом.
В мировой практике управления персоналом открытость информационной системы организации и причастность сотрудников к решению ее проблем становятся одними из наиболее важных факторов мотивации трудовой деятельности. Проведение служебных совещаний может рассматриваться как один из способов управления мотивацией. Поэтому пренебрежение совещаниями является характерной ошибкой руководителя.
Однако в вопросе организации служебных совещаний следует остерегаться другой крайности - их чрезмерного количества и длительности. Как известно, любую хорошую идею можно дискредитировать формальным отношением к ее реализации.
Действенность совещания должна восприниматься в качестве этической нормы работы в коллективе, существенным актом внимания и уважительного отношения к сотрудникам со стороны организаторов совещания, которые, в свою очередь, должны:
Четко определить целевую направленность и предмет совещания;
Выбрать его оптимальный регламент (причем в данном случае понятие «регламент» можно трактовать достаточно широко, включая тематику, время, состав участников совещания и ответственных за его проведение);
Не сводить совещание к решению частных вопросов, которые можно решить «в рабочем порядке». При этом следует помнить, что служебное совещание - это, как правило, работа коллективного разума. Поэтому на него следует выносить вопросы, требующие совместных интеллектуальных усилий всех участников рассмотрения той или иной проблемы.
При подготовке совещания нужно прежде всего определить степень его необходимости и постараться сократить по возможности его длительность. Для этого можно рекомендовать выполнить несколько этапов подготовительных работ, которые укажут на степень предварительной проработанное™ выносимых на обсуждение проблем. Эти этапы включают:
Подготовку нескольких вариантов проектов решений по вопросам, предполагаемым к рассмотрению на совещании;
Рассылку проектов решений заинтересованным и компетентным в предлагаемых вопросах подразделениям и специалистам с просьбой дать свое заключение к установленному сроку. Это заключение должно включать или принятие одного из проектов решения, или предложения по корректировке одного из приемлемых его вариантов, или собственную трактовку нового решения;
Обработку полученных от подразделений или отдельных специалистов заключений по проектам решений и проработку вопроса о необходимости проведения совещания.
Совещание при таком подходе следует признать целесообразным, если мнение большинства заинтересованных и компетентных сторон не сводится к одному из предложенных вариантов решения проблемы.
В любом случае важным общим правилом этики деловых отношений является недопустимость проведения неподготовленного совещания - результатом его будет потеря времени и доверия к организатору. Кроме того, участники подобного совещания почувствуют ущемленность собственного достоинства и личностного статуса.
При установлении цели совещания следует избегать расплывчатых, неконкретных формулировок. Это вызывает снижение интереса к предлагаемой проблеме и подсознательно ведет к ощущению необязательности ее предметного решения. Формулировка цели должна отражать черты предполагаемого результата обсуждения вопросов.
По своей общей целевой направленности совещания могут быть инструктивными, оперативными и проблемными,
Инструктивное совещание направлено на доведение до его участников какой-либо информации, постановку и совместное уточнение возникающих по поводу этой информации задач, например, определение сроков и рамочных условий разработки программы каких-либо мероприятий.
Оперативное совещание посвящено выяснению текущего состояния дел в организации, краткому обмену мнениями по существу вопросов, возникающих по ходу производственного процесса. Кроме того, оно может быть направлено на выработку общей тактики действий различных звеньев организационной структуры в связи с текущими производственными задачами.
Проблемное совещание является наиболее сложным его видом. В процессе такого совещания вырабатывается коллективное решение по комплексным вопросам, затрагивающим изменение функциональных задач звеньев структуры или их приспособление к новым направлениям деятельности организации. Проблемное совещание посвящено, как правило, формированию общей программы, имеющей элементы стратегии и длительные сроки реализации.
Залогом успешного совещания является разработка подробной повестки дня и регламента. Правилом организации управления и этики служебных отношений должна стать обязательная предварительная рассылка участникам совещания повестки дня с указанием круга намечаемых к обсуждению проблем, ответственных за их подготовку и примерного регламента. Кроме того, нормой этики деловых отношений следует считать предварительную рассылку краткой письменной информации по существу рассматриваемых на совещании вопросов.
