Работодатель оформил вместо трудовой вкладыш. Оформление новой трудовой книжки (или вкладыша): правильный вариант. Самые важные изменения этой весны

Перенос записи из трудовой книжки во вкладыш — один из самых спорных вопросов при ведении трудовой книжки. О регулировании и некоторых нюансах данной процедуры расскажем в нашей статье.

Нормы, регулирующие перенос записи во вкладыш

В связи с тем, что вкладыш — это продолжение трудовой книжки, все нормы, относящиеся к ней, действуют и при его заполнении. В перечень нормативно-правовых актов, которые применяются при использовании вкладышей, можно включить следующие:

Все, что не урегулировано законодательно, осуществляется на основании нормативного описания аналогичных ситуаций или сложившейся кадровой практики.

Общий порядок подготовки вкладыша к использованию

Вкладыш используется только в одном случае: если закончилось место в каком-то разделе трудовой книжки. При этом запрещается заводить новую трудовую книжку или вклеивать дополнительные страницы.

Рассмотрим общие правила подготовки к применению вкладыша:

Не знаете свои права?

Вкладыш — это неотъемлемая часть трудовой книжки. Сам по себе он не имеет никакой юридической силы. Вкладышей может быть сколько угодно. К старому образцу книжки выдаются вкладыши нового образца. Прежде чем вшивать и вписывать вкладыш в книжку, лучше его заполнить. Если сотрудник вдруг допустит ошибку, можно будет просто взять новый документ.
Чтобы было понятно, какой именно вкладыш относится к конкретной трудовой книжке, ставится штамп «Выдан вкладыш», где указывается его индивидуальный номер и серия. Штамп ставят на титульный лист трудовой книжки. Иной способ, например надпись от руки, законодательством не предусмотрен.
Вкладыш крепится к книжке не клеем, скрепками или иным способом, а только вшивается нитками. Пришивать его можно в начало, середину или конец.
Оформление титульного листа вкладыша осуществляется на основании документов работника. Сведения из этой части вкладыша более актуальны, чем в самой трудовой книжке. Переносить старые записи не нужно. Дата на титульном листе ставится та, когда вкладыш заполняется и вшивается.
Порядок записей во вкладыше начинается с номера, следующего за последним номером в трудовой книжке.

Некоторые ситуации, возникающие при переносе записи во вкладыш

Как осуществляется перенос записи из трудовой книжки во вкладыш? Инструкции по этому вопросу нет, и законодательно он не урегулирован. При переносе необходимо руководствоваться общими правилами кадрового документооборота.

Перед тем как делать запись в конце какого-либо из разделов трудовой книжки, необходимо убедиться, что для этого достаточно места. Что делать в случае, когда строчек точно не хватит для записи? Есть 2 варианта:

Пропустить эти строки и начать запись уже во вкладыше. Нигде в правилах не указано, что нельзя оставлять пустые строки между записями.
Начать запись в трудовой книжке (например, номер, дату и начало записи о переводе на другую должность), а закончить (указание структурного подразделения и должности) уже во вкладыше.

Однако иногда кадровый работник, не проследив, начинает запись, а места не хватает. Тогда он продолжает писать в разделе «Сведения о награждениях». Так поступать нельзя. В данном случае уже во вкладыше ошибочная запись признается недействительной и в установленном порядке делается новая в разделе «Сведения о работе».

Что делать, когда не осталось места на титульном листе? Например, часто меняется фамилия или получено несколько образований и специальностей. В Инструкции никакой информации на этот счет нет. Однако если руководствоваться общими положениями, то Инструкция предписывает следующее: при нехватке места в одном из разделов трудовой книжки необходимо заводить вкладыш. Следовательно, для заполнения сведений, которые содержатся на титульном листе трудовой книжки, тоже возможно использовать вкладыш.

Если меняются данные на титульном листе и есть вкладыш, сведения обновляются в обоих разделах, но документы-основания можно указывать только на обложке трудовой книжки.

Таким образом, порядок переноса записи во вкладыш практически не регламентирован законодательно. В связи с этим логично осуществлять его как обычный перенос на другую страницу трудовой книжки. Разница лишь в том, что вкладыш перед заполнением нужно подготовить к применению в соответствии с нормами.

Два года назад моя предшественница приняла сотрудника, который при поступлении на работу предъявил вкладыш в трудовую книжку без самой книжки. Вкладыш был зарегистрирован в Книге учета движения трудовых книжек, в него была внесена запись о приеме на работу в нашу организацию. По словам самого работника, у него вообще никогда не было трудовой: когда он поступал на работу впервые, ему сразу оформили вкладыш, так как не было других бланков. Я, конечно, понимаю, что вкладыш без трудовой книжки недействителен. Ни принимать его, ни тем более делать в нем запись о приеме на работу было нельзя. Подскажите, пожалуйста, как исправить допущенное нарушение?