Эффективность служебного совещания во многом определяется оптимальным подбором его участников. Главной задачей в этой связи является обеспечение участия тех специалистов, которые заинтересованы и компетентны в рассматриваемых на совещании вопросах. Отчасти решение этой задачи зависит от того, насколько будущие участники готовы к обсуждению проблем повестки дня. Такая готовность закладывается через предварительную рассылку достаточно подробной информации о готовящемся совещании.
Его организаторы требуют, как правило, участия первых лиц подразделений организационной структуры. Однако более компетентным в решении конкретных задач может оказаться кто-либо из неруководящих сотрудников. Поэтому целесообразно предоставить право руководителю определять, кто будет представлять его подразделение на совещании.
Достаточно распространенной является ситуация, когда большинство участников совещания обсуждает какой-либо «свой» вопрос, а остальные пункты повестки дня находятся вне пределов их компетенции. Рабочее время сотрудников организации используется неэффективно, если они вынуждены присутствовать при рассмотрении всех вопросов совещания. Кроме того, присутствие «лишних» людей поневоле снижает действенность обсуждения проблем.
При разнородной повестке дня, когда затрагиваются вопросы различных звеньев структуры организаций, рекомендуется применять принцип переменного состава участников совещания. При этом возрастает важность установления и четкого соблюдения регламента.
Достаточно часто встречается ситуация, при которой отдельные сотрудники приглашаются на совещание, но их реальное участие зависит от хода обсуждения того или иного вопроса. При этом заранее неизвестно, в какой мере приглашенные «на всякий случай» сотрудники будут задействованы в процессе совещания. Такой подход демонстрирует неуважение к сотруднику, пренебрежительное отношение к его занятости. Оптимизации состава участников совещания служит использование принципа «телефонного расстояния» до сотрудника, участие которого диктуется ходом самого совещания и необходимостью получения дополнительной информации от этого сотрудника.
Время проведения служебного совещания должно планироваться заранее и, по возможности, не нарушать общего ритма работы организации. При разработке регламента совещания следует помнить об организационно-психологических нормах его продолжительности. Установлено, что инструктивную информацию человек способен нормально воспринимать в течение 20 - 30 минут, продолжительность проблемного совещания не должна превышать полутора часов. По истечении указанного времени у большинства людей заметно снижается умственная активность, способность восприятия и анализа поступающей информации.
Активному и действенному ходу совещания способствует выполнение определенных требований, предъявляемых к оснащенности помещения для его проведения. Естественно, оно должно быть вместительным с хорошей вентиляцией. Кроме того, при оснащении специального помещения мебелью следует руководствоваться тем принципом, чтобы взаимное расположение участников во время совещания не подчеркивало различий в их служебно-иерархическом статусе. В данном случае понятие «круглый стол» имеет прямой и переносный смысл как средство, обеспечивающее непринужденность взаимных контактов между людьми и их оптимальное пространственное расположение.
Исходя из требований по нормальной продолжительности совещаний, оно должно иметь перерывы, необходимые для поддержания высокой активности участников.
Эффективный ход совещания во многом определяется порядком выступлений: от низшей должности участника к высшей, чтобы мнение предыдущего оратора не довлело над последующими выступлениями.
Залогом активности на совещании является правило, согласно которому должны высказаться все его участники. Это способствует повышенному вниманию к ходу обсуждения проблем.
Важное значение имеет четкое выполнение своей роли ведущим совещание. Его роль должна предусматривать недопущение отклонения от цели совещания, обсуждения неподготовленных вопросов. Ведущий должен обеспечивать соблюдение этических норм поведения участников, оказывать влияние на корректность и деловую направленность выступлений.
Современный бизнес невозможен без различного рода переговоров. Деловые совещания - это возможность руководства донести основные цели и задачи сразу до всех структурных подразделений, получить обратную связь и на основании полученных данных скорректировать план действий для компании.
Совещания - это своеобразный инструмент управления бизнесом, который постоянно нуждается в оценке эффективности и анализе достигнутых результатов.
Деловое общение следует отличать от обычного, поскольку первое преследует определенную цель и имеет строгую этику поведения, а последние - могут и не иметь никакой почвы и повода.
Форм деловой коммуникации существует большое множество, к основным из них относятся:
Помимо перечисленных форм существует еще целый их ряд: деловые собеседования, споры, совещания, переписки, презентации, конференции. Все они имеют свою специфику, но отвечают единым правилам деловой этики.
Деловые совещания проводятся для того, чтобы выработать конкретное решение актуальной проблемы или задачи. Помимо этого на совещаниях сотрудники подразделений могут делиться с руководством своими идеями по возможному решению каких-либо вопросов. Такая форма коммуникации позволяет комплексно увидеть ситуацию в компании, ее слабые и сильные стороны, способствует вхождению новых людей в коллектив, их знакомству с корпоративной культурой и нормами, принятыми в организации.
Основными целями и задачами совещаний являются:
Темы, которые присутствуют на совещаниях, могут быть абсолютно разными.
В российской практике принято не менее одного раза в неделю проводить совещания-планерки. Таким образом, руководители отделов отчитываются о проделанной за неделю работе и ставят планы на следующую (либо получают задания для реализации в рамках предстоящей рабочей недели).
Поводом или темой для внепланового совещания может быть целый ряд вопросов, которые возникают в связи с динамичной и изменчивой внешней средой, в которой приходится работать компаниям.
Деловые совещания могут быть разными по форме проведения, тематике и присутствующим лицам.
Основная их классификация представлена ниже:
Помимо представленной классификации совещания можно разделить на проблемные, оперативные и инструктивные.
Проблемные совещания направлены на поиск оптимального решения задач в сжатые сроки.
Оперативные (или их еще называют диспетчерскими) имеют целью получение данных о текущем положении компании. Вся информация от подчиненных аккумулируется у руководителей подразделений, а затем передается главному руководителю организации. Это данные о том, насколько были выполнены планы, достигнуты цели, решены задачи. Главное отличие таких совещаний от всех остальных - в их регулярности, постоянстве списка участников и возможном отсутствии повестки совещания (то есть его подробного плана).
Инструктивные совещания имеют обратный порядок в отличие от диспетчерских - вся информация в директивном формате спускается от руководителя к непосредственным подчиненным, и далее передается по вертикали власти в организации до конкретных исполнителей тех или иных задач. К такой информации относятся распоряжения руководства, которые могут повлиять на текущий ход работы организации, новые правила, нормы поведения, сроки исполнения конкретных задач.
Для того чтобы совещание было эффективным, необходимо тщательно продумать его основные моменты: цель совещания, основные задачи, этапы мероприятия. Только при таких условиях можно получить выгоду от совещания.
К сожалению, многие из них проводятся только потому, что в бизнес-среде так принято. Регулярные встречи и совещания в начале недели с руководством во многих компаниях стали обыденностью и потеряли смысл.
Однако крупные компании, которые стремятся развиваться и завоевывать большие доли рынка, подходят к данному вопросу с большой скрупулезностью:
Каждое совещание имеет два основных этапа: подготовка и непосредственное проведение.
На первом этапе определяется актуальность проведения мероприятия, ставятся его цели и задачи, формируется список участников, подготавливаются доклады и презентации в соответствии с повесткой.
На втором - непосредственно согласно имеющейся повестке освещаются вопросы, в которых могут принимать участие все присутствующие. Как правило, руководство компании является председателем совещания и задает ему тон, предоставляет право слова, прекращает дискуссию, если она вышла за рамки конструктивного обсуждения.
Помимо основных этапов в совещании может присутствовать этап принятия решения, если оно предполагает решение какой-либо задачи. Это может происходить путем обсуждения или голосования.
Имея на руках подробный план совещания, можно с уверенностью знать, что оно пройдет эффективно.
Такой план может включать в себя:
В процессе совещания важно фиксировать основные его моменты для того, чтобы иметь возможность вернуться к тому или иному вопросу и более подробному его рассмотрению.
Одним из эффективных средств продвижения продукции является проведение деловых совещаний в рамках выставок и конгрессов, проводимых в ЦВК «Экспоцентр». Деловые совещания подобного формата несколько отличается от других. Если на обычном совещании собирается руководящий состав одного предприятия, то во время работы выставки у любого производителя есть уникальная возможность комплексно решить проблемы предприятия и пригласить всех поставщиков и дистрибьютеров продукции.