Несмотря на все разговоры о скорой отмене трудовых книжек, на сегодняшний день трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ч. 1 ст. 66 Трудового кодекса РФ; далее - ТК РФ) , и ошибки, допущенные при ее заполнении, могут привести к проблемам при оформлении работником пенсии.

Так должно быть

ТК РФ предусмотрены случаи, в которых работодатель обязан оформить трудовую книжку.

Случай 1. Лицо поступает на работу впервые (ч. 1 ст. 65 ТК РФ) .

Случай 2. У лица, поступающего на работу, трудовая книжка отсутствует в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине, и он пишет заявление (с указанием причины отсутствия документа) о выдаче новой трудовой книжки (ч. 5 ст. 65 ТК РФ) .

К сожалению, при оформлении трудовых книжек работодатели иногда допускают грубые ошибки. Например, выдают вкладыш, так как в компании нет бланков трудовой книжки. При этом на титульном листе вкладыша может быть сделана запись: «...в связи с отсутствием бланков трудовых книжек».

ВАЖНО!

Работодатель обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее

Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила) , утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», установлен единственный случай, когда работнику оформляется вкладыш. Так, согласно п. 38 Правил, в случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш. Других случаев оформления вкладыша законодательство не предусматривает.

Если лицо, поступающее на работу, предъявляет вкладыш без трудовой книжки, можно говорить об отсутствии у него трудовой книжки. В таком случае работодателю необходимо руководствоваться ч. 5 ст. 65 ТК РФ, в соответствии с которой работнику следует оформить новую трудовую книжку на основании его письменного заявления (с указанием причины отсутствия этого документа). В рассматриваемой ситуации причиной является оформление предыдущим работодателем вкладыша вместо трудовой книжки.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Вкладыш обязательно должен быть вшит в трудовую книжку

Так можно исправить

Поскольку вкладыш без самой книжки недействителен, следовательно, в рассматриваемой ситуации у сотрудника отсутствует обязательный документ -трудовая книжка.

Очевидно, что работодатель не может вносить записи в такой документ. А значит, запись о приеме на работу, сделанная во вкладыше, представленном работником при трудоустройстве, является недействительной.

Поскольку работнику не была своевременно оформлена новая трудовая книжка, а запись о приеме на работу внесена во вкладыш, допущенное нарушение необходимо исправить. Это можно сделать следующим образом.

Шаг 1
Составить акт об отсутствии трудовой книжки при поступлении на работу

Факт отсутствия этого документа при приеме на работу необходимо заактировать (пример 1) . В этом же акте можно зафиксировать, что работник уведомлен о последствиях отсутствия у него надлежаще оформленной трудовой книжки и о необходимости оформить новую трудовую.

Шаг 2
Направить работнику уведомление о необходимости оформления новой трудовой книжки

Таким образом сотрудник будет поставлен в известность о том, что, поскольку вкладыш без самой книжки недействителен, необходимо оформить новую трудовую книжку.

Обратите внимание: в рассматриваемой ситуации с работника взимается плата за оформление новой трудовой книжки. Данное обстоятельство также отражается в уведомлении (пример 2) .

ВАЖНО!

Вкладыш в трудовую книжку оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и сама трудовая. Вкладыш без трудовой книжки недействителен (п. 38 Правил)

Конечно, можно обойтись и без этого документа, если вы устно разъясните работнику необходимость оформления новой трудовой или сделаете это при составлении акта (см. Шаг 1) .

Шаг 3
Получить от работника заявление об оформлении новой трудовой книжки

Для оформления новой трудовой книжки по причине ее отсутствия работнику необходимо написать заявление (пример 3) .

Шаг 4
Получить в бухгалтерии бланк трудовой книжки

Для этого лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обращается в бухгалтерию с соответствующей заявкой (пример 4) .

Шаг 5
Оформить трудовую книжку

Заполнить новую трудовую книжку работнику необходимо в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек (далее - Инструкция) , утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Обратите внимание, что в оформленную трудовую книжку будут вноситься записи о работе только в вашей компании.

При заполнении трудовой необходимо указать фактическую дату ее оформления - как на титульной странице, так и в разделе «Сведения о работе». В связи с нестандартными обстоятельствами оформления меняются и общие правила внесения записи о приеме на работу. Так, в графе 2 нужно указать дату внесения записи, а не дату приема на работу. Но поскольку эту дату тоже необходимо указать, предлагаем сделать это в графе 3 (пример 5) .