Специально оборудованные комнаты для деловых переговоров, конгресс-холлы ЦВК «Экспоцентра» рассчитаны на разное количество человек. Поэтому проблем с размещением всех участников не бывает. С помощью системы MatchMaking можно заранее согласовать время проведения совещания. Презентационная техника позволит сделать совещание более насыщенным и полным.
Совещание – один из инструментов управления, и если руководитель умеет им пользоваться, ни у кого из участников встречи не возникнет ощущения потраченного впустую времени. Поговорим о том, как менеджеру по персоналу подготовиться к проблемному совещанию в качестве участника или ведущего.
Как правило, совещания созываются по важным для компании вопросам. Это могут быть «оперативки», которые организуются для обмена мнениями о текущих задачах, контроля исполнения поручений, координации действий ответственных сотрудников. Такие встречи проводятся регулярно, например, еженедельно, с целью подведения итогов предыдущей недели и постановки задач на следующую. Также можно выделить отчетные собрания, название которых говорит за само себя: на них заслушиваются отчеты и подводятся итоги за определенный период. Наконец, существуют проблемные совещания, наиболее непредсказуемые в плане продолжительности и сценария их проведения, требующие от руководителя или модератора наибольшей мобилизации усилий для достижения цели мероприятия - решения вынесенной на повестку проблемы.
Другие виды совещаний предполагают, что у начальника еще до встречи есть готовое решение, которое нужно просто озвучить и обеспечить лояльность к нему участников с помощью запасенных аргументов и предоставления возможности высказаться. После обсуждения единоличное решение становится совместным, и отношение коллег к нему оказывается гораздо теплее, чем если бы оно было спущено в виде приказа. Дополнительно руководитель может услышать интересные идеи и получить обратную связь от сотрудников.
Группа компаний ОАО «Атомэнергомаш» - динамично развивающийся энергомашиностроительный холдинг, объединяющий более 30 производственных предприятий, научно-исследовательских институтов, инжиниринговых и сервисных компаний, расположенных на территории России, Чехии, Венгрии. Сфера деятельности: атомная и тепловая энергетика, газовая и нефтехимическая промышленность. Группа входит в систему Государственной корпорации «Росатом». Количество сотрудников - более 12 тыс. человек.
Проблемные же совещания относятся к тому типу встреч, на которых решение предстоит выработать. По этой причине они более всего располагают к применению техник, помогающих эффективно использовать дорогое «совещательное» время. Поговорим о данном типе совещаний подробнее.
Несмотря на то что проблемные совещания часто созываются по «горящим» вопросам, требующим быстрого решения, руководителю не стоит игнорировать подготовку данного мероприятия. Времени должно быть достаточно для того, чтобы:
Приведем пример целей совещания. Так, при появлении у компании проблем с продажами продукции определенной торговой марки цели совещания могут быть сформулированы в двух вариантах:
1. Обсуждение мероприятий по повышению привлекательности торговой марки.
2. Анализ причин падения спроса на рассматриваемую категорию продукции и принятие плана мероприятий по повышению привлекательности торговой марки.
Первый вариант предполагает, что по окончании совещания участники могут констатировать факт: обсудили проблему. Формально цель достигнута, но что делать дальше? Таким образом, цель совещания лучше формулировать в терминах результата. Обсуждение плана - процесс, а итог совещания - это принятие плана как комплекса определенных мероприятий, направленных на повышение привлекательности торговой марки (второй вариант).
После того как цель четко сформулирована в терминах результата, к которому сотрудники должны прийти в конце совещания, руководитель определяет состав участников, выбирая тех, чья квалификация, опыт и склад ума (созидательный) позволят решить проблему. Необходимость присутствия того или иного специалиста обусловливается целью совещания, и часто главным считается наличие у работников соответствующих знаний, творческой жилки, вариативности мышления. Однако в некоторых крупных компаниях на совещаниях не могут присутствовать сотрудники, чей уровень должности ниже ранга основных участников (менеджеров высшего звена). Выход из такой ситуации -приглашение нужных специалистов не на все время совещания, а на отдельные его части.
После определения состава участников совещания выбирается место его проведения и время. Обычно назначающий встречу руководитель предпочитает в качестве места собственный кабинет, что позволяет ему быть хозяином положения. Если предполагается большое число участников, лучше зарезервировать переговорную комнату. Для проведения крупных совещаний с участием представителей филиалов иногда арендуются конференц-залы. Время выбирается с учетом бизнес-процессов организации, если только обсуждение не вызвано форс-мажорными обстоятельствами. Например, в московской компании, большинство клиентов которой - предприятия Западной Сибири, принято проводить внутренние мероприятия во второй половине дня, когда у клиентов рабочий день уже закончился. Иногда руководитель задает временные рамки и сообщает об этом секретарю, а тот согласовывает время начала совещания со всеми участниками и, конкретизировав его, докладывает начальнику. Так, в крупных компаниях «компромиссным» временем зачастую оказывается суббота.
Чтобы совещание не превратилось в долгий неконтролируемый процесс, необходимо продумать его структуру и задать временные рамки для основных докладов и обсуждений. при этом стоит учесть, что даже при наличии четкого регламента такие мероприятия обычно затягиваются, и встреча, рассчитанная на час, может длиться полтора.
Оповестить участников и разослать необходимые материалы лучше заранее, что позволит сотрудникам не только подготовиться к встрече и быть «в теме», но и набросать свой вариант решения проблемы. Обязательно нужно сообщить людям о необходимости быть готовыми активно высказывать свои идеи и участвовать в формировании решения. Это позволит существенно сократить время совещания. Оповестить персонал можно разными способами: по электронной почте, в бумажном виде через секретариат под роспись, по телефону, в виде телефонограммы и даже по ICQ. Но основная информативная часть обычно выглядит одинаково. Примерный формат повестки приведен в прил. 1.
Следующий шаг - выбор человека, который следил бы за последовательностью и продолжительностью выступлений и обсуждений, не позволяя серьезному мероприятию превратиться в «базар» или, что еще хуже, стать поводом для плетения интриг или решения личных проблем очередного «говоруна». Руководитель может делегировать эту обязанность секретарю совещания или модератору.
Совещание, так же, как и его подготовку, можно разделить на несколько этапов:
В России встречи часто начинаются с терпеливого ожидания опаздывающих, которых собравшиеся пытаются поторопить дополнительными телефонными звонками. Такая ситуация, конечно, не способствует решению вопроса, поэтому ее по возможности следует исправить. Чтобы люди стали более дисциплинированными, и уже на следующей встрече опоздавших стало в разы меньше, достаточно лишь один раз никого не ждать и начать обсуждение вовремя. Грозный взгляд руководителя на очередного опоздавшего и показательное прерывание докладчика – хороший стимул для того, чтобы в следующий раз не создавать самому себе неловкой ситуации.
Еще при подготовке совещания начальник выбирает методы его проведения: доклад, дискуссия, мозговой штурм, групповое интервью, обмен мнениями. После приветствий и краткого напоминания темы встречи одному из присутствующих (чаще всего секретарю) поручается вести протокол. Даже если нет возможности строго соблюдать формальности в этом отношении, кто-либо из присутствующих обязательно должен фиксировать все значимые моменты (кем и какие предложения выдвинуты, принятые решения, фамилии ответственных, сроки). Эти записи в дальнейшем будут оформлены в протокол и приказ для контроля исполнения принятых решений. Порядок ведения протокола определен ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (примерную форму протокола см. в прил. 2).
Центральное место на встрече уделяется основному докладу. От него зависит, «проснутся» ли участники для активной работы на совещании или, наоборот, «заснут». Хорошим можно считать того докладчика, который сумеет сделать свое сообщение ярким, логичным, заостряющим внимание на основных аспектах темы, по которой должно быть ринято решение. Оптимальная длительность выступления -7-10 минут, далее внимание слушателей начинает рассеиваться.
Если собрание хорошо подготовлено и участники заранее просмотрели разосланные материалы, то основной доклад сводится к двухминутному вступительному слову, а само мероприятие посвящается обсуждению проблемы и выработке вариантов решения. Обычно это самая емкая по времени и насыщенная в эмоциональном плане часть совещания. Зная особенность данного процесса, важно строго следить за тем, чтобы он не вышел из-под контроля.
Именно во время выработки решения руководителю или ведущему предоставляется возможность блеснуть знанием современных технологий менеджмента. Процесс требует высокой активности всех участников, однако не секрет, что некоторые люди опасаются высказывать свое мнение из-за боязни негативной оценки коллег. Один из методов, позволяющий добиться независимых суждений сотрудников, - мозговой штурм. Он дает возможность выслушать все предложения, даже самые невероятные, стимулировать и «поймать» инновационную идею. Подъем творческой активности происходит благодаря тому, что свои мысли высказывает каждый участник, что не дает «зациклиться» на предложениях одного-двух человек. И тем, кто привык отмалчиваться, в этот раз не удастся уйти от ответа, придется включаться в процесс генерирования идей. Следовательно, руководитель или ведущий вовлекает в работу и обеспечивает активность всех присутствующих на встрече.
Приведем краткое описание метода:
1. Каждому участнику совещания дается время на подготовку предложения (5-7 мин).
2.. Сотрудники по очереди выдвигают по одной своей идее (без деталей и обоснования).
3. Если у участника несколько предложений, то озвучить следующее он может, только когда до него дойдет очередь по второму кругу.
4. Критика запрещена! За этим строго следит ведущий.
5. Приветствуются даже абсурдные идеи.
6. Ведущий фиксирует все предложенные мысли на бумаге.
После продуктивного обсуждения наступает время принять решение. Данный этап во многом определяется стилем руководителя и тем, как в компании распределяется ответственность. Начальник может сделать это авторитарно за несколько минут или же «демократично» объявить голосование. В любом случае необходимо помнить простую истину: компромиссное решение, устраивающее всех, редко бывает правильным. И после его озвучивания могут остаться люди, недовольные им. Профессиональный менеджер обязательно почувствует этот момент и постарается нейтрализовать возникшее недовольство.
Чтобы совещание не оказалось встречей по принципу «поговорили и разошлись», необходимо организовать исполнение принятых решений. Для этого в заключительной части встречи их еще раз проговаривают, назначают ответственных за исполнение и сроки, в которые работа должна быть закончена. Все это фиксируется в протоколе.
Руководителю свойственно прибегать к маленьким хитростям в управлении людьми. Одна из них - оставлять раздачу самых неприятных поручений на заключительные минуты совещания. Такой подход имеет объяснение: люди устали, хотят разойтись и готовы согласиться на любое задание.
Заканчивать совещание лучше благодарностью коллегам за участие и легкой шуткой. Это снимает напряжение и заряжает участников оптимизмом, создает у них ощущение причастности к происходящему, чувство согласия с решениями, принятыми на совещании.
После завершения встречи нужно, не откладывая, подготовить и разослать всем участникам протокол, в котором описаны решения, ответственные и сроки исполнения. На основании этого документа секретарь готовит соответствующий приказ или распоряжение, после чего знакомит всех с ним под роспись. Если период исполнения решения достаточно продолжителен, скажем, 1-2 месяца, следует расставить промежуточные точки контроля. Например, поручить ответственным лицам в указанные дни и часы направлять руководителю отчеты о состоянии дел. По истечении срока необходимо подвести итоги, собрав совещание, желательно в том же составе, продумав поощрение или, наоборот, наказание - в зависимости от успехов или провалов.
Пример повестки дня совещания
Пример протокола совещания
Статьи по теме: | |
Успение праведной анны, матери пресвятой богородицы
Очень часто, обращаясь к иконам святой Анны или же с молитвой о помощи и... Человек умер. Что делать? Важнейшие православные традиции и обряды, связанные с похоронами. Православное учение о жизни после смерти Что такое смерть с точки зрения православия
Что такое смерть? «Верь, человек, тебя ожидает вечная смерть», - главный... Английский алфавит – задания и упражнения для детей
Конечно, теория это очень важно, но еще важнее уметь применять... |