Шаг 6
Зарегистрировать трудовую книжку в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

В Книге учета регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Остается решить вопрос о том, что делать с вкладышем в трудовую, который в настоящее время хранится в компании и зарегистрирован в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Полагаем, что его следует отдать работнику, сделав соответствующую запись в Книге учета (пример 6) .

ПРИМЕР 1

Акт об отсутствии трудовой книжки при поступлении на работу

Завершение страниц в одном из разделов трудовой книжки может застигнуть врасплох неопытного сотрудника отдела кадров. Окончание листов в трудовой – вовсе не такая редкость! Что делать, если закончилась трудовая книжка? На этот случай предусмотрен – нужно завести его, оформить, подшить и пронумеровать, а вовсе не начинать новую, как кто-то мог подумать.

Другие ситуации

Рассмотрим распространённые ситуации, возникающие со вкладышами:

Запись занесена не в тот раздел – тогда она нумеруется, затем вносится , указывается ФИО и должность написавшего это, ставится подпись. После этого она заново заносится уже раздел, где её настоящее место.
Смена фамилии работником – запись об этом факте должна быть внесена как в саму трудовую, так и во вкладыш. Потребуются такие документы, как свидетельство о рождении, паспорт, свидетельство о браке, если фамилия была изменена именно из-за замужества. Прежняя фамилия перечёркивается, а новая заверяется печатью компании.
Были внесены исправления непосредственно в текст – как уже упоминалось, делать это нельзя и, если такое всё же случилось, составляется акт об этом, после чего вкладыш уничтожается. Его номер перед этим вырезается и вклеивается в журнал учёта, чтобы подтвердить факт утилизации.

Оформляя вкладыши по всем правилам, можно сэкономить время как себе, так и сотрудникам, потому стоит их соблюдать. Если же вы, будучи работником, обнаружили неточность, обязательно стоит обратить внимание специалистов кадрового отдела на неё, поскольку в ином случае затем вам же придётся заниматься переоформлением документов.

Вам это будет интересно

Вкладыш в трудовую книжку может понадобиться в следующей ситуации — в период деятельности (трудовой) у некоторых работников зачастую бывает, что нет в трудовой книжке (далее по тексту книжке) свободного места для написания записи. «Как быть?» — актуальный вопрос, который возникает у многих людей, для того чтобы он как можно реже задавался, необходимо прочитать данную статью.

К книжке добавляется вкладыш, если нет чистого места для внесения новой позиции, которая оформляется в основном при приёме, перемещении или увольнении сотрудника. С января 2004 года действует новая форма трудовой книжки и вкладыша. 1974 года и 1938 года, книжки утвержденных образцов тоже действительны. В октябре месяце 2003 года утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек и вкладышей к ним.

Зачем нужен

Он выполняет те же функции, что и книжка. Если сотрудник администрации видит, что для внесения новой записи нет места, то запись вносится в вкладыш.

Как выглядит вкладыш к трудовой книжке

Присутствуют во вкладыше такие же поля как в книжке.

1. Должна ли быть голограмма

Если после прочтения данной статьи все вопросы исчерпаны, то желаю Вам удачи в трудовой деятельности.

На одном из предыдущих мест работы работнику, вместо вкладыша в трудовую книжку, оформили новую трудовую книжку.При приеме на работу в нашу организацию у работника, для учета, ведения и хранения, была принята именно эта трудовая книжка, содержащая записи с последнего места работы.Работник, уже работая в нашей организации, оформил в первую трудовую книжку вкладыш, в котором теперь имеются сведения о предыдущих местах работы, аналогичные сведениям во второй трудовой книжке. Записи оформлены установленным порядком организациями, где работник работал после оформления новой трудовой книжки.Теперь работник просит принять к учету, ведению и хранению первую трудовую книжку с вкладышем.Насколько это правомерно, если да, то как правильно это сделать?

Ответ

Ответ на вопрос:

Трудовое законодательство не предполагает возможности для работника иметь две трудовые книжки. В общем случае, отметки о трудовом стаже должны быть отражены в одном документе. В то же время законом не установлены санкции для работников, которые имеют более одной трудовой книжки.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек "под ключ" от Системы Кадры.

Следовательно, в связи с тем, что Вы уже внесли запись о приеме работника во вторую трудовую книжку, а также зарегистрировали ее в Книге учета движения трудовых книжек, то в данном случае у Вас есть все основания продолжать вести именно ее.

Также отметим, что действующее законодательство не предусматривает возможность оформления работника по двум местам работы, которые бы являлись для него основными, ни при каких обстоятельствах.

Если при приеме на работу сотрудник предъявил сразу несколько трудовых книжек, работодателю следует ту книжку, в которой значится последняя по времени запись об увольнении.

Материал из Системы Кадры
Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru
Дата копирования: 20.01.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры

Самые важные изменения этой весны!

В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».
Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